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これまで紙の契約書で取り交わしていた契約締結ですが、現在では多くの企業で電子化が普及しています。電子契約の市場規模やシェア率は年々増加していて、紙の契約書を使った契約締結は減少しつつあるのが現状です。ただ、いまだに紙の契約書を使う企業もあり、ここ数年は紙から電子化への過渡期ともいえるでしょう。
本記事では、現時点での電子契約の市場規模やシェア率と電子契約に移行できない要因を見つつ、スムーズに電子契約に移行するためのポイントを解説します。電子契約導入を検討している企業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
2022年10月27日、株式会社アイ・ティー・アールが発表した「電子契約サービス市場規模推移および予測」によると、2021年度の売上金額は157億2,000万円です。この数字は2020年度と比べ、56.1%増と大幅な増加となっています。
また、同調査では2022年度には2021年度比で46.1%増、さらに2026年度の売上金額は453億円になると予測しています。
2022年5月に法改正により不動産取引においても電子契約が可能になり、さらに自治体で電子契約の実証実験も実施されていることなどが、増加予測の理由です。また、インボイス制度導入により電子請求が急速に進んだことも、影響しているでしょう。
不動産業や自治体以外でも、電子契約を導入する企業は急速に増加してます。2023年10月25日にペーパーロジック株式会社が発表した「【2023年度版】電子契約定点調査」によると、電子契約を導入しているとした企業は全体の73.2%です。この数字は、2022年の同調査に比べ3%の増加となっています。
また、電子契約を導入している企業のなかで、全社で導入していると回答したのは85.9%となりました。そして電子契約を導入していない企業で、42.1%が今後導入したいと回答しています。この数字からも、今後電子契約はさらに普及していくと予測できるでしょう。
ちなみに電子契約を導入した理由でもっとも多かったのは「テレワーク対応のため（66.2%）」、次いで「業務効率化・生産性を高めるため（57.7%）」「印紙税削減のため（32.4%）」となっています。
ここまで、電子契約の市場規模やシェア率を見てきました。現時点でも多くの企業が電子契約を導入し、今後さらに増加していく可能性はかなり高いでしょう。その反面、電子契約を導入していても実際には紙の契約も継続しているケースも少なくありません。
2024年3月5日、Sansan株式会社が発表した「紙の契約書に関する実態調査」によると、電子契約を導入していると回答したのは全体の70.9%です。しかし、頻繁（5割以上）に紙の契約書を使っていると回答したのは電子契約を導入していると回答した70.9%よりも多い76.1%となっています。
業界別にみると、2022年5月に法改正があった不動産業（建設業含む）が88.1%、次いで卸・商社が88.0%、運輸・物流が81.4%です。2022年10月の時点で不動産業において取引の電子化が可能となったため、電子契約の普及が進むと予測されていました。しかし、この調査結果によると、業界によっては思うように電子化は進んでいないのが実情です。
前述したSansan株式会社が発表した「紙の契約書に関する実態調査」では、電子契約を導入しつつも紙での契約締結を行う理由として次のような点が挙げられています。
契約締結は自社だけで完結させられないため、契約相手である相手側から紙の契約書を求められてしまえば、電子契約の締結は行えません。
前述と同様に、取引先が電子契約を導入していなければ、自社が電子契約を求めても応じてはもらえず、紙による契約となります。
＼ 取引先が電子契約を導入していなくてもOK ／
2022年5月の法改正により、不動産取引は電子契約が認められました。しかし、2024年5月現在、「事業用借地権設定契約書」「農地の賃貸借契約書」「任意後見契約」については、書面による締結が必要です。特に一般的な企業では、「事業用借地権設定契約書」を行うケースはありえるため、この契約締結においては、紙での契約は行うことができません。
（事業用定期借地権等）
第二十三条 専ら事業の用に供する建物（居住の用に供するものを除く。次項において同じ。）の所有を目的とし、かつ、存続期間を三十年以上五十年未満として借地権を設定する場合においては、第九条及び第十六条の規定にかかわらず、契約の更新及び建物の築造による存続期間の延長がなく、並びに第十三条の規定による買取りの請求をしないこととする旨を定めることができる。
２ 専ら事業の用に供する建物の所有を目的とし、かつ、存続期間を十年以上三十年未満として借地権を設定する場合には、第三条から第八条まで、第十三条及び第十八条の規定は、適用しない。
３ 前二項に規定する借地権の設定を目的とする契約は、公正証書によってしなければならない。
引用元：借地借家法 | e-Gov法令検索
ペーパーロジック株式会社の「【2023年度版】電子契約定点調査」では、電子契約を導入したくない理由として次のような回答が上位となっています。
新たなシステムや制度を導入する際には、少なからず導入の手間やコストがかかります。電子契約も同様で、システムの選定や予算の策定などの手間やコストを懸念し、既存の紙契約を継続してしまうケースも少なくありません。
電子契約を導入するメリットが理解できていないため、変更不要との判断になるケースもあるようです。導入を推進する担当者による社員への周知を徹底しないと普及は進まないでしょう。
