GMOサインは導入企業数“No.1”の電子契約サービスです。個人事業主から大企業まで幅広く導入されています。また、業種を問わずさまざまな場面で活用されています。
無料プランは毎月5件送信することができ、さらに⽂書テンプレートやアドレス帳機能などの豊富な機能を標準搭載しています。しかも期間の制限がないので永年無料で利用可能です。
有料プランは月額9,680円 (税込) のシンプルワンプランでわかりやすく、多彩な便利機能を搭載しながら、送信料は110円 (税込) と業界最安値クラスです。他社サービスと比較しても圧倒的なコスパの良さです。
DX（デジタルトランスフォーメーション）が推進されている日本において、電子サインを導入する企業が増えています。この記事で紹介する内容は、電子サインを導入するメリット9選です。あわせて、導入する際の注意点や電子契約におすすめのサービスも紹介します。
この記事を最後まで読んでいただくと、電子サインについて以下のような知識を身につけられます。
・電子サインを導入するメリット
・電子サインを導入する際の注意点
・電子サインについてよくある質問
ぜひ、最後まで読んで、電子サインの導入を検討してみてください。
電子サインの基礎知識を大きく2つに分けて解説します。
・電子サインとは何？
・電子サインと電子署名の違いは何？
デジタル化の進展に伴い、電子サインを導入している企業は増えています。電子契約サービスの1つであるGMOサインを利用している事業者（契約社数）は140万社を突破しました。
業務の効率化を目指すのであれば、電子サインの導入は必要不可欠です。ぜひ、電子サインの基礎知識を身につけて、導入を検討しましょう。
電子サインとは、書面契約に使用する実印と同等の効力をもつ電子契約における署名のことです。電子契約をする際は、実印の代わりに電子サインや電子署名で対応します。
最近では、企業間の業務委託契約や不動産賃貸借契約などに用いられる場合が多いです。これまでは書面契約かつ実印での押印という構図が当たり前でした。しかし、この先は電子契約かつ電子サインの利用が当たり前になることが予測されます。
電子サインと電子署名を同義と捉える場合も多いですが、厳密にいうと異なります。電子サインと電子署名の違いは下表をご覧ください。
| 電子サイン | 電子署名 |
|---|---|
| 契約書など幅広い書面に対する署名・記録について証明する電子プロセス（広義的） | 法的な証明力・真正性をより高く示すために電子証明書を利用した署名（狭義的） |
企業が電子サインを導入するメリットは、主に9つ挙げられます。
電子サインを導入するメリット
上記に示すようなメリットにより、電子サインに注目している企業が増えています。9つのメリットを参考に、電子サイン導入の検討材料にしてください。
書面契約から電子契約に切り替えることで、印紙税の納付の必要がなくなります。電子契約による契約書は課税文書に該当しないためです。
契約に印紙税が不要になれば、大幅にコスト削減できます。たとえば、フランチャイズ契約や不動産賃貸借契約などには特に効果的です。年間に契約が数十件数百件あるような企業は、電子サインの導入費を考慮してもプラスになるでしょう。
電子サインの導入は、経費の削減に有効です。書面契約の際は、作成費、用紙代、郵送代などさまざまな経費がかかります。書面契約を電子契約にすると、以下のようなコスト削減が期待できるでしょう。
| 書面契約 | 電子契約 | |
|---|---|---|
| 用紙代 | 必要 | 不要 |
| 郵送代 | 必要 | 不要 |
| 雑費（保管ファイルなど） | 必要 | 不要 |
電子契約を導入せず用紙代や郵送代などの経費を大幅に減らすことは容易ではありません。コストを少しでも抑えたい企業は、電子サインの導入を検討しましょう。
電子サインを活用することで、従来どおりの業務を大幅に効率化できます。電子契約と書面契約のそれぞれについて、契約合意から保管までの流れの一例をご覧ください。
| 電子契約 | 契約合意→電子押印→（先方）電子押印→保管 |
|---|---|
| 書面契約 | 契約合意→印刷→押印→郵送→（先方）押印→返送→確認→保管 |
書面契約から電子契約に切り替えれば、通常1～2週間程度かかる契約手続きを1日で済ませられます。
電子サインを導入することで、契約書の改ざんや不正の防止も期待できます。これまで、電子データには「改ざんやなりすましなどの不正行為が容易」という問題点がありました。しかし、電子署名やタイムスタンプ機能によって、改ざんのような不正を防止できる技術によって問題が解決しました。
書面契約の場合、第三者の実印複製によって、悪用されるおそれがあります。しかし、電子署名やタイムスタンプ機能を利用すれば、悪用される心配もありません。セキュリティ性に優れた電子サインを導入することで、契約書の改ざんや不正を回避しましょう。
契約手段を電子契約にすることで、紙の削減につながります。書面契約では、用紙に内容を印刷し、多くのケースでお互いに1通ずつ保管することになります。
