GMOサインは導入企業数“No.1”の電子契約サービスです。個人事業主から大企業まで幅広く導入されています。また、業種を問わずさまざまな場面で活用されています。
無料プランは毎月5件送信することができ、さらに⽂書テンプレートやアドレス帳機能などの豊富な機能を標準搭載しています。しかも期間の制限がないので永年無料で利用可能です。
有料プランは月額9,680円 (税込) のシンプルワンプランでわかりやすく、多彩な便利機能を搭載しながら、送信料は110円 (税込) と業界最安値クラスです。他社サービスと比較しても圧倒的なコスパの良さです。
電子署名は電子契約において記名押印と同様の役割を持つもので、契約内容に合意したことを示す意味で電子文書に付与します。紙の契約書に署名するのと変わらない法的効力を持つため、電子契約に欠かせないものの一つといえるでしょう。
ただ
電子署名は紙への署名に比べて難しいのでは？
コストがかかるのではないか？
と思われている方も少なくありません。
本記事では、電子署名の概要、電子署名を無料で行えるツールを紹介します。また、有料ツールもあわせて紹介しますので電子署名の導入を検討されている企業担当者の方はぜひ参考にしてください。
電子署名とは、電子文書に付与する署名です。契約内容に合意したことを示すのに加え、電子文書が正式なものであること、署名をした後に内容の改ざんを行っていないことの証明としても機能します。
電子署名には、似たような意味を持つ言葉がいくつかあります。
電子サインも、電子署名と似たような意味を持つ言葉のそのひとつで、印鑑や署名など紙の契約で行うプロセス全般を指す言葉です。電子署名も、電子サインを指すもののなかの一つといえます。
ただし、電子サインは簡易的な署名方法であり、ある一定の条件を満たしていない場合以外法的効力はありません。これに対し電子署名は、いつどこで誰が署名したのか、署名した後に電子文書の内容が改ざんされていないかの証明が可能で、法的効力を持ちます。こうした違いにより、取引先との契約のような重要な契約は一般的に電子署名が使われます。
電子契約には、本人確認をするための署名手段として「立会人型」と「当事者型」の2つがあります。以前はこの立会人型署名を電子サインと呼んでいました。しかし、現在では立会人型も一定の場合は、電子署名法上の電子署名に当たるという政府見解により、電子サインという用語自体、現在では仕様されなくなっています。
デジタル署名とは、作成した電子文書が改ざんされていないこと、電子署名をした署名者が間違いないと確認するための技術です。
具体的には、署名者が秘密鍵を使って電子文書に署名し、公開鍵とあわせて受信者に送付します。受信者は公開鍵を使用して電子文書が改ざんされていないか、署名者に間違いがないかを検証できます。
デジタル署名は、電子署名の本人性や非改ざん性を証明するための技術であり、そうした意味ではデジタル署名は電子署名を構成する一つの要素といえるでしょう。
電子署名を導入していない方は
難しそう
手間やコストがかかりそう
といった印象を抱くかもしれません。しかし実際には簡単に行えるうえ、無料で行えるツールも少なくありません。
ここではおすすめのツールを紹介します。
引用元：Adobe Acrobat
PDFの閲覧や編集、加工、管理が可能なAdobe社のAdobe Acrobatの無料版、Adobe Acrobat Readerで電子署名も行えます。
Adobe Acrobat上でデジタルIDを取得し、電子文書に取得したデジタルIDを付与するだけで電子署名が行えるため、手間もコストもかかりません。自由度は高くないものの電子署名のスタイルを編集することも可能です。
作成した電子署名の保管や管理にもコストがかからないうえ、一般的に使われているPDF Readerで電子署名が行えるのは大きなメリットといえるでしょう。
無料版で送信できる数は月に2件までです。無料で利用できる期間に制限はありません。
有料の電子署名・電子契約サービスの無料・試用版として、電子署名も使えるサービスを使う方法もあります。
まずは無料で試し、使い勝手に慣れたらそのまま有料版へ移行することも可能なため、スムーズな電子契約の導入が可能です。ここでは、おすすめのサービスを3つ紹介します。
引用元：電子契約GMOサイン
電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」では、“お試しフリープラン”として電子署名のサービスを提供しています。署名方法は契約印タイプ（立会人型）で、メール認証により本人性を担保し、電子的に署名を行うものです。一か月で送信できる数は5件まで、無料で利用できる期間に制限はありません。
また、お試しフリープランでありながらも有料版のさまざまな機能を使えるのも、電子印鑑GMOサインのメリットです。たとえば、署名機能だけでも次のような機能があります。
ほかにも「署名者変更」「文書テンプレート登録」「アドレス帳」「下書き保存」など電子文書の作成や送信を効率化する機能の利用が可能です。そして、管理機能として「文書検索（フリーワード検索）」「フォルダ作成」、セキュリティ機能として「二要素認証」なども無料で利用できます。
無料版では利用できる機能を大幅に限定しているサービスも多いなか、数多くの機能を利用できるのは、大きなメリットといえるでしょう。
