GMOサインは導入企業数“No.1”の電子契約サービスです。個人事業主から大企業まで幅広く導入されています。また、業種を問わずさまざまな場面で活用されています。
無料プランは毎月5件送信することができ、さらに⽂書テンプレートやアドレス帳機能などの豊富な機能を標準搭載しています。しかも期間の制限がないので永年無料で利用可能です。
有料プランは月額9,680円 (税込) のシンプルワンプランでわかりやすく、多彩な便利機能を搭載しながら、送信料は110円 (税込) と業界最安値クラスです。他社サービスと比較しても圧倒的なコスパの良さです。
コロナ禍の影響などを受け、ハンコ文化の日本でも、多くのビジネス書類が電子化されています。電子帳簿保存法に代表される法整備も始まっており、多くの企業がその準備を始めています。
電子帳簿保存法の対象は、会計や経理に直結する領収書や請求書だけではなく、契約書類も含まれます。印紙代節約の観点から、すでに電子化している企業も多くあります。当記事では契約解除通知書を例に挙げ、電子契約書について解説します。
契約書を交わせば、双方に法的拘束力が発生します。契約は原則として、口頭でも成立し、解除も口頭で可能です。しかし、契約締結時に契約書を交わすように、解除時の際にも契約解除通知書を作成します。また、よく似たものに契約解除合意書という書類もあります。
さらに、最近では電子帳簿保存法の改正により契約書の電子化にも注目が集まっています。電子帳簿と聞いてイメージするのは領収書や請求書で契約書は関係ないと思いがちです。しかし、契約書も電子帳簿保存法の対象となっています。
本項では、契約解除通知書と契約解除合意書の違い、そして契約解除通知書に必要なものについて解説します。
契約解除合意書は合意という言葉の通り、契約書を交わした双方が同意のうえ解除する書類です。一方、契約解除通知書はその名の通り通知のため、契約当事者の一方が相手方の同意なく契約解除を通知します。
このように、契約解除通知書と契約解除合意書はどちらも交わした契約書を無効にするという目的は同じです。しかし、お互いが同意したうえでの契約解除と一方的に契約を破棄したい場合の契約解除で、意味合いや解除に関わる書類が異なります。
そこで問題になるのが一方的に契約解除した場合の契約解除通知書の書き方です。もともと契約解除は同意のうえで行うのが理想なため、契約解除通知書の利用は避けたいところです。また、契約解除通知書よりも契約解除合意書の方が、双方が合意のうえで契約を解除していることから、後のトラブルを引き起こしにくいといえます。
契約内容に従って業務を行っても、当初の目的を達成できない場合もあり得ます。このような場合、契約書通りに業務や契約内容を遂行してもうまくいくはずがありません。また、将来的に損害を受ける可能性すらあります。そのような場合は、契約解除を相手方の同意なく通知できることを知っておきましょう。
契約解除の理由を洗い出す前に、大前提として確認しておくべきことがあります。それは、現時点で契約書のどの段階にあるのか確認しておくことです。特に工事などは工程があり、工程ごとに請負金額が記載されているような場合もあるため、注意しなければなりません。
なぜ契約解除したいにもかかわらず、契約書の内容を確認しておいた方が良いのでしょうか。それは契約書で、契約解除ができる場合とできない場合が記載されているケースがあるからです。さらに、損害金の記載がされていることも珍しくありません。そのため、契約内容を確認しておかなければ、解除通知書を送っても契約解除が認めらえない場合もあり得ます。
一方的に契約解除するのですから、相当な理由があるはずです。理由なく、一度締結した契約は解除できません。また、契約解除理由が法的に妥当性のあるものかどうか、トラブル回避のために証明しなければなりません。契約解除通知書に記載すべき事項でも特に重要なのは、解除理由と解除する契約の種類です。この重要な2つの項目について次項から解説を行います。
解除には、「なぜ契約解除したいのか」という理由が必要です。どのような契約であれ理由なく解除はできません。解除理由についてしっかり明記されていることが契約解除通知書における最低限の条件です。しかし、契約期間や契約に至るまでの経緯での不満などもあります。
商談中は気にならなかったことでも、あとから冷静になれば「必要ないかな」と思うこともあるでしょう。そのような「必要ないかな」と思った理由を契約解除通知書に記載します。重要な取引先のため、その場で断ることができなかった、など営業をしていればよく聞く話です。しかし、後から解約できなければ請け負った側が不利になってしまいます。不利にならないためにも、明確な解除理由は必要です。
契約解除する理由は、前述の通り契約者によりさまざまです。しかし、解除したい理由があっても、どのように表現すればよいのか分からない方もいるでしょう。とはいえ、理由は明確に存在するはずですから、そのまま理由を相手に伝えれば良いのです。これは電子契約書でも紙の契約書でも同じです。
一般的によく知られている契約を例に、契約解除通知書の文書例を紹介します。契約ごとに異なった文章となるため、しっかりと把握してください。
家を借りるときに取り交わす賃貸借契約書や通信販売で購入した場合に利用できるクーリングオフ制度、副業などで利用機会の増えた請負契約書を例にご紹介します。
家を借りるときに取り交わすのが賃貸借契約書です。賃貸借契約の場合に多いのはオーナー側(貸主)からの契約解除通知書の作成です。ここではオーナー側からの契約解除通知書について解説します。