しかし、電子サインを導入すると、用紙は必要なくなります。年間に数百を超える企業と契約書を交わす企業は、契約した企業分の契約書を保管・管理しなければなりません。また、契約書すべてを書面で保管・管理するのも大変でしょう。
電子サインを導入すれば、政府が推奨するペーパーレス化を実現できます。さらに、紙の削減は地球温暖化対策になるため、企業として環境保全の役割も果たせます。
電子契約には、データベース内で保管・管理できるという特徴があります。データベースで管理することで得られるメリットとしては主に次のようなものがあります。
データベースによる管理は、キャビネットが不要だったり、契約書検索が容易になったりとメリットが豊富です。また、地震のような災害が発生しても、契約書を紛失するリスクがありません。
導入には費用がかかるというデメリットがありますが、紛失リスクが低いためデータベース管理のほうがメリットは大きいといえるでしょう。
契約締結の際に、お互いが居合わせる必要がないため、時間を削減できます。電子サインは、電子署名した契約書をメールで送信して、先方に電子署名してもらうだけで完了です。
わざわざ契約のためだけに予定を押さえる必要はありません。契約者同士の時間を取らないので、お互いに他の業務に使える時間が増えます。他の業務に費やせる時間が増えると、「残業時間の縮減」「仕事の生産性アップ」などの効果が期待できます。
電子サインの導入は、社員一人ひとりの生産性向上にもつながるので、導入しない手は無いでしょう。
電子サインを活用することで、テレワークによる対応が容易になります。デジタル化の進展によって、テレワークを導入する企業が増加しました。内閣府の調査によると、全国で30.6%の企業がテレワークを実施しています。
テレワーク実施中に書面契約をするとなると、押印のために出社する必要があります。一方、電子契約の場合、自宅にネット環境さえあれば、押印のために出社する必要はありません。
わざわざ契約書の押印のためだけに出社する必要がなくなるのも電子サインを導入するメリットです。
電子サインによって契約書の様式データを保存できます。そのため、類似した契約を結ぶ場合、契約書作成の時間を短縮することが可能です。
たとえば、不動産賃貸借契約を結ぶ場合などに効果が見込めます。というのも、不動産賃貸借契約の場合、基本的な条項は同じケースが多く、内容の一部変更で契約書を完成させることができるためです。
一部変更で済むような契約書は、フォーマットとして保存しておくことで作業効率が大幅にアップします。自分で1から作成する必要がなく、簡単に類似契約書を作れるのも電子サインの魅力です。
電子サインを導入する際の注意点としては、次のようなものが挙げられます。
・自社導入だけでは成り立たない
・業務フローの変更が必要になる
・すべての契約において有効というわけではない
電子契約を導入する場合、取引先にも導入してもらう必要があります。契約者同士の電子サインによる署名がなければ契約が成立しないためです。
仮に、自社でGMOサインを導入することが決定したならば、取引先の担当者に電子契約に移行する旨を伝えなければなりません。そのため、万が一に備えて、取引先が対応できない場合の対策を検討しておくことをおすすめします。
電子サインは自社導入だけでは成り立たないため、あらかじめ取引先に支障がないか確認しておきましょう。
書面契約から電子契約に切り替えれば、業務フローの変更が発生することになります。新しいシステムを導入するため、作業手順が刷新されるからです。
最初は使いこなせる社員がいないため、社内全体で業務フローを覚える必要があります。電子サインの導入を決めたら、早急に業務フローの変更を行い、企業内の各部署に周知するようにしましょう。電子サインに関する研修や勉強会を社内で開催するのも、早く使いこなすためには効果的です。
すべての契約で電子サインが活用できるわけではありません。たとえば、不動産賃貸借契約を例にとると、元々は押印が欠かせないものでしたが、電子化を推進する流れを汲み、法改正により2022年5月より電子契約で手続きを進めることが可能となりました。このように、電子サインを活用できる契約が少しずつ増えているのも事実です。
この先、デジタル化の進展により、電子サインを利用できる場はさらに拡大していくでしょう。競合他社に遅れをとらないように、今のうちに電子サインを導入しておくことをおすすめします。
電子サインを取り扱う企業を5社紹介します。どこの電子サインを導入するか迷っているならば、特徴を参考に決めるのもおすすめです。
| サービス企業名 | 特徴 |
|---|---|
| GMOサイン | 導入実績No.1とセキュリティの安全性 |
| クラウドサイン | 弁護士監修と豊富な契約テンプレート |
| ドキュサイン | 海外実績No.1と対応言語のが豊富さ |
| freeeサイン | コスパ重視とシステムの使いやすさ |
| マネーフォワード クラウド契約 | 他のマネーフォワードサービスクラウドと連携可能 |
