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契約書の訂正は自分には荷が重いな、と少しストレスに感じていませんか。実は、たった4つのステップを踏むだけで簡単に訂正できます。訂正の方法は、二重線を引き決められた文言を書いて訂正印を押すだけと、新入社員にもお願いできるほど簡単です。
ただ訂正する方法自体は難しくないものの、押印に使う印鑑、訂正印を押す場所など、いくつか注意点があります。特に、捨印の取り扱いには細心の注意が必要で、何も知らずに捨印で訂正した場合、思わぬトラブルに発展するリスクが潜んでいます。
当記事では、契約書の訂正の方法を始め、訂正印の押し方や、金額の訂正方法など基本的な情報に加え、電子契約書の訂正方法についても解説を行っています。
当記事を読むことで、契約書の訂正作業に対する苦手意識がなくなり、今後の訂正作業でも、焦らず冷静に対応できるようになります。
契約書の間違いにおいては、誤字脱字が原因となる場合が多いです。不慣れな日本語や普段使わない言い回しを使うからこそ起こりやすいのでしょう。そこで、比較的多い修正パターン訂正と加筆の2つについて解説していきます。
ただし、修正の大前提として、必ず契約当事者間で訂正や加筆箇所について情報共有し、共通認識を確認した後で契約書を訂正するようにしましょう。
訂正したい場合は、次の手順に沿って行います。
① 訂正したい文字や数字を二重線で消す
② 消した箇所の上に、正しい文字や数字を書く
③ 訂正した付近の余白に、「 3行目、2字削除、3字加入」と記載する
④ 「◯行目、◯字削除、◯字加入」と記載した付近に、訂正印を押す。
わずか4つのステップで簡単に訂正できます。
また、金額を訂正する場合はポイントがあります。金額は契約書の中で極めて重要な箇所なため、改ざんされるリスクを可能な限り下げておくと安心できます。具体的な方法としては、「¥」と「-」で数字を囲む方法です。
たとえば、「¥300,000-」のように記載することで改ざんリスクを下げられます。文字数は、記号も1文字として数えるため、この場合の文字数は9文字です。
加筆したい場合の手順も、ほとんど訂正と同じ方法で行います。
① 訂正したい文字や数字を二重線で消す
② 加入したい位置に、下向きの波かっこ（ ｝）を記載する
③ 波かっこの上に加入する文字を記載する
④ 加入した付近の余白に、「3行目、3字加入」と記載する
⑤ 「◯行目、◯字加入」と記載した付近に、訂正印を押す。
もし、文字や数字の削除だけをしたい場合は、③の手順で「◯行目、◯字削除」と記載することで正しく訂正できます。
契約書を適切に修正するには、訂正と加筆の方法に合わせて訂正印についても理解を深める必要があります。
訂正印に使う印鑑は、可能な限り契約書に押印したものと同じ印鑑を使いましょう。訂正印の役割として、誰が訂正したのかを示す役割があります。つまり、「私が訂正しました」と意思表示をする意味があるのです。
そのため、契約書とは別の印鑑を訂正印に使用した場合、契約者本人であるか疑われる可能性があります。契約印とは別の印鑑を使うことで、契約者本人なのか判断できない恐れがあるため、訂正印には契約印を使うのを推奨します。
先ほど説明した通り、簡単に契約書の訂正はできますが、気をつけるポイントが3つあります。契約書を初めて修正する方は、特に注意しておきましょう。
漢数字の中でも「一、二、三」の使用は控えましょう。理由としては、線を付け加えるだけで数字が変わるためです。たとえば金額を訂正する場面において、「一」を「二」に訂正すると確認したとしても、相手方によって勝手に「三」と書き換えられる恐れがあります。
長年の付き合いがあったとしても、契約書には改ざんできる可能性を残してはいけません。
相手方に改ざんされないためにも、「一、二、三」の使用は控えるべきです。どうしても漢数字を使う場合は、「壱、弍、参」の大字を使う方法をおすすめします。
訂正において大事なのは「改ざんではありません」と証明することです。訂正前の文字や数字を修正ペンで白く塗り潰してしまうと、訂正前と後の内容を確認できず非改ざん性の証明が不十分となる可能性があります。
「双方が合意のうえ訂正しました」という証拠を明確にするためにも、修正ペンの使用は控えるべきです。
契約書によっては、契約当事者が複数人の場合があるかと思います。先ほど解説した通り、訂正においては、個人が勝手に訂正していないと証明することが重要なため、契約当事者が複数人の場合、必ず全員の訂正印をもらうようにしましょう。
1人でも欠けてしまうと、勝手に訂正したと主張されるリスクがあるため、契約者全員の訂正印が押されているかの確認は必須です。
