注文請書を電子化する方法やメリット・デメリットを詳しく解説！電子取引の保存要件も紹介

注文請書の電子化を検討しているけれど、何から始めればいいのかがわからないとお困りではありませんか。電子契約の普及が進み始めたことで、自社にも導入しようと考えている方も多いでしょう。電子書類の作成方法から契約の仕方までを把握しておけば、迅速に電子契約を進められます。

この記事では、注文請書の電子化について解説します。書面を電子化する方法や電子契約に欠かせないサービスも紹介するので、導入を検討している方はぜひご覧ください。

注文請書とは？

個人や企業から依頼を受ける際は、注文書・発注書・注文請書・受注書など、さまざまな書類が必要になります。書類別に発注者や記載される内容が異なるため、特徴を把握することが必要です。ここでは、注文請書の特徴と、似た言葉との違いを解説します。

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発注を受けたことを証明する書類

注文請書とは、仕事を引き受ける人が作成する、受注の意思を示す書類です。仕事を依頼する発注者は、仕事を引き受ける受注者に依頼内容が記載された書類を提出します。書類を確認した受注者が、仕事を引き受けるという意思を記載したものが注文請書です。

近年、メールで契約を済ませることが多くなっており、注文請書を発行しないケースも増えています。しかし、注文請書がなければ依頼内容の詳細が確認できません。のちのちトラブルに発展する恐れがあるため、注意が必要です。

トラブルなく依頼を遂行するためにも、注文請書を発行しておきましょう。

注文書・発注書・受注書との違い

注文請書と似た言葉に注文書・発注書・受注書があるものの、それぞれの特徴は大きく異なります。言葉別の特徴は以下の通りです。

言葉	特徴
注文書	依頼の発注者が作成・発行する書類。発注者が依頼したい内容が記載されている
発注書	依頼の発注者が作成・発行する書類。依頼書と同じ意味を持つが、業界によって使われる言葉が異なる
受注書	仕事を引き受ける意思を示す書類。注文請書と目的は同じだが、使われるシーンが異なる

発注者が発行する注文書と発注書は同じ意味合いですが、業界によって使われる言葉が異なります。形のないサービスを依頼する際は発注書、商品などの形のあるものを依頼する際は注文書と使われるケースが多い傾向にあるようです。

受注書と注文請書の目的は同じです。ただし、工事やコンサルティングなどの業務を請け負う際は注文請書、物品の売買には受注書と使われるシーンが異なります。発注者・受注者ともに、使用シーンにあわせて使い分けることが大切です。

注文書と注文請書のやり取りの事例

依頼が発生する際、注文書と注文請書はどのようにやり取りされるのかを見てみましょう。

注文書や注文請書は契約書の一種なので、仕事内容や金額、納期などを具体的に記載することが大切です。内容が明確であれば、トラブル発生のリスクを抑えられます。

注文請書は電子化することが可能

発注者に注文請書を提出するには、対面や郵送でやり取りをしなければなりません。対面だと双方の都合をあわせなければならず、郵送だと時間がかかるため、契約締結までに時間が必要となります。

急ぎで契約を締結したい、契約にかかる手間を短縮したい方におすすめしたいのが、注文請書の電子化です。

ここでは、注文請書を電子化する方法やメリット・デメリットを解説します。

注文請書を電子化する方法

注文請書を電子化する方法には、パソコンやタブレットから文書作成を行うものと、書面をスキャナ保存するものがあります。

書面で発行する際も、パソコンやタブレットからワード・エクセルファイルで文書を作成しているでしょう。作成したファイルを印刷せず、サーバー上に保管すれば完了となります。

これまでの注文請書を電子化したい場合は、スキャナ保存を行いましょう。スキャナ機器やスキャン機能が付属したスマホで書面を読み取り、電子化したファイルをサーバー上に保管すれば完了です。

注文請書の電子化によるメリット

注文請書を電子化することで得られるメリットは以下の通りです。

注文請書を電子化することで、インク代・紙代・印刷費用・郵送費用などのコストをカットできます。従来のやり方では、対面でやり取りをする場合は印刷にかかる費用のみで済みますが、対面が難しい場合は郵送でやり取りをしなければなりません。電子契約に切り替えれば、すべてをカットできます。

電子化した文書でやり取りを済ませれば、契約における負担を減らせるため、業務効率化を図ることが可能です。書面での契約は文書作成・印刷・対面でのやり取り・郵送の手間など、さまざまな業務が発生します。社員負担が大きくなるため、通常の業務が滞ってしまう可能性もあるでしょう。

しかし、電子契約を導入すればこれまでにかかっていた時間と手間を短縮し、通常業務に割り当てられるため、企業の生産性を向上させられるでしょう。

電子化におけるデメリット

電子化におけるデメリットは以下の通りです。

デメリット
電子契約サービスの導入に費用がかかる デジタル化を浸透させるまでに時間がかかる

注文請書を電子化する場合は、電子契約サービスの導入が必要です。サービス別に月額費用が定められており、毎月費用が発生するため、費用対効果の高いサービスを選ぶことでデメリットを回避できます。