引用元：クラウドサイン
電子契約サービス「クラウドサイン」では、無料の電子署名サービスも展開しています。メリットは、有料版にもある認定タイムスタンプの付与に対応している点です。
これに対し認定タイムスタンプは、国家時刻標準機関の時刻に紐づくかたちで、「いつ」「何を」契約したかを証明するものです。つまり、電子署名と認定タイムスタンプの両方を電子文書に付与することで、より信頼性や完全性を担保できます。この機能を無料で利用できるのは、大きなメリットといえるでしょう。
無料プラン（フリープラン）で、送信できる数は月に3件までです。また、無料で利用できる期間に制限はありません。
引用元：ドキュサイン
電子契約サービス「ドキュサイン」は、充実した機能を持つスマートフォンアプリでも電子署名を行えます。主な機能は次のとおりです。
ドキュサインの無料版（フリーアカウント）は、1ヶ月で送信できる数は3件までです。また、無料で利用できる期間は30日となっています。
無料で電子署名を利用する場合、基本的には前述したようにAdobe Acrobat Readerを使うか、有料電子契約サービスの無料・試用版を使うかの二択です。
どちらを選択するべきかは、それぞれの企業規模や利用目的などによっても異なります。ここでは、どちらにするか迷った際に何をポイントに選択すべきかについて解説します。
また、有料電子契約サービスの無料・試用版を選択した場合で、有料に移行した方がよいかどうかのポイントも紹介しますので参考にしてください。
PDFで作成した契約書に電子署名をするだけであれば、無料版のAdobe Acrobat Readerで問題ありません。ただし、無料版で電子契約を行えるのは月2回までとなっていますから、毎月何十、何百もの電子契約をする場合は、有料版の導入が必要です。
無料・試用版のある有料電子契約サービスも同様で、多くの場合、無料・試用版は1ヶ月に送信できる契約書の数が制限されています。毎月の送信数が制限以内であればそのまま無料・試用版を使いつづけてもよいでしょう。
毎月の契約書発行数が多い場合は、まずAdobe Acrobat Readerや有料電子契約サービスの無料・試用版で使い勝手を試し、もっとも自社に適したサービスの有料版を選択するのがおすすめです。
WordやExcelなどさまざまなフォーマットで作成した電子文書に電子署名をしたい、複数の電子証明書を適切に管理したい場合は有料版の導入がおすすめです。
基本的に無料で利用できるサービスは機能を限定されている場合がほとんどですから、できることはそれほど多くはありません。ほかにも立会人型、当事者型両方の電子署名がしたい、適切な文書管理をしたいなど多機能を求める場合は、有料電子契約サービスを検討することをおすすめします。
複数の有料電子契約サービスのなかでどれを選択するかのポイントは、現状の契約業務を洗い出し可視化させ、どのような機能があれば効率化するかを明確にすることです。
たとえば、海外企業との取引が多ければ多言語対応機能が必要になります。ワークフローの効率化を目指すのであれば、ワークフローが充実したサービスが欠かせません。用途に応じて最適なサービスの選択をすることが重要です。
電子署名には、簡易なメール認証で本人性を確認する立会人型と電子証明書を発行し、本人性に加え契約書の内容に改ざんがないかを証明する当事者型があります。
立会人型はメール認証で本人性を担保する型のため、相手が電子署名サービスを利用していなくても署名をした本人確認が可能です。その分、契約もスピーディーの行えるのが立会人型のメリットといえます。
ただし、メール認証だけではセキュリティ面に不安が残るうえ、契約内容が改ざんされていないかの確認もできません。そのため、取引先との重要な契約ではなく、業務委託契約書や秘密保持契約書など個人との契約以外に向いています。
これに対し電子証明書の発行により本人性と非改ざん性の担保が可能な当事者型であれば、セキュリティ面において、立会人型よりも安全な取引が可能です。
セキュリティ面で選択する場合は、個人との契約や見積書など正式な契約前のやり取りで使うだけであれば、立会人型でも問題ありません。しかし、重要な契約でも電子署名が必要となるのであれば、当事者型の選択がおすすめです。
電子署名は難しい、コストがかかるなどの理由から電子契約の導入にも二の足を踏んでしまう企業担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。しかし、実際にはそれほど難しい作業は必要ありません。電子印鑑のようにデザインを考える必要もないため、使い方さえ覚えてしまえば容易に扱えるようになるでしょう。
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子契約サービス、「電子印鑑GMOサイン」なら、万全のセキュリティでさまざまな電子契約を安全に行うことができます。
電子署名の種類も有料版であれば立会人型、当事者型の両方が使えるため、用途に応じた利用も可能です。改正電子帳簿保存法にも対応しているため、新たなカスタマイズの必要もありません。電子署名や電子契約の効率化やセキュリティ対策にお悩みの際はぜひお気軽にご相談ください。
無料で使える電子契約サービス２０社を徹底比較
電子契約サービス２８社を徹底比較