実は、契約書の訂正であっても捨印を使用できます。その理由は、そもそも捨印が訂正印として使える役割を持つためです。契約書に軽微な修正箇所を発見した場合、相手方に契約書がある場合でも訂正できるよう、事前に訂正印を準備しておきます。この準備された訂正印が捨印になります。
ただし、訂正印の役割を持つ捨印は、取り扱いに注意が必要です。なぜなら、捨印を押すことで、相手方に委ねる形になってしまうためです。次項から捨印について少し踏み込んで解説していきます。
捨印は、契約書が自分の手元になくても自身の意思を表示できる大変便利な印鑑ですが、相手方に任せるためリスクが伴います。
極端な例を挙げると、本人が確認しないまま日付を変更されていたり、金額が訂正されていたりなど、改ざんされるリスクが考えられます。
そのため、契約書や請求書など重要な書類の訂正に捨印を使用するのは控えるべきです。捨印は、誤字脱字などの軽微な訂正箇所に使用されるのが一般的な理解です。しかし、悪用される恐れも高いため、可能な限り契約印と同じ印鑑を使うべきです。
捨印を使った訂正において、有効と認められる範囲は、法律上決まっておりません。もし捨印を悪用された場合、その有効範囲は当事者でなければ分からないのが現状です。
ただし、捨印に関する判例も存在しており、こちらが参考になるでしょう。本件は、昭和53年に遅延損害金に関して争われた裁判となります。裁判の概要としては、空白となっていた遅延損害金欄に、取引先が数字を記入しトラブルに発展したため裁判に至ったものです。このトラブルは捨印が押されていたことが、そもそもの原因となります。
最終的な結果は、双方の合意があって決められた数字ではないと認められました。契約の主軸となる金額や内容に関して、捨印で訂正する方法は、双方の合意とは認められない傾向にあるといえるのではないでしょうか。ただし、判例は存在するものの、法律上明確な有効範囲が決められていないことについては留意してください。
契約書の訂正は簡単にできますが、可能な限り手を加えたくないものかと思います。実は、訂正の箇所により、省略可能な部分があります。
もし、同じページに訂正箇所が1個のみの場合、「◯行目、◯字削除、◯字加入」の「◯行目」を省略できます。
契約書の訂正は、何回でも可能で上限はありません。たとえば、訂正箇所が10箇所見つかった場合、冒頭で解説した手順を10回繰り返しても問題ないです。ただ、それぞれの訂正箇所に契約当事者の訂正印が必要になります。
もしも、契約当事者が多数になる場合、全員が訂正印を押印するまで時間がかかることは容易に想像できます。訂正に要する時間と契約者全員の同意を得るのに必要な時間が長くなると予想できるのであれば、契約書の内容自体を変更した方が早いでしょう。
ここまでは、紙の契約書に関する訂正の方法を解説してきました。しかし、電子契約の訂正方法を知りたい方もいるのではないでしょうか。電子契約では紙の契約書の訂正方法とは異なるため、違いを解説していきます。
実は、電子契約で締結まで進んだ場合、電子契約書を訂正することはできません。理由は、電子契約のシステムにあります。
電子契約では電子署名や電子サインによって契約を締結します。そして、電子署名や電子サインを行う際、非改ざん性を保証するためタイムスタンプや電子証明書を与えられるのが一般的です。タイムスタンプによって契約書の電子データに時刻情報が与えられ、第三者が非改ざん性を保証する仕組みになっています。そのため、契約締結後に電子契約を訂正することはできないのです。
電子契約を訂正したい場合の方法としては、覚書や合意書となる文書を別途作成し、改めて契約当事者間で内容を確認する方法で対応します。
覚書を作成する際、押さえておきたいポイントは次の4つです。
① 署名と捺印の場所を確保する
② 変更となる契約、若しくは契約書の名称と変更内容を記載する
③ 必要な場合、日付を記載する
④ 契約当事者が内容変更に同意している旨を記載する
覚書は、双方の署名と捺印をされた時点から有効になります。そのため、効力を発生させたい日付を決めている場合は、日付の記載を推奨します。
ここまで、契約書の訂正の方法を始め、訂正時の注意点や電子契約での訂正について解説してきました。本記事でのポイントを改めて振り返ってみましょう。
・契約書の訂正の方法は4つのステップ
・訂正印に使う印鑑は、契約印を使用するべき
・捨印の使用は極力さける
・契約当事者が複数人いる場合、全員の訂正印が必要になる
・電子契約の場合、訂正はできないため別途書類を作成する
契約書の訂正で大切なポイントは、双方が改ざんしていないことを証明することです。訂正する方法は簡単ですが、本来の目的を押さえたうえで訂正するようにしましょう。
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