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近年、書類の作成や契約締結に電子印鑑を使用することも増えてきました。しかし、実際に紙へ押印する印鑑ではなく、電子データである電子印鑑にセキュリティ上の問題はないのでしょうか。電子印鑑を利用したビジネス上のリスクも気になるところです。
本記事では、電子印鑑のセキュリティを高め、偽造を防止するための方法や、電子印鑑の作成方法を紹介します。
電子印鑑は、有料のシステムやツールを使用しなければ、費用をかけず簡単に作成して利用可能です。しかし、セキュリティや安全性が気になることがあると思います。
たとえば、PCに保存してある印影の画像データを基に作成した電子印鑑は、簡単にコピーができてしまいます。また、印鑑を押印した画像をスキャンして、その画像をファイル化したとしても電子印鑑と呼ぶことはできます。しかし、それではセキュリティ性はまったくありません。誰でも同じ電子印鑑を作成できるからです。
さらにこのような電子印鑑には、誰が、いつ押印したかなどといった識別データが付与されていません。そのため、偽造された電子印鑑であっても本人が押印したかどうかを見分けることができないのです。
セキュリティ性が低い電子印鑑であっても、社内回覧などに対する認め印代わりに押印する程度であれば問題はないといえます。ただし、セキュリティ上の問題から契約印や実印としては使うことは推奨できません。
実印や契約印などで使える電子印鑑とは、セキュリティ対策が強化されたものです。電子印鑑に、印影のコピー防止機能や書類改ざん防止機能、悪用防止機能などのセキュリティ対策が付与されていれば、誰が、いつ押印したかが証明できるため、セキュリティ性が高いといえます。ビジネスの現場においては、このようなセキュリティ性の高い電子印鑑を利用することが求められます。
2001年4月より施行された電子署名法は、電子署名が手書きの署名や押印と同等に通用する法的基盤整備のために制定された法律です。
この法律が施行されて以降、電磁的記録（電子文書など）に、本人による一定の電子署名が施されているときには、電子文書は真正に成立したものと推定されるとされ、電子印鑑が世間に広まるきっかけになりました。
しかし、Adobe Acrobat ReaderやWord、Excelなどで作成した電子印鑑、印影をスキャンしただけの電子印鑑では、誰がいつ押印したのかといった識別データは付与されていません。そのため、セキュリティ対策としては無防備だといえます。
セキュリティ対策が施されていない電子印鑑に、印鑑登録された印鑑の押印と同様の法的効力を持たせることは難しい状況です。また、書類を渡した相手から受け取りを拒否される恐れもあり、契約書の法的な有効性にも疑問符が生じるため、ビジネス上のリスクになってきます。さらに印影の画像データを悪用して、印鑑自体や印影を偽造される可能性もあります。
セキュリティ対策が施されていない電子印鑑を利用すると、改ざんされるリスクが生じることがあります。そこで、電子印鑑を押印したのが本人であることの証明を電子署名に付与することで、改ざん防止につながることになります。
電子署名とは、電子証明書によって本人が押印した電子印鑑であることを証明する方法です。
電子証明書とは、信頼できる第三者である電子認証局が、電子印鑑を押印した者は間違いなく本人であるという本人性の確認を電子的に証明するものです。同時に、書類が改ざんされていないことを証明する同一性の証明も電子認証局が行うため、電子印鑑でも紙の契約書における印鑑登録証明書と同等の意味を持つようになります。電子印鑑の改ざんは、電子契約システムの利用により対策が可能です。
電子署名では、契約相手に手間や負担が生じることになります。そこで「電子印鑑GMOサイン」のような電子契約システムでは、これらの手間と負担を軽減するために電子サインと呼ばれる電子印鑑の安全性を高める方法を用意しています。
電子サインとは、メール認証により本人性を証明する方法です。
その方法としては、契約相手に対してまず、契約締結用URLを電子メールで送信します。そして、そのメール内に記載されたURLからのみ、契約手続きを進められることで本人性を担保できるようになる仕組みです。
電子サインの方法では、電子認証局による事前の本人確認をする必要がないため、手間や負担を少なくして利用できるのが特徴です。ただし、この電子サインの方法では、第三者がメールをのぞき見てしまう可能性もあり得ます。高度な本人性の担保が必要な重要な契約では、電子署名を利用したほうが良いでしょう。
いくら電子印鑑のセキュリティ性を高めたとしても、電子データ自体が改ざんされてしまう可能性もあります。
対策として採用されている方法がタイムスタンプです。
タイムスタンプは、記録した時刻にその文書が存在していた存在証明と、タイムスタンプに記録された時刻以降にその文書が改ざんされていない非改ざん証明を同時に行うものです。
タイムスタンプは、総務大臣が認定する時刻認証業務認定事業者（TSA）によって付与されています。文書の作成時刻も信頼できる第三者によって、客観的に保証されているため安心して利用することができます。
電子印鑑は、システムやツールを使わず、比較的簡単に作成できる場合があります。しかし、簡単には作成できないものの、高度な機能を持ったセキュリティ性の高いシステムやツールを利用して作成することも可能です。
Microsoft Word、Microsoft Excel（以下、Word、Excel）などのソフトでは、図形やテキストボックスを組み合わせて印影のようなデザインを作ることができます。そのデザインに社名や名前などを挿入すれば、それを電子印鑑として利用できるようになります。
無料で利用できるPDFファイル閲覧ソフトAdobe Acrobat Readerには、スタンプ機能があり、それを利用して電子印鑑を作成することができます。このスタンプの注釈機能には、日付印、検印、ネーム印などのフォーマットが用意されているほか、社名や名前なども作成でき、簡単に電子印鑑を作成できるようになっています。このスタンプ機能を利用して、スキャナで取り込んだ印影画像を電子印鑑にする方法もあります。
印鑑を紙に押印して、スキャナーで取り込み、画像化して保存することで電子印鑑を作成できます。画像化した印影をWordやExcelのファイルに貼り付けて保存するだけで、電子印鑑とすることが可能です。
フリーの電子印鑑作成ソフトを使用して、電子印鑑を無料で作成することもできます。このようなフリーソフトは、事前に印影をスキャンする必要などはなく、ソフト単体で電子印鑑を作成できます。また、フリーの電子印鑑作成ソフトには、さまざまな種類が用意されています。自分が好きなデザインの印影を選びましょう。ただし、フリーソフトのため、電子印鑑には識別データなどのセキュリティ性は付与されません。利用の際には、この点に注意してください。
ここまで紹介した電子印鑑作成方法は、印影をただ単純に画像データ化する方法です。そのため、いつ誰が押印したかなどの識別データは電子印鑑に含まれていません。しかし、電子契約システムや電子印鑑作成ツールであれば、電子印鑑にシリアル番号や電子署名などの識別データが入った、高度な機能を付与することができます。ある程度の費用はかかるものの、見た目のカスタマイズも可能であり、セキュリティ性も高い電子印鑑を作成できます。
電子印鑑は、費用をかけず簡単に自作ができます。しかし、高いセキュリティを持ち本人が契約したことを担保可能な偽造できない電子印鑑の自作は難しくなっています。高いセキュリティを実現する電子印鑑を簡単に作成するためには、電子契約システムの導入を検討しましょう。
「電子印鑑GMOサイン」なら、電子署名と電子サイン双方に対応しています。電子署名法の要件を満たすだけでなく、本人性の担保と高いセキュリティ性を備えた偽造を防止できるシステムです。電子契約締結の際にも、安心して利用できるサービスといえるでしょう。
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