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コロナ禍で働き方が大きく変わり、これまで何気なく処理していた契約書や請求書への押印が、円滑に回らなくなっていると感じている方は多いのではないでしょうか。
電子印鑑を使うことで、社員が抱える押印への無駄なストレスを解消でき、押印に関する会社全体の作業効率を上げられます。実際に電子印鑑を使っている企業からは、わざわざ印刷する手間が無くなった、押印を待つ時間が短縮できたなど、メリットを感じている声が多く聞こえます。
この記事では、エクセルで電子印鑑を作る方法の解説をはじめ、電子印鑑を無料で作れるフリーソフトの紹介、電子印鑑のデメリットなどを解説しています。
電子印鑑を無料で作る方法の1つとして、エクセルを使った方法があります。そのなかでも、最も簡単で実際の印影に近い電子印鑑を作成できる手順を紹介します。10分程度で作れるため、ぜひ読みながら試してみてください。
作成する手順は次の通りです。
① スマホで印影を撮影する
② 撮影した画像をパソコンに送信する
③ 送信した画像をエクセルに挿入する
④ トリミングで無駄な余白を削除する
⑤ 書式の背景を取り除く機能を使い背景を削除する
⑥ 画像として保存する
⑦ ワードに貼り付け図として保存する
エクセル以外で作りたい場合は、ワードやPDFでも作成可能です。もしくは、PDFで作成したい場合、Adobe Acrobat Readerのスタンプ機能を使うことで作れます。
ただ、自作するとほとんどの場合に微調整が必要になり、図形の大きさや書体、デザインなど気になる箇所がいくつも出てくるでしょう。細かな調整が不要で直ぐに使える電子印鑑を作りたい方は、フリーソフトの活用がおすすめです。
フリーソフトでは、画像の補正やノイズの調整などを自動で行ってくれるため、修正にかかる時間を大幅に短縮できます。また、認印以外に日付や名前入り、角印などの種類も作成可能で、電子印鑑のバリエーションを簡単に増やせるのもフリーソフトのメリットです。
数あるフリーソフトの中でも、次の3つは電子印鑑を初めて作る方でも使いやすいソフトのため、試してみる価値はあります。
引用元：印鑑透過
印鑑専用に開発された画像変換エンジンを使っており、自動で余白のトリミングや色補正、サイズ調整、ノイズ抑制を行ってくれます。そのため、微調整は不要です。
また、印影画像をサイトにアップロードしてから完成まであっという間にエクセルやワードで作成した書類に押印できるほか、請求管理ソフトの画像としても使用できます。
ソフトのインストールやサイトへの登録は不要で手軽に作成できるため、電子印鑑を試してみたい方にはおすすめです。
引用元：Excel電子印鑑
もともとのエクセルに備わっていないため、ソフトをインストールする必要がありますが、エクセルを使う頻度が高い方には使いやすいでしょう。
Excel電子印鑑では、認印やデータネーム印、角印など主に5種類の電子印鑑を作成できます。「社外秘」や「極秘」、「日付入り」も作成可能で、他のフリーソフトに比べ種類が多い点がポイントです。
また、印影のプレビューを確認しながらフォントや色、サイズなどを好みに合わせて変えられるため、少しデザインにこだわりたい方にもピッタリなフリーソフトです。
引用元：パパッと電子印鑑Free
ソフトをインストールして電子印鑑を作成できます。作成可能な印鑑は、認印やデータネーム印、ビジネス印、ユーザー印と全部で4種類です。
作成可能な種類の多さに加え、「印鑑パネル機能」が大きな特徴です。デスクトップ上に小さなパネルを設置でき、ドラッグ＆ドロップで簡単にエクセルやワードに押印できます。保存した電子印鑑を挿入する手間を省けるため、作業効率も考慮したい方には使いやすいでしょう。また、書体や大きさなど自分好みに微調整できるため、好きなデザインにしたい方にもおすすめです。
エクセルやワード、フリーソフトを使えば簡単かつ無料で電子印鑑を作成できますが、無料の電子印鑑はどの書類にも使えるのでしょうか。実際、契約書などの重要な書類に使うことはできますが、印鑑の複製や偽造、不正利用など悪用される危険性が高まるため、社外取引に関連する書類への使用は避けたほうがよいでしょう。
無料の電子印鑑を使う際は使用する上でのリスクを知っておかないと、取り返しのつかないトラブルに発展する恐れがあります。
社外取引関連の書類にエクセルで作成した電子印鑑を使った場合のリスクを想像できますでしょうか。簡単に作成できる反面セキュリティが不十分のため、書類を受け取った相手が複製や悪用しやすくなり、大きなトラブルに発展する可能性が考えられます。
無料の電子印鑑を使う際の主なデメリットは、次の3つです。
セキュリティが弱いことで、容易にコピーされる可能性があり、画像から印鑑を偽造されることも考えられます。さらには、いつ誰が押印したか追跡できないため、契約内容を改ざんされる恐れもあります。
使い勝手の良い無料の電子印鑑ですが、その陰には大きなリスクが潜んでいることを理解しておきましょう。使用する際は、社内だけで使う書類に限定するなど、使用方法に十分気をつけないといけません。
実は、電子印鑑の認印の場合、役所へ提出する必要はありません。そのため、作成後直ぐに見積書や請求書などに押印できます。
ただ、実印と同様に印鑑証明を発行できる電子印鑑を準備したい場合は、認証事業者から電子証明書を取得することで手続きを進めることができます。
印鑑には「本人の意思の証明」と「改ざんされていないことの証明」の2つの役割があり、押印することで、本人の意思で作成したという意味を持ちます。
