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電子帳簿保存法やテレワークの普及もあり、多くの企業で紙の書類から電子データへの移行が進んでいます。ただし、電子データへの移行を進めるには課題も少なくありません。そのひとつが電子データへの押印です。
紙の書類であれば、作成した書類に印鑑を押すだけでした。しかし、電子データの場合、パソコンで作成したデータに直接印鑑を押すことはできません。
そこで本記事では、電子データに印鑑を押す方法である電子印影について、その概要や印刷印影との違い、作成方法、ビジネスのなかで使用するケースなどについてお伝えします。
印影とは、印鑑を書類に押した後に残る朱肉やインクの跡を指すものです。そして電子印影とは、印影を電子化したもので、電子データに印影を付す際に利用されます。
電子印影に近いものとして印影印刷があります。電子印影は電子データを作成するごとに押印を行うものです。
これに対し、印刷印影はすでに印影が付された状態で印刷されたものを指します。また、印影印刷は「印刷」用の書類に印影を付すものであり、印刷を前提とした書類に利用されるものです。
たとえば、一般的に飲食店や雑貨店で使われる領収書はすでに印影を付した状態で印刷してあります。これにより、毎回印鑑を押印する手間がなくなり、業務効率化が可能です。
また、電子データでも頻繁に使われるデータにあらかじめ印影を付したうえで、印刷して使用するケースもあります。
電子印影と電子印鑑の違いについても理解が必要です。
① 印鑑の印影を電子化したもの、つまり電子印影と同じであり、本人性や非改ざん性を担保できるものはありません。
② 個別に識別が可能な情報が付与されたもので、電子データに付したものの本人性、付した時点、以降の非改ざん性が担保されます。
電子印影の主な作成方法は次の4つです。
会社印や店舗印などできるだけ実際に印影に近い電子印影を作成したい場合に使われる方法です。紙に押印された印影をスマートフォンやスキャナで読み取り、パソコン上で透過処理をしてPNG形式などで保存します。
電子データの多くはPDF形式で作成、保存しますが、PDFを作成するAcrobat Readerでも電子印影の作成が可能です。Acrobat Readerには「日付」「検印」「ネーム印」「承認済」などの電子スタンプという機能があり、この機能を使えば、作成した電子データにそのまま電子印影を付すことができます。ただし、電子スタンプのデザインは限られているため、あまり自由度は高くありません。基本的には個人印や承認印の作成が向いているでしょう。
WordやExcelなどのOfficeソフト、PDFファイルに作成した画像を取り込める画像作成ソフトでも電子印影を作成できます。Acrobat Readerの電子スタンプに比べ、さまざまなタイプの電子印影が作成可能です。デザインの自由度が高いため、会社印、店舗印、個人印などどのタイプにも対応できます。
電子契約サービスの多くは、電子印影機能があり電子印影が自動で作成されるため、自作する必要がありません。もっとも効率的に電子印影を付すのであれば、電子契約サービスが適しています。
電子データを扱ううえで電子印影を利用するメリットは大きく二つあります。一つは「作成が容易」である点、そしてもう一つは「承認作業の効率化」が進む点です。ここではそれぞれについて解説します。
電子印影のメリットの一つは、作成が容易な点です。前項でも解説したようにさまざまなツールを使い容易に作成できます。紙に押印した印影をパソコンに取り込む方法は多少の手間がかかるものの、それ以外の方法であれば、デザインセンスの有無に関わらず誰でも数分で作成可能です。
たとえば社内稟議の承認作業において、電子印影であればいつどこにいても承認が行えます。電子印影を使わない場合、クラウドやメールで外出先から稟議内容を確認できたとしても、承認は電話やメールで行わなければなりません。
しかし、電子印影を付せばそれだけで承認の意志を伝えられるため、承認作業の効率化が可能です。
電子印影は、作成が容易で承認作業の効率化が可能といったメリットが得られるものの、次のような課題点があります。
電子印影の容易に作成できるメリットはデメリットにもなりえます。それはなりすましによる不正リスクの増加です。電子印影は本人以外でも容易に作成できるため、第三者が作成して悪用すれば不正も容易に行えてしまいます。
電子印影は誰が作成したかという本人性や、作成された電子データが改ざんされていないことを証明する非改ざん性の担保が困難です。そのため、電子印影を付しただけでは、その電子データの法的効力はありません。
電子印影を利用する際に生じる課題を解消するための方法としては、次のような点が考えられます。
電子印影は、判子でいえば認印のようなものです。
つまり、重要な契約や多額の金額をやり取りするような書類に認印を使わないのと同様に、電子印影も重要な契約をする際には使わないことが重要です。
