電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？役割や導入方法、発行手続を詳しく解説！付与時の注意点も紹介

近年、ペーパーレス化の流れが進展しており、これまでは紙で作成し保存していた書類も、電子化されるようになってきました。契約書など外部とやり取りする書類に関しても電子化が進んでいます。まだ、紙の書類を使用している事業者においても、近々電子化したいと検討している場合も多いでしょう。

紙の書類の電子化に関しては、電子帳簿保存法という法律で規定されており、書類の電子化や電子契約の導入をするには、電子帳簿保存法の内容をよく把握しておかなければなりません。また、電子帳簿保存法では、タイムスタンプが重要な役割を果たしています。タイムスタンプの仕組みについて理解しておくことも大切です。

本記事では電子帳簿保存法とタイムスタンプについて解説していきます。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿書類を電子化する際のルールについて規定されている法律です。施行されたのは1998年で25年近くも経過しています。現在までの間に何度も改正が行われてきました。

電子帳簿保存法は、次のような書類を電子化して保存する場合が対象になります。

・国税関係帳簿
・決算関係書類
・取引関係書類
・電子取引

国税関係帳簿というのは、総勘定元帳や仕訳帳、売掛帳、買掛帳などです。決算関係書類というのは、損益計算書や貸借対照表などを指します。

取引関係書類は、見積書や注文書など、取引先と普段のやり取りで交わす書類です。電子取引は、電子メールなどで授受した契約書や請求書、領収書などを指します。

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの役割

電子帳簿保存法に基づいて電子化する書類の中には、タイムスタンプの付与が必要なものもあります。では、タイムスタンプとはそもそも何を指すのか、どのような役割を果たすものなのか見ていきましょう。

電子データが作成された日時を証明する

紙で作成された書類も電子化された書類も、日付が記載されています。しかし、本当に記載されている日付の日に作成されているとは限りません。実際の作成日と記載されている日付が違っていると不都合が生じることもあるでしょう。

そこでタイムスタンプが必要になります。タイムスタンプは、電子データが作成された日時を記録するためのものです。

タイムスタンプは、時刻認証局（（TSA：Time Stamping Authority）という第三者機関がユーザーの電子文書に付与し、電子文書にタイムスタンプが付与された時点で、以降はその電子文書が改ざんされていないことを証明できます

電子データが改ざんされていないことを証明する

電子データは、容易に改ざんができてしまいます。紙の書類と違って、文字を消した痕跡などは残りません。そこでタイムスタンプが改ざん防止の役割も果たしています。

電子文書に付与されるのは、時刻情報とハッシュ値というものです。ハッシュ値とは、ハッシュ関数をもとにした数値で、1文字でもデータが変わると生成されるハッシュ値はまったく異なったものになります。

そのため、ハッシュ値が一致することで、電子文書がタイムスタンプ付与時点から改ざんされていないことを証明できます。

タイムスタンプの導入方法

タイムスタンプを導入する際には主に次のような方法があります。

時刻認証局と契約する

時刻認証局というのはタイムスタンプを発行している機関のことです。正式には時刻認証業務認定事業者という名称で、TSAと略されたりタイムスタンプ局と呼ばれたりすることもあります。

時刻認証局は、総務大臣の認証を受けた上で登録されています。具体的には次の業者です。

・GMOグローバルサイン株式会社
・セイコーソリューションズ株式会社
・三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社
・アマノ株式会社

これらの業者と契約することで、タイムスタンプの発行を受けられます。契約する場合には料金がかかり、料金体系は各時刻認証局により異なります。タイムスタンプを付与する頻度などを考慮して、自社のニーズにあった時刻認証局やプランを選ぶようにしましょう。

タイムスタンプに対応しているシステムを導入する

電子契約システムや会計システムなどでは、タイムスタンプに対応しているサービスも多数あります。タイムスタンプに対応しているシステムを利用している事業者なら、時刻認証局と直接契約していなくてもタイムスタンプを付与できます。

ペーパーレス化に取り組むのであれば、電子契約システムを利用するとより便利になるため、タイムスタンプに対応しているシステムを導入することで、電子帳簿保存法を遵守しつつ業務効率化を図ることが可能になります。

