GMOサインは導入企業数“No.1”の電子契約サービスです。個人事業主から大企業まで幅広く導入されています。また、業種を問わずさまざまな場面で活用されています。
無料プランは毎月5件送信することができ、さらに⽂書テンプレートやアドレス帳機能などの豊富な機能を標準搭載しています。しかも期間の制限がないので永年無料で利用可能です。
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電子契約書の導入にあたり、電子署名について確認しておきたいけれど、安全性が不安とお悩みではありませんか。電子署名は複雑な仕組みですが、そのうえで利用できるぶん、安全性はしっかりと確保されています。仕組みについて理解すれば、不安なく使うことが可能です。
本記事では、電子署名の概要と仕組みについてわかりやすく解説します。
安全性や導入のメリットも説明しますから、電子署名の導入を検討している方は参考にしてください。
電子署名とは、インターネットを介してやり取りする電子契約書に署名することです。
取引先や契約先と対面することなく、自社でサインできます。まずは、電子署名の詳細を解説します。
電子署名は、電子契約書における本人証明をするサインで、ほかの人が署名を改ざんすることはできません。万が一改ざんされた場合は警告が表示されるため、署名後にトラブルが起こる可能性は低いでしょう。
電子署名は、電子証明書を用いて行います。電子証明書の審査は大変厳しく、それを経て発行された電子証明書つきの書類は信頼性が高いものとなります。書類を作成した人だけでなく、取引先や契約先にも安心感を与えられるものとなるでしょう。
電子署名は電子契約書に署名することであり、電子印鑑は電子化された印鑑です。書類内容によっては、記入者の押印が必要になります。電子契約書だと押印はできないため、データ化した印鑑を契約書に貼り付けます。また、電子署名とよく似た言葉である電子サインですが、その意味合いは大きく異なります。
電子サインは電子署名が簡略化された本人確認のサインです。
何らかの支払いや契約の際にタブレット端末への署名するケースなどが該当します。電子署名は認証機関を介し、電子サインは介さないため、本人確認の時間に差があります。電子サインのほうが手軽ではあるものの、電子署名のほうが本人証明の効力が強いので、状況に応じて使い分けが必要です。
法改正によって電子契約書が義務化されたものの、なぜ必要なのかがよくわからないとお困りの方もいるでしょう。電子署名の安全性に不安を持っていれば、導入を躊躇してしまうのも無理はありません。
ここでは、電子署名の必要性がわかる2つの理由と、安全性を確保できるポイントを解説します。
電子署名は書類の作成者と取引先・契約者双方に必要な理由があります。書類作成者は書類作成後に電子署名を行い、認証機関から電子証明書を受けます。
それに対して、紙の契約書は認証機関を通さずに送付されるため、信用度が低くなります。電子署名を利用した書類なら、不安を持たずに取引や契約を行うことができるのです。
電子署名を行った後は、第三者の手によって改ざんすることができない点も、電子署名が必要な理由のひとつです。署名した本人以外が内容を変えようとすると、警告が表示されるため、改ざん防止につながります。
電子署名は3つのセキュリティ対策によって守られているため、安全性が高くなっています。セキュリティ対策対策は以下の通りです。
書類内容の改ざんを防ぐために、書類作成者と契約者側はそれぞれ公開鍵を取得し、それを使用します。電子契約書はハッシュ関数によって、第三者からは内容を確認できない状態になっており、暗号化された内容を復元するには、この公開鍵が必須です。
公開鍵は作成者が書類を作った後に認証機関に渡し、厳重な審査が行われた後に契約者へと渡されます。契約書と公開鍵が洩れることがない限り、内容の改ざんや情報漏洩が起こるリスクも低くなるため、電子署名は強固なセキュリティで守られていると考えておきましょう。
電子署名は公開鍵やハッシュ関数などのセキュリティ対策が施されているものの、正直なところ仕組みがよくわかっていないという方もいるかと思います。
ここでは、電子契約書の作成から契約者が受信するまでの流れと、電子署名において重要な役割を持つ認証機関について解説します。
電子契約書の作成から契約者が受け取るまでの流れは以下の通りです。
まず、作成者がハッシュ関数を使って書類を作成し、データを圧縮します。ハッシュ関数とは、内容をデータ化して数値を割り当てたものです。元のデータ内容が変わるとハッシュ値も大きく異なるため、書類内容の改ざんを突き止められます。
次に、ハッシュ関数を使った書類を秘密鍵で暗号化し、認証機関に公開鍵と一緒に送ります。契約書作成の際は公開鍵暗号で行われることが多いため、覚えておきましょう。公開鍵暗号は第三者に渡せる公開鍵と、第三者に渡せない秘密鍵の2つを使います。
暗号化された書類は、秘密鍵か公開鍵のどちらかを持っていないと復元できません。秘密鍵の漏洩や公開鍵が認証機関と契約者から漏洩しない限り、書類内容を第三者に知られることは基本的にありません。
認証機関で厳重な審査が行われた後は、書類と公開鍵、電子証明書が契約者に送られます。公開鍵を持った状態で書類を開けば内容が復元されるので、問題なければ電子署名を行い、契約は完了です。