サービスごとに強みが異なるため、しっかり理解した上で、自社に合いそうな電子サインを選びましょう。
引用元：GMOサイン
GMOサインは、クラウドインフラ事業を手掛けるGMOグローバルサインHDが運営する電子契約サービスです。一般企業だけでなく自治体でも導入されており、導入企業数は300万社（2024年1月時点）を突破しています。
パソコンだけでなくスマホアプリを活用して、いつでもどこでも電子署名できる特徴があります。さらに、閲覧制限やIPアドレス制限などのセキュリティ対策も充実しており、安心して利用可能です。
実績とセキュリティを重視するなら、GMOサインを選べば間違いないでしょう。
引用元：クラウドサイン
クラウドサインは、日本最大級の法律相談サイトを有する弁護士ドットコム株式会社が運営する電子サインです。
法律の専門家である弁護士監修のもと作られたサービスであるため、信頼性が高く、安心して利用できます。2021年5月に茨城県（都道府県初）で導入されたことで注目を集めました。
クラウドサインは、LINE WORKSやSlackなどのビジネスチャットとも連携できるため、取引先とのやりとりもスムーズに行えます。法的信頼性の高いクラウドサインは、官公庁や自治体とのやりとりが多い企業などにおすすめです。
引用元：ドキュサイン
ドキュサインは、世界180カ国以上で利用されている世界No.1の電子契約サービスです。44言語の電子署名に対応しているため、海外企業との契約もスムーズに進められます。
世界的に有名なApple社や音楽関係で有名なヤマハ株式会社など世界100万社超が、ドキュサインを導入して業務改善に成功しました。
海外との契約が多い企業では、ドキュサインを活用するといいでしょう。
引用元：freeeサイン
freeeサインは、契約書の作成から管理まで行えるワンストップ型の電子契約サービスです。用途に応じた契約書のテンプレートを保存できたり、テレワークで社内承認もできたりします。
競合他社の電子契約サービスは決まった送信料がかかるのに対して、freeeサインの送信にかかる費用は無料です。そのため、契約件数が多い企業にとっては使い勝手のいい電子契約サービスといえるでしょう。
不動産賃貸借契約やフランチャイズ契約などの契約機会が多い企業にはfreeeサインがおすすめです。
引用元：マネーフォワード クラウド契約
マネーフォワード クラウド契約は、家計簿アプリで有名な株式会社マネーフォワードが運営する電子契約サービスです。
さまざまなジャンルのサービスと連携して利用できる点が、マネーフォワード クラウド契約の強みです。また、小規模事業者向けや中小企業向けのプランがあり、企業規模に合わせて利用できます。
会計や勤怠なども一括管理したい企業には、マネーフォワード クラウド契約がおすすめです。
電子サインに関してよくある質問についてまとめました。
・リモートワークでも電子サインの効果は見込めますか？
・電子サインの導入を検討する際、何から手をつければいいのでしょうか？
・中小企業が電子サインを導入しても無駄でしょうか？
上記の内容は、特に初めて電子サインの導入を検討している企業は知っておくべきでしょう。
リモートワーク中心の企業こそ電子サインを導入するべきでしょう。電子サインのメリットは、取引先と直接会わなくても契約できる点にあります。
書面契約のまま業務を進める場合、取引先と直接会う必要があり、会社にも出社しなければなりません。電子サインの導入によって、時間やコストの削減に期待できます。
実際にGMOサインを導入した企業の例を1つ紹介しますので、興味のある方は参考までにご覧ください。
まず、電子サインの導入を検討する際は、自社の分析から始めましょう。具体的には、契約に関する業務の負荷が多くないか、残業している社員が多くないかなどを調べます。
書面契約から電子契約に切り替えることでコスパがよくなるのであれば、導入するべきでしょう。契約件数が多い企業であれば、電子サインの導入費を差し引いても、満足できる場合が大半です。
中小企業こそ電子サインを導入するべきでしょう。中には、人手不足や業務効率の悪さに悩んでいる中小企業もあります。また、契約業務と実務を担当する社員が同じ企業もあるでしょう。
企業によって、抱えている問題は異なります。もしも、自社を顧みたときに「企業全体で業務効率を上げるべきだ」と思うのであれば、電子サインの導入を検討しましょう。
電子サインの導入によって、企業が得られるメリットを9つ紹介しました。メリットを簡単にまとめると以下のとおりです。
これから先、デジタル化の進展は続き、書面契約から電子契約に切り替える企業が増えていくことが予測されます。時代に乗り遅れないためにも、電子サインの導入を検討することをおすすめします。
万が一、どこの企業の電子サインを選べばいいか迷ったら、GMOサインのような実績で選ぶのもいいでしょう。
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