GMOサインは導入企業数“No.1”の電子契約サービスです。個人事業主から大企業まで幅広く導入されています。また、業種を問わずさまざまな場面で活用されています。
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デジタル化が進んでいる今、書面契約を電子契約に切り替える企業が増えています。しかし、建設業で発生する契約書も電子契約は可能なのでしょうか。
この記事では、建設業法で認められている電子契約について解説します。また、電子契約のガイドラインや契約時に活用できる便利なサービスも紹介しますので、書面契約から電子契約への切り替えを検討している方は、ぜひ参考にしてください。
多くの企業で電子契約が導入されていますが、建設業を行っている会社が電子契約を行うことは可能なのでしょうか。ここでは、建設業法で電子契約は認められているか解説します。
建設業においても、工事請負契約や注文請書など、電子ファイルを使った電子契約が可能です。住宅建築の依頼をする際は契約締結や設計の打ち合わせなど、発注者と受注者が対面する機会は多々あります。設計の打ち合わせは対面でのやり取りが望ましいものの、契約締結は非対面でも実施可能です。
電子契約を導入すれば、対面せずに契約書のやり取りができるため、双方の負担を軽くできます。インターネットを通じて契約書を送信するので、リアルタイムで契約書を確認でき、署名ができる点も電子契約の魅力だといえるでしょう。
平成13年4月に施行されたIT書面一括法によって、建設業における電子契約が解禁されました。
しかし以前は、受発注の際に発生する契約書の書面交付が義務付けられていました。受注者と発注者が合意した内容を書面に残すことで、後々のトラブルを避けるためです。
ですが、建設業ではさまざまな契約書が発生するため、社員の事務負担が重くなっていました。ときには自社以外の専門業者に材料や設備を発注しなければならず、発注する際には注文書や注文請書を発行する必要があるためです。
問題を懸念した建設業界から電子契約導入の声が上がり、平成13年4月には電子契約を可能とするIT書面一括法が施行されています。同時に、書面交付を義務付ける内容だった建設業法も改正されました。
IT書面一括法の施行と同時に改正された建設業法では、電子契約に伴うガイドラインが制定されています。ガイドライン通りに電子契約を進めなければ、法律に違反してしまうため、内容を確認することが大切です。
ここでは、建設業法におけるガイドラインの大切な部分を解説します。
建設業における電子契約のガイドラインには、見読性の確保・改ざん防止の措置が定められています。
見読性の確保とは、サーバー上に保存している電子ファイルを確認できるディスプレイの設置です。サーバーにアクセスできるパソコンと操作マニュアルを用意することで、要件を満たせます。電子契約サービスを利用する場合は、サービスのマニュアルも備え付けておきましょう。
改ざん防止の措置とは、第三者が電子ファイルの内容を変更・削除できないよう措置を講ずることです。内容の変更や削除ができないシステムを使って契約書を作成する、または内容の変更や削除の履歴を確認できる機能が付いたシステムを使うことで、要件を満たせます。
また、令和2年に行われた改正によって、本人性の担保も新たに加わりました。電子署名を行った人が契約の当事者であることを証明する措置を講ずる必要があります。
電子契約を進める前に、相手方に承諾を得なければならない項目があります。
契約書のやり取りはパソコンからメールやサービスを通して行うか、契約書を記録媒体に入れて交付するかのどちらかを確認する必要があります。相手方にどちらがいいか確認したうえで対応しなければならないので、事前に話し合っておきましょう。
また、ファイルの記録方式について承諾を得ておくことも大切です。2点を説明し、先方の承諾を得ることで電子契約を進められます。
建設業では、公開鍵暗号方式による電子署名が採用されています。公開鍵暗号方式とは、2つの鍵を使って文書の暗号化と復号を行うものです。鍵公開暗号方式の仕組みは以下の通りです。
公開鍵は文書を暗号化するもの、秘密鍵は文書を復号する際に使われます。暗号化された文書は、鍵の所有者でなければ復号できません。第三者が文書を入手しても、内容がわからず電子署名もできないため、本人の信頼性を高められるでしょう。
建設業での電子契約が法的に認められているものの、電子ファイルでのやり取りができるか不安、システムを使いこなせないなどの悩みにより、デジタル化に踏み切ることができないとお考えの方も多いかと思います。
ここでは、電子契約の導入に迷っている方に知っていただきたいメリットを解説します。
書面契約から電子契約に切り替えることで、契約におけるコストを大幅にカットできます。書面契約をする際は、文書の印刷にかかるインク代・紙代・印刷費用がかかります。発注者が遠方に住んでいる場合は文書を郵送しなければならず、郵送費用も発生するでしょう。
一方で電子契約はメールやサービスを通じて締結するので、印刷にかかる費用や郵送代はかかりません。ただし、電子契約サービスの利用料金がかかるので、どちらのほうが費用を抑えられるかを計算したうえで導入することが大切です。
書面契約は、文書の作成や印刷だけでなく、相手方と都合をあわせて契約締結の場を設けなければなりません。文書を郵送する場合は郵便局に足を運ぶ手間もあるので、社員負担も重くなるでしょう。