電子契約書の送受信に欠かせない認証機関とは、以下の業務を行うところです。
認証機関は書類受け取り後、作成者の本人確認や書類の改ざんについて厳しい審査を行います。審査に通過した書類には確認したことを証明する電子証明書を付け、契約者に送信します。
リスクのある電子証明書を失効し、新たな証明書を発行することも認証機関の業務です。
業務を行っている認証機関は以下の通りです。
いずれも一般財団法人 日本情報経済社会推進協会が認証業務に適しているかを調査したうえで認められた機関ですから、安心して電子契約書の内容確認を任せられます。契約書を作成する際は、上記の機関を利用してください。
所得税や法人税を納めているすべての企業が対象になるため、紙からデジタルへの移行を速やかに行う必要があります。法改正によって移行せざるを得なくなった企業からすれば、デジタル化でのメリットはわかりにくいでしょう。
ここでは、電子署名を導入する3つのメリットを紹介します。
書類作成者の情報が明確で、内容が改ざんされていない書類の原本を確保できます。
これまで、書類や契約書の原本といえば紙でした。しかし、高性能なスキャン機器が開発されている影響で、紙の原本を維持することが難しくなっています。
電子契約書は、電子署名によって作成者の本人証明が完了しています。作成時にはハッシュ値を割り当てるため、作成時から内容が改ざんされていないかを確認することも可能です。デジタル技術を応用することによって、信頼性の高い原本を確保できます。
書類をデジタル化すれば紙の書類で必要になる紙・インク・郵送代などのコストを削減できます。
紙媒体で書類を作成する際は、パソコンで作り、プリンターで印刷して取引先や契約先に送付します。印刷する際に紙やインクを使い、郵送で送る場合は郵送費用が発生するため、年単位で考えると大きな支出となります。また、紙の書類は収納棚やスペースが必要になるため、小規模の会社だと確保も課題です。
デジタル化は、コスト・収納スペース削減を実現します。紙やインク、郵送代が不要になるだけでなく、収納場所も不要になる点は大きなメリットです。
デジタル化することにより、業務効率化も可能です。紙の契約書は作成後に印刷し、取引先によっては郵送の手間もありました。
電子契約書をサーバーに保管しておけば、書類管理の手間も省くことが可能です。
電子契約書にはPDFやワード、エクセルなどのさまざまなファイルがあり、それぞれで署名方法も異なります。
ここでは、電子署名のやり方についてわかりやすく解説します。
電子契約を開始するにあたり、最初にしておきたいのが電子契約サービスの導入です。
電子契約サービスとは、書類の作成から電子署名、書類の送付など、取引や契約に必要な一連の業務を行えるものです。
サービスを導入しておけば手軽に電子契約書を利用できるため、まずはサービスの選定から始めましょう。電子契約サービスによって、利用できる機能に大きな違いがあります。電子契約サービスのひとつである、電子印鑑GMOサインの機能を見てみましょう。
ほかにも、書類の漏洩や改ざんを防止するセキュリティ機能が使えるため、安心して契約書を作れるでしょう。
電子契約サービスは、一般的に無料プランと有料プランを用意しているところが多くなっています。無料プランは使える機能が制限されますが、有料プランは数多くの機能を活用して電子契約書の作成や管理ができるため、有料プランがおすすめです。
必要な機能が備わっている、コストに優れた電子契約サービスを導入しましょう。
PDFファイルに電子署名をする場合は、PDF編集ソフトを使いましょう。編集ソフトから署名したい書類を開き、署名場所をクリックすれば文字を入力できるので、間違いのないよう氏名を入力します。署名後、書類作成者は認証機関に公開鍵と一緒に書類を送り、契約者は締結に同意すれば完了です。
PDF編集ソフトは有料のものが多く、月払いと買い切りのどちらかから選べます。長期間使う予定がないなら月払い、長期的に利用するなら買い切りを選ぶことがおすすめです。
MicrosoftのWordやExcelであれば、編集ソフトを使わずに署名できます。署名の流れは以下の通りです。
編集ソフトを使わず、多くの企業でMicrosoftが取り入れられていることから、使いやすいメリットを持ちます。ただし、WordやExcelは手軽に編集できることから、内容の改ざんを危惧する企業もあります。取引先に応じて、契約書のファイル形式を変えることが大切です。
電子帳簿保存法によって2024年1月から書類の電子化が義務化され、電子契約書や電子署名ができるサービスを探す方も多くなりました。契約書の作成から締結までを行える機能が付いているサービスを利用すれば、これまでの業務を効率よくできるでしょう。
電子契約サービスの機能性やコスパにこだわるなら、電子印鑑GMOサインの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
契約書の作成はもちろん、送受信やタイムスタンプの付与、外部サービスとの連携機能など、数多くの機能が付帯しています。セキュリティ機能も利用できるため、安全な取引や契約を希望するなら、ぜひ電子印鑑GMOサインをご利用ください。
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