これまで書面での契約が一般的だった企業にとって、デジタル化は未知の領域です。すぐに慣れることができず、最初のうちは契約に時間がかかってしまうかもしれません。

電子契約サービスのなかには、初めてサービスを導入する方を対象としたセミナーや研修会を実施しているところもあるため、活用することをおすすめします。事前にシステムの知識を身に着けておけば、初めて導入する場合でもスムーズに契約を進められるでしょう。

書類を電子化する際に覚えておきたい電子帳簿保存法とは？

書類を電子化する際は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。ここでは、電子帳簿保存法の概要と注文請書の保存に関する要件を解説します。

書類のデータ保存について定めた法律

電子帳簿保存法とは、電子化した書類を保存する際に満たすべき要件について定めている法律です。対象となる書類は以下の通りです。

上記の書類は書面での保存が義務付けられていましたが、電子帳簿保存法により、電子化したファイルに代えることが可能となりました。電子化したファイルをサーバー上に保管しておけば、書類の保存義務に違反することはないため、該当する電子ファイルは必ず保管しておきましょう。

3つの区分別の特徴

電子帳簿保存法には3つの区分があり、それぞれで概要が異なります。

注文請書の電子化を検討している方は、電子取引の項目をチェックしておきましょう。

電子帳簿保存法では、電子ファイルの保存要件として見読性(権限保有者から要求があった場合、電子媒体に保存された内容を必要に応じて肉眼で見読可能な状態にすること)と検索機能の確保と改ざん防止措置を義務付けています。

見読性の確保とは、電子ファイルを確認できるディスプレイと、操作マニュアルの備え付けです。用意したディスプレイから探したいファイルをすぐに見つけられるよう、ファイル名を工夫する検索機能の確保も義務付けられています。

また、電子ファイルが第三者の手によって改ざんされることのないよう、措置を講ずることも必須です。ファイルの変更や削除ができないシステム、または変更・削除の操作ログを確認できるシステムを使うことで、改ざん防止措置を講じていると判断されます。

注文請書を作成する際のポイント

注文請書を作成したことがない方は、電子化の流れとともに、作成時のポイントも押さえておきましょう。ここでは、作成時に覚えておきたいポイントを紹介します。

注文請書に記載する必要のある項目

注文請書には注文に関するさまざまな項目を記載する必要があり、洩れがあると後々トラブルになる恐れがあります。記載すべき項目を押さえておくことで、双方の認識を一致させたうえで契約を進められるでしょう。注文請書に記載すべき項目は以下の通りです。

注文請書を作成する際は、上記の6項目を必ず記載しましょう。業務内容や依頼金額は、具体的にすることでトラブルが起こりにくくなります。

備考欄は、発注者と受注者それぞれが契約における注意事項などを記載するときに使います。備考欄に契約に関する細かな項目を記載し、双方が内容に合意すれば、認識の違いによるトラブルを防げるでしょう。

電子化した注文請書に押印は不要

電子化した注文請書に押印は不要です。電子ファイルに印鑑を押すことはできないので、会社印を電子契約サービスに登録したうえで使うことになります。電子印鑑があれば本人の信頼性を上げられるため、登録したほうがいいのでは？と考える方も多いでしょう。

しかし、契約締結時に行う電子署名は、メールアドレス認証や生体認証などの複数要素の認証を経て実施されます。発注者と受注者それぞれが電子証明書を取得したうえで電子署名を行う方法もあるので、電子署名だけでも高い信頼性を得られると考えておきましょう。

作成した注文請書の電子データは7年間保管する

作成した注文請書の電子データは7年間の保管義務があるため、サーバー上に残しておきましょう。帳簿書類などの保存期間は、書面・電子ファイルどちらも一緒です。発行した事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年間は、保管する義務があります。

7年間も書面の文書を保管する場合にかかっていた手間や場所代といった課題も、電子化によって解消可能です。電子ファイルはサーバー上に保存できるため、かんたんに検索できますし、紙のように保管スペースを確保する必要はありません。必要なときにすぐ探し出せるよう、ファイル名を工夫し、検索機能を確保しておきましょう。

作成から保管まで対応できる電子契約サービスの導入がおすすめ

注文請書の電子化を検討している方は、電子契約サービスの導入も前向きに検討しましょう。

電子契約サービスは、契約に活用できる機能を豊富に備えたサービスです。作成した書類を相手に送信し、電子署名まで行えるので、手軽に契約を締結できるでしょう。

締結した契約書は、サービスが用意しているサーバー上に保管できます。電子帳簿保存法に対応しているサービスを選べば、検索機能も付いているため、法律を遵守しながら契約を進められるでしょう。

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注文書や注文請書の電子契約を検討している方は電子印鑑GMOサインにご相談ください

注文請書を電子化することは、可能です。電子契約サービスを通じて、作成した注文請書を相手に送信することで、迅速に締結できます。やり取りしたデータは電子帳簿保存法に則って保管する義務があるため、保管要件も忘れずにチェックしておきましょう。

注文請書を電子化するにあたって、電子契約サービスの導入を考えている方は電子印鑑GMOサインにご相談ください。

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