ただし、電子印影自体は非常に便利で業務効率化にもつながるため、次のような場面で使うとよいでしょう。
社内稟議の承認作業に電子印影を使えば、外出先でも自宅からでもすぐに承認を行えます。社内のみでやり取りするものであれば、容易に作成でき気軽に利用できる電子印影で十分です。
社外に出す電子データであっても、契約を取り交わすものであったり、金銭のやり取りを行ったりするものでなければ、法的効力を持たす必要はありません。しかし、営業やプレゼンで使う資料、見積書などは個人ではなく会社として取引先に提出するため、会社印の印影を使った電子印影がよいでしょう。
メールの署名に電子印影を含めることで、取引先とのやり取りにおいて公式なコミュニケーションであることを示せます。また、自らも企業のアイデンティティを感じられるようになり、帰属意識が向上する可能性が高まるでしょう。
社内で電子印影を利用するルールを決めた場合でも、不正に使われてしまうリスクはゼロにはなりません。そこで重要な電子データを扱う場合は、必ず電子署名を利用するようにしましょう。
電子データの本人性が担保されるため、法的効力も発生します。そしてより高いレベルのセキュリティを実現させるには、電子証明書の利用がおすすめです。
電子印影が認印だとすれば、電子証明書は実印・印鑑証明といえます。電子契約で重要な契約をする場合は、電子署名だけではなく電子証明書とセットで利用するとよいでしょう。
ただし注意点として、電子証明書を利用する場合、事前に発行手続きを取る時間や手間、コストがかかります。
自社だけではなく取引先の協力も必要なため、協力を断られてしまえば電子証明書は使えません。
たとえば、重要な契約ではなく、社内稟議の承認作業や営業資料、見積書などでのみ使うのであれば、Acrobat ReaderやOfficeツールなどで問題ありません。コストや手間がかからず容易に利用できます。
しかし、契約書や請求書など重要な契約でも電子印影を利用したい場合は、電子証明書が利用可能な電子契約サービスがおすすめです。なりすましや不正利用のリスク防止が実現し、スムーズな電子印影の付与、契約の履行が可能になります。
ひと口に電子契約サービスといってもその種類は多様です。重要な電子契約がスムーズに行え、電子印影も利用できる電子契約サービスを選択するポイントは次の点が挙げられます。
新たな働き方の一つとしてテレワークが定着しつつあります。そのなかで効率的に業務を進めていくにはスマートフォンの活用が欠かせません。
そのため、電子契約サービスでも、スマートフォンアプリが用意されているタイプがおすすめです。テレワークはもちろん、取引先への移動中でもパソコンを開くことなく電子署名や承認作業が行えます。
電子契約は、高セキュリティな技術を実現しているかどうかも重要な選択ポイントの一つです。電子契約を安心して履行するにはセキュリティ関連の認証を数多く取得しているかどうかの確認も欠かせません。
また、証明書の発行元（認証局）の正当性を客観的に証明するルート証明書、書面の非改ざん性を証明する認定タイプスタンプが標準付与されているかも確認します。
電子帳簿保存法は数年ごとに改正があるため、最新の電子帳簿保存法に対応しているかどうかも必ず確認しておきましょう。
古い電子帳簿保存法にしか対応していないと、電子データの管理が煩雑になったり、法律に対応できなかったりする可能性もあるため、十分な注意が必要です。
印影登録機能がある電子契約サービスであれば、事前に登録しておくことで、いつでも容易に呼び出して電子データに付することが可能です。電子契約の効率化を進めるうえで重要なポイントとなります。
電子印影自体に法的効力はなく、電子印影を付すだけで重要な電子契約をするのは避けたほうがよいでしょう。ただし、誰でも容易に作成できるため、社内稟議の承認作業や、営業資料、見積書など重要な契約を伴わないものに使え、業務効率化にもつながります。
電子印影を作成するには、Acrobat ReaderやOfficeツール、作成した画像をPDFファイルに取り込める画像作成ソフト、電子契約サービスなどがあります。そのなかでもっとも便利なのが電子契約サービスです。
電子契約サービスの多くは電子印影が自動で作成されます。また、電子証明書が利用可能な電子契約サービスであれば、高いセキュリティレベルの電子契約も可能です。そのため、安心して電子契約を行えます。
GMOサインであれば第三者機関である電子認証局による本人認証が可能なため、本人性の担保が実現します。また、改正電子帳簿保存法に対応していて、スマートフォンアプリによる電子署名も可能です。その結果、担当者の負担軽減、スムーズな電子契約の履行が行えます。
GMOサインはお試しフリープランもありますので、電子契約に興味がある方はまず、お試しフリープランへ登録されてみてはいかがでしょう。
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