導入しても運用が定着するかどうかは「全社で電子契約を積極的に普及させていこう」という意識改革にかかっています。競合が導入しているから、予算が取れたからといった理由だけで導入しても運用は定着しません。
まだ電子契約を導入していない企業はもちろん、導入しているものの紙での契約締結のほうが多いといった企業は電子契約のメリットを十分に生かせていないのが現状です。
電子契約を導入し、積極的に活用していくためには、まず電子契約導入によりどのようなメリットが得られるかを理解することが欠かせません。ここでは、電子契約導入・運用によって得られる主なメリットを解説します。
電子契約の導入により、契約業務自体はもちろん、契約書の保管や管理業務の効率化も果たすことが可能です。
契約業務に関しては取引先へ訪問する、契約書を郵送するといった手間を省くことが可能です。契約書は作成後、取引先に確認してもらい、問題がなければ署名捺印をして返送してもらう必要があります。しかし電子契約であれば、クラウド上で確認、署名捺印が可能です。
また、紙の契約書に比べ容易に検索が可能ですから、契約書を探す手間も省けます。さらに更新時期に自動でアラームを出す設定にしておけば、契約切れのリスク低減も可能です。
実際、前出の「紙の契約書に関する実態調査」でも、紙の契約書管理に課題を感じていると回答したうちの41.1%が「期限管理ができていない」ことを挙げています。契約書管理の実態についても、50.3%が契約の期限管理に必要な台帳作成が徹底できていないと回答。契約書を探すだけで一人あたり10時間のロスが発生しているとしています。
電子契約を導入すれば、こうした手間が軽減され、大幅な業務効率化が実現するでしょう。
電子契約の導入により、自宅や外出先からでも契約書の作成や確認、署名捺印が可能となるため、多様な働き方が実現可能です。
紙の契約書の場合、作成や確認、署名捺印はすべてオフィスで行う必要があるため、そのためだけに出社しなければなりません。電子契約であれば出社することなく全ての契約業務が行えるため、テレワークの導入もしやすくなります。
業務効率化や多様な働き方が実現すれば、本来取り組むべき業務にかける時間を確保できるようになり、生産性向上や新規事業創出などの可能性も高まります。
また、紙の契約書で何度も取引先とやり取りをする時間がなくなれば、早い段階で契約締結が実現し、早期の取引が可能です。その結果、競合に先を越されてしまうリスクも軽減され、利益の向上も期待できるでしょう。
電子契約は紙の契約書のように印刷、郵送といったコストがかかりません。また、課税文書にかかる印紙税も電子契約は電子文書での契約となるため非課税となり、印紙税の支払い義務もなくなります。
そのほかにも、前述したように契約書の作成や確認のためにオフィスに出社する必要がありません。その結果、テレワークや外出をしている社員の交通費削減にもつながります。
電子契約では、すべてのやり取りが記録として残ります。そのため、情報漏洩や内容の改ざんが起きるリスク低減が可能です。また、仮に情報漏洩や改ざんが起きたとしても、ログのチェックにより犯人を特定できます。
さまざまなメリットを持つ電子契約の導入・運用をスムーズに進めるには、現在、導入を阻んでいる要因を一つずつ取り除くことが重要です。ここでは、導入や運用を阻んでいる課題を解消するためのポイントを解説します。
業務効率化やテレワークの導入、コスト削減など、なぜ電子契約を導入するのかの目的を明確化します。漠然と取引先が電子契約を求めてきたからといった理由だけで導入しても社内で普及は進みません。
むしろ特定の取引先以外は紙の契約となり、契約業務の管理がより煩雑化するリスクもあります。
電子契約は、現場の当事者が積極的に取り組まないと社内での普及も進みません。当事者に積極的に電子契約に移行してもらうには、メリットの周知が必須です。
これまでの業務と比較して、何がどのように効率化されるのか、電子契約により自身にどういったメリットがあるのかを勉強会やセミナーで社員に周知しましょう。メリットを理解できれば、現場への導入もスムーズに進めやすくなり、自然と社内で拡大していく可能性も高まります。
契約業務は自社だけではなく、取引先の協力も欠かせません。そのため、社内だけではなく取引先に対しても、電子契約のメリットや必要性を伝え、導入してもらえる体制を構築する必要があります。
電子契約はいきなり全社で始めても成果を上げるのは困難です。まずは一部の部署で導入し、成功体験を積上げていく必要があります。
具体的には、電子契約を求めている取引先が多い部署から始めるのがおすすめです。また、とりあえず社内稟議などで電子契約サービスを利用してみるのもよいでしょう。社内稟議であれば、取引先の了承も必要もなく、電子契約のメリットを理解するうえでも高い効果が期待できます。
年々、市場規模やシェアを拡大しつつある電子契約。しかし、まだ導入していない、導入していても紙の契約のほうが多いといった企業も少なくありません。その理由としては、取引先の要請もあるものの、電子契約をしっかりと理解していないケースも多いようです。
まず電子契約の概要を把握し、自社の課題解決に電子契約がどのような効果を発揮するのかを理解することから始めてください。そのうえで、最初から全社で導入するのではなく、一番導入しやすい部署に導入し、小さくても成功体験を積み上げていくことが必要と考えましょう。
実際に成果が上がるとわかれば、ほかの部署の社員も興味を持つようになり、スムーズに全社導入へとつなげることが可能です。
また、もう一つのポイントとなるのは、適切な電子契約サービスの選定です。具体的には「お試しプランがある」「導入・運用のサポート体制が充実している」など、自社のニーズにあったサービスを選ぶようにしましょう。
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