そして、民事訴訟法第228条第4項には次のように記載されており、普通の印鑑による押印は有効とされています。
（文書の成立）
第二百二十八条 文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。
２ 文書は、その方式及び趣旨により公務員が職務上作成したものと認めるべきときは、真正に成立した公文書と推定する。
３ 公文書の成立の真否について疑いがあるときは、裁判所は、職権で、当該官庁又は公署に照会をすることができる。
４ 私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
５ 第二項及び第三項の規定は、外国の官庁又は公署の作成に係るものと認めるべき文書について準用する。
引用元：民事訴訟法 | e-Gov法令検索
では、電子印鑑の場合はどうでしょうか。電子署名法第3条には、次のように記載されています。
第二章 電磁的記録の真正な成立の推定
第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
引用元：電子署名及び認証業務に関する法律 | e-Gov法令検索
電子署名法第3条により、電子署名に対しても普通の印鑑と同じように有効と解釈できますが、1つ注意点があります。
そのため、無料で作成した電子印鑑の電子証明書がない場合、効力が有効にならないと考えられます。契約書に押印する代表者印、見積書や請求書に押印する会社印など、社外取引関連の書類に使用する電子印鑑を作った場合、電子証明書を発行しておくと安心です。
デメリットが会社に与える影響の大きさから、電子印鑑へのイメージが下がった方もいるでしょう。ただ、IT業界をはじめ電子契約の普及速度は日に日に増しており、ほとんどの契約がデジタル化する日は近いかもしれません。
そこで、安心して使える電子印鑑の特徴を3つ解説していきます。
特定の人の承認が必要な機能を持つ電子印鑑であれば、不正利用を防止できます。社内の承認者を特定の人に限ることで、承認者の許可が必要になるため勝手な押印を防げます。
1つ1つの電子印鑑に固有の識別情報を保存することが可能な電子印鑑もあります。同じ苗字の社員がいた場合でも固有の識別情報が保存されているため、誰がいつ押印したのか特定でき、なりすましを防止できます。
タイムスタンプ機能が備わった電子印鑑であれば、改ざんの証明ができます。
時刻情報と電子文書のデータ化された情報を掛け合わせているため、改ざんのハードルが高まります。また、国内でタイムスタンプを発行できる事業者は3社（令和5年8月現在）のみで、特別な技術で情報が守られるため、安心して利用できます。
「無料の電子印鑑」と「特別な機能を持つ電子印鑑」を紹介してきましたが、それぞれの利点をうまく使い分けることで、電子印鑑の可能性を最大限に活かせます。代表的な例として、次のような活用方法が参考になるでしょう。
無料の場合、簡単かつ手軽に作成でき直ぐに活用できるのがポイントでした。ただ、簡単に複製される、偽造されるといった危険性もあるため、社内で回る書類への活用が良いでしょう。
たとえば、報告書や企画の提案書、休暇申請書など、社内のみで使う書類への利用に役立ちます。主に不正利用や複製のリスクが少ない場面で使いやすいでしょう。
識別情報やタイムスタンプなど特別な機能を持つ電子印鑑は、セキュリティ性が高いです。そのため、契約書、請求書や見積書など社外取引関連の書類に使うのが効果的でしょう。その他、交通費申請書や経費精算書など経理に関わる書類も改ざんの恐れがあるため、この場合にも有効に使えます。
セキュリティ性を高めたい書類に適しているのが、タイムスタンプ機能などを有する電子印鑑です。
＼ タイムスタンプを標準搭載 ／
今後、電子印鑑の需要は伸びるのか気になっている方もいるかと思います。そこで、JIPDECとITRが共同で実施した『企業IT利活用動向調査2022』をヒントに、今後の需要を予測していきます。
当調査では、国内企業982社のITや情報セキュリティ責任者を対象に、電子契約やテレワークの導入割合などを調べ、電子契約の導入率は約70%にまで拡大していることが分かりました。2020年にも同様の調査を実施しており、当時の利用率は約43%だったことから、数年で導入する企業が増えています。
また他のアンケートでは、電子契約の導入の結果、「契約スピードが格段に速くなった」、「保管スペースやコストを削減できた」など、メリットを感じている声も多く見られます。
将来の働き手の減少を想定すると、業務効率化は益々重要な経営課題となり、近い将来、課題解決の1つとして電子契約の導入が増えるのではないでしょうか。
電子印鑑を無料で作る方法をはじめ、電子印鑑の特徴やリスクにも触れ解説してきました。この記事のポイントを次にまとめたので、振り返りに使ってみてください。
・エクセルやAdobe、フリーソフトで無料の電子印鑑の作成が可能
・無料の電子印鑑は、複製や不正利用されやすい
・社外取引の書類に無料の電子印鑑を使うのは危険
・承認機能やタイムスタンプ機能のある電子印鑑は安心
・将来、電子印鑑が必要になるかもしれない
エクセルやフリーソフトを使って簡単かつ無料で電子印鑑を作れますが、セキュリティが弱く、改ざんや悪用の危険度が高まることを把握しておくことが大切です。使い勝手の良さだけを追求すると、トラブルを招く可能性を高めてしまいます。
電子印鑑を利用する際には、利便性だけではなくセキュリティも考慮して業務に役立てていきましょう。
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