＼ タイムスタンプに対応している電子契約システム ／

Adobe社のAcrobatやAcrobat Readerを利用する

Adobe社のAcrobatやAcrobat Readerは、PDFファイルを閲覧したり編集したりするソフトです。無料で利用できてタイムスタンプを付与する機能も備わっています。

タイムスタンプの発行方法

タイムスタンプを発行するときの手順について見ていきましょう。

2022年の電子帳簿保存法の改正でタイムスタンプの扱いが変更

電子帳簿保存法は何度も改正されていますが、2022年の改正はタイムスタンプに関する内容が含まれており特に重要です。また、2023年末まで猶予期間が設けられていましたが、2024年1月から電子データ保存が義務化されています。では、タイムスタンプに関しての改正内容を見ていきましょう。

タイムスタンプの付与期間の緩和

電子取引の際に付与するタイムスタンプに関して、以前までは書類の種類によって期間が異なり、最短のものは概ね3営業日以内と非常に短い期間となっていました。しかし、今回の改正ですべての書類で2ヶ月と7営業日以内に統一され、大幅に緩和されています。以前と比べて、電子取引を行いやすい環境になりました。

スキャナ保存の扱い

改正前までは紙で作成した国税関係書類をスキャナーで読み取って電子化する際には自署が必要でした。あらかじめ手書きで自分の名前を記入していなければならないというものです。しかし、今回の改正で期間内にタイムスタンプが付与されていれば自署が不要になりました。

タイムスタンプ不要で訂正や削除が可能に

改正前までは、電子化した後の書類の記載内容を変更する際には、変更時にタイムスタンプの付与が必要でした。主に、書類の改ざんを防止するのが目的です。

一方で、システムによっては、電子データに訂正を加えたり削除しりしたときには、その内容を確認できるものもあります。そのような電子契約システムや会計システムを利用している場合には、訂正や変更の際にタイムスタンプが不要になりました。

タイムスタンプを付与する際の注意点

電子データにタイムスタンプを付与する際には、次のような点に注意が必要です。

原本を残しておく

タイムスタンプの付与を済ませたら、それで安心してしまう人も多いでしょう。しかし、その後はタイムスタンプを付与した電子データをきちんと保管しておかなければなりません。削除してしまうことがないように注意しましょう。

税務関係書類や契約書などは、後から内容を確認する機会も多いです。削除してしまうと内容の確認ができなくなってしまいます。

また、紙の書類をスキャナ保存した場合には、すぐに紙の原本を破棄しても法律上は問題ありません。しかし、手元に紙の原本がないと不便な場合もあるため、スキャナ保存後も社内で保管期間を定めて保管しておくのが無難です。

期間内に早めに対応する

法改正によりタイムスタンプを付与しなければならない期間が大幅に延びて、あまり急ぐ必要がなくなりました。しかし、期間が長いと先延ばしにしてしまいがちで、そのまま忘れてしまうおそれもあります。ですから、ギリギリに対応するのではなく、できるだけ早めに対応しておきましょう。

費用がかかる

タイムスタンプの導入のために時刻認証局と契約する方法、または対応しているシステムを導入する方法を採る場合には、費用がかかります。また、会計システムや電子契約システムにより費用に差があります。費用や機能を比較した上で決めることが大事です。

権限のない人が操作してしまう可能性

権限のない人が操作した場合でも、タイムスタンプは付与できてしまいます。一方で、契約の相手からすれば、操作している人に権限があるかどうかなど、他社の事情はわかりません。万が一、権限のない人が操作してタイムスタンプを付与すると、後々にトラブルの原因になる可能性があるため注意しましょう。

タイムスタンプについてよく理解しペーパーレス化を進めよう

社内の書類を電子化するにあたっては、電子帳簿保存法によりタイムスタンプを付与しなければなりません。タイムスタンプを付与することで、作成日時が分かり電子文書の改ざんができなくなる仕組みです。

タイムスタンプを付与するためには、時刻認証局と契約する、タイムスタンプに対応しているシステムを利用するなどの手段があります。

また、電子帳簿保存法の改正によりタイムスタンプの付与に関して条件が緩和され、以前よりペーパーレス化に取り組みやすくなりました。しかし、タイムスタンプの扱いに関しては、期間内に対応することや不正防止など注意すべき点もあります。

タイムスタンプの仕組みについてよく理解した上で、ペーパーレス化を進めていきましょう。