契約業務を進めている間は、通常業務が滞るため、業務効率が低下します。契約数の多い企業はより負担がかかります。
一方で電子契約は、作成した文書をメールやサービスから送信するだけなので、相手方との契約の場を設けたり、郵送したりする手間が省けます。契約締結もネット上で行えるので、社員の手間を減らし、業務効率化を図ることが可能です。
電子契約のサービスを活用すれば、契約書の紛失や漏洩を防げるため、コンプライアンスの強化にもつながります。コンプライアンス強化につながる機能は以下の通りです。
電子契約サービスの閲覧制限機能を使えば、文書別に閲覧権限を持つ人を設定できます。設定後は限られた人のみが文書を確認できます。第三者が文書を自由に閲覧したり、内容を確認したうえで漏洩させるトラブルを防げるでしょう。
社内に共有したい文書があるけれど、社員の誤操作によって文書内容が変更されないかが不安という場合には、役割設定の機能がおすすめです。上層部や文書作成者に管理者を設定し、そのほかの社員には閲覧を設定することで、誤操作を防げます。設定できる役割にはさまざまなものがあるため、ユーザー別に適切な役割を設定しましょう。
契約書の電子化を実施するなら、電子契約サービスを導入しましょう。ここでは、電子契約サービスとはどのようなものかを、サービスの利用料金や選び方と一緒に解説します。
電子契約サービスとは、電子契約に関連するさまざまな機能を備えたサービスです。現在、多くの企業が電子契約サービスを導入しています。
もちろん、このようなサービスを導入しなくても、作成した文書をメールでやり取りすれば契約を締結することは可能です。しかし、セキュリティ面に不安が残るだけでなく、文書管理に使うフォルダの作成や保管するサーバーも用意しなければならないので、手間がかかるでしょう。
しかし電子契約サービスであれば、文書の保管機能が備わっているため、自社側で用意する保存環境を整える必要はありません。本人性を担保できる電子署名機能も付属しているため、発注者・受注者双方が安心して契約を締結できます。
第三者による電子署名のなりすまし、文書を安全に管理するセキュリティ機能も付いているため、サイバー犯罪への備えもできるでしょう。
電子契約サービスを利用する際は料金が発生するため、無理なく払える予算を設定しておくことも大切です。主な電子契約サービスの利用料金は以下の通りです。
 GMOサイン |  クラウドサイン |  freeeサイン |  ジンジャーサイン |  BtoBプラットフォーム 契約書 | |
|---|---|---|---|---|---|
| 無料プラン | (1ヶ月) | ||||
| 有料プラン (税込) | 月額9,680円 | ・Light：月額11,000円 ・Corporate：月額30,800円 ・Business：要問合せ ・Enterprise：要問合せ | ・Starter：月額7,180円 ・Standard：月額35,760円 ・Advance：要問合せ ・Enterprise：要問合せ | 月額300円×ユーザー数 | ・シルバープラン：月額10,000円～ ・ゴールドプラン：月額30,000円～ |
| 公式サイト | 公式サイト | 公式サイト | 公式サイト | 公式サイト |
サービスによっては、複数のプランが用意されています。選ぶプランに応じて使える機能が異なるため、電子契約に必要な機能が含まれているかを事前に確認することが大切です。
ジンジャーサインはユーザー数に応じて料金が異なります。具体的な料金を知りたい方は、見積もりを依頼してみましょう。
プラン数が1つしかないGMOサインは、月額9,680円で用意されているすべての機能を使えます。
使いたい機能にあわせてプランを選ぶ必要がないため、シンプルな料金体系を希望する方におすすめです。
電子契約サービスを選ぶ時にチェックしておきたいのが、費用対効果の高さとセキュリティ機能です。
価格が安くても、契約に必要な機能が含まれていなければ意味がありません。反対に、価格が高くても機能を使いこなせなければ、払った分だけ損をしてしまいます。自社が電子契約に使う機能が含まれており、機能に見合った価格設定がされているサービスを選ぶことが大切です。
電子契約で懸念される文書の改ざんや漏洩、第三者によるなりすましなどの被害を防ぐには、セキュリティ機能が充実しているサービスを選ばなければなりません。サービスによってセキュリティ環境が異なるため、ホームページから安全性への取り組みを確認しておきましょう。
建設業における電子契約は、平成13年4月に施行されたIT書面一括法で解禁されています。電子契約の導入により、契約にかかるコストや手間を大幅にカットできるため、契約業務の負担にお悩みの方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
GMOサインでは、電子契約に必要な機能だけでなく、セキュリティを高めるオプション、業務効率化を図るオプションなどをご用意しております。
初めて電子契約を導入する方を支援するセミナーや勉強会も実施しているため、システムの使い方に不安がある方もご相談ください。導入後、迅速に電子契約を進められるようサポートいたします。
GMOサインは導入企業数“No.1”の電子契約サービスです。個人事業主から大企業まで幅広く導入されています。また、業種を問わずさまざまな場面で活用されています。
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