契約解除通知書に記載する事項は以下の通りです。
・通知日
・宛先
・オーナー氏名または管理会社の担当者名
・タイトル
・契約解除の理由
・契約期間の満了日
・賃貸契約を解除する物件名や部屋番号
・入居者氏名
クーリングオフは契約締結後でも一定期間であれば、無条件で契約の申し込みの撤回や解除ができる制度です。主に通信販売でよく利用される制度で、必要な項目は以下の通りです。
・契約年月日
・契約者名
・購入商品名
・契約金額
・クーリングオフの通知を発した日
請負契約といえば工事をイメージする人が多いのではないでしょうか。しかし、最近では副業や兼業で業務委託契約を結ぶ人も増えています。業務委託は、期間やプロジェクトごとで締結します。このような契約の場合、契約解除通知書に必要な項目は次の通りです。
・工事の場合は工事番号（解除したい請負契約が分かるもの）
・工事名（解除したいプロジェクトの名称など）
・工事場所（請負場所があれば記載）
・請負代金
・請負期間
契約解除通知には、実際の解除日までに猶予期間を設けます。一般的には「〇〇年〇月〇日から〇〇年〇月〇日」というように記載します。
契約日や通知日は、後にトラブルが発生したときに必ずチェックすべきポイントです。契約解除通知書の内容によっては、通知が認められる期間が決まっています。特にクーリングオフについては、購入した商品や契約した内容により、条件が異なってきます。期間については、通常契約書に記載があるため、これを確認しておきましょう。
契約解除の手順は難しいものではありません。しかし、紙で提出する場合でも、電子で通知する場合でも「契約解除通知書をいつ送ったか」が分からなければ、トラブルが発生したときの証拠能力として低くなってしまいます。では、それぞれどのように通知するのでしょうか。それぞれの方法は以下の通りです。
クーリングオフに代表されるように契約解除通知書は、簡易書留、もしくは特定記録郵便、内容証明郵便などの差し出した記録の残る方法で郵送します。いつ発送したか証拠を残すためです。この方法は電子では用いることができませんが、電子の場合は後述のタイムスタンプと電子署名で十分証明可能です。そのため、必ず紙でなければならないということはありません。また、無条件で解除できる期間は、契約の方法や契約の内容により異なりますので確認が必要です。
郵送できない電子媒体では、メールや電話で相手に送信したことを連絡します。さらに契約解除通知書を電子で発送した場合、電子署名とタイムスタンプの利用で実在性や非改ざん性を証明できます。今後は契約解除通知書も利便性の高い電子的方法の利用が増加するでしょう。また、契約解除通知書だけではなく、覚書も電子で作成が可能です。
電子契約書は印紙代が削減できます。印紙の貼付が必要なのは課税文書を用紙で作成し署名した場合です。そもそも電子は用紙がないので対象になりません。課税対象となる契約書について、用紙での作成を予定していない場合であれば、印紙は必要ないのです。また、印鑑の代わりに電子署名や電子印鑑、タイムスタンプを使用します。また、紙と異なり、劣化の心配がなく契約書が多い場合でも、検索が容易なため、簡単に見つけられます。
テンプレートの作成やアップロードの方法など、どのタイミングで誰が行うのか社内で決めておくのが良いでしょう。また、進捗の確認方法も決めておく方が良いでしょう。
ただし、以下の契約書は現時点では電子化が認められていないため、これらに関わる契約解除通知書は注意が必要です。
・任意後見契約書
・事業用定期借地権設定のための契約書
・農地の賃貸借契約書
・公正証書として任意で作成した契約書
電子化できない場合は、電子で契約書を作成しても良いという規定がないことと、公正証書が必要な場合です。
契約解除通知書を電子で作成する場合には、印鑑の代わりに電子署名を使用します。紙で契約解除通知書を作成する場合は「自分のものである」という証明をするために印鑑を押します。この印鑑の変わりが電子署名です。次項から簡単に電子署名について解説します。
電子契約書の場合、電子署名を交わすケースが増加します。紙の場合、すでに自分の名前が印字されている場合も多く、それを自分のものだと証明するときなどに印鑑を押します。同様に、自分が作成したもの(同意したもの)であるということを電子の場合でも証明しなければなりません。このとき使用するのが電子署名です。
電子署名により契約書が正しく同意されているものだと証明できます。ただし、改ざんされるリスクがあるのも事実です。そのため、電子署名とともに、タイムスタンプも一緒に使用することがほとんどです。
タイムスタンプは、その時点で確かに文書が存在していたことを証明するための役割を持っています。また、タイムスタンプがあることで、改ざんされていないことも証明されます
電子的方法による契約書作成にあたっては、どのように保管するか、進捗管理はどうするかなど事前に決めておかなければならないことが多々あります。しかし、日本特有のハンコ文化からは解放され、押印をもらうためだけに出勤するということは無くなります。
コロナ禍による生活様式の変更で、仕事の方法にも変化が現れました。これまでの印鑑による押印から電子署名や電子印鑑と呼ばれる電子的方法への転換も多く見られます。
契約書だけでなく覚書や契約解除通知書も、急速に電子化が進んでいます。電子的方法による契約書作成に関する知識を身に付け、効率的に業務を進めましょう。
無料で使える電子契約サービス２０社を徹底比較
電子契約サービス２８社を徹底比較
