情報資産とは？どこまで含まれる？具体例や種類、適切な管理方法を解説！取扱い上のリスクも紹介

近年では情報資産の重要性が叫ばれることが多くあります。情報資産にはさまざまなものがありますが、適切に管理していないと、取り返しのつかない事態にもなりかねません。これまで、情報資産の管理にあまり注力してこなかった企業でも、今後は情報資産の管理方法を見直してみる必要性を感じるようになるしれません。

ただ、どのようにして管理すればいいのかよく分からない人もいるでしょう。そもそも、どんなものが情報資産に該当するのか、認識あいまいな人も多いかもしれません。情報資産を適切に管理するには、情報資産の重要性や基本的な知識を知っておくことが大切です。本記事では情報資産が適切管理されていない場合に負うリスクや情報資産の分類、管理方法について解説していきます。

情報資産とは

情報資産というのは、企業が保有している自社や顧客、取引先などに関するデータのことです。企業が営業活動や生産活動などを行うと、少しずつ情報資産が蓄積されていきます。長年にわたって築き上げてきた情報は企業にとって非常に価値のあるものです。お金や人材などと並ぶものと捉えていいでしょう。

その一方で、情報は場合によってはただで手に入ることもあります。建物や備品のように物理的な形もありません。そのため、情報の価値が軽視されてしまうこともあるのです。会社によっては、情報資産の管理がおろそかになっているところもあるかもしれません。

情報資産が適切に管理されていない場合に負うリスク

情報資産の管理が重要なのは、外部に情報資産が漏洩しないようにするためです。もし、情報資産が適切に管理されておらず、外部に漏れてしまった場合には、次のようなリスクを負います。

信頼が失墜してしまう

情報資産の管理が適切に行われていないと、不正アクセスなどの被害に遭いやすくなります。そうなると、顧客情報や取引先と交わした契約書類なども流出してしまう可能性が高いでしょう。顧客からの信頼が失墜し、取引を継続できなくなってしまうこともあるかもしれません。

また、不正アクセスで顧客情報が流出したことがある企業は、新規の顧客獲得も難しくなる場合があります。

法的な責任を問われる

顧客情報の流出により、顧客が架空請求などの被害に遭ってしまう可能性もあるでしょう。顧客企業の方で対応をするために、正常に業務を行えなくなることもあるかもしれません。

そのような場合には、顧客情報を流出させてしまった側が法的責任を問われることもあります。被害を受けた顧客が多ければ、それだけ損害賠償額も多くなってしまうため、情報資産は適切に管理しなければなりません。

ノウハウが流出してしまう

長年にわたって積み重ねてきたノウハウが流出してしまうことも、情報資産の管理が適切に行われていない場合に起こり得るリスクです。長年のノウハウがあるからこそ、競合他社への優位性があり、売上や利益を上げられている企業も多いでしょう。

ノウハウが流出することで、競合他社への優位性が失われてしまいます。これにより、売上や利益が伸ばせなくなってしまう可能性もあるため、情報資産の管理には十分な注意が必要です。

主な情報資産の具体例

どのような情報が情報資産に該当するのか、具体例をいくつか見ていきましょう。

顧客情報

企業では自社の商品を購入した顧客やサービスを契約した顧客に関する情報を保有しているでしょう。法人の顧客であれば、会社名や担当者名、個人の顧客であれば氏名や年齢などの情報が情報資産に該当します。

また、顧客名簿そのものも情報資産の例の1つです。顧客名簿があれば、どのような属性の人が、商品やサービスを利用しているかが分かります。同業他社にとっては、そのような情報も十分に価値があるものです。

人事情報

人事情報というのは、自社の社員に関する情報のことです。会社では社員それぞれの氏名や年齢、生年月日、住所、入社年、役職、家族構成などの情報を保有しています。スキルや保有資格などの情報もあわせて記録している会社も多いです。個人情報の塊であるため、厳重に管理しなければなりません。

経営上の情報

経営上の情報は、主に事業計画書などが該当します。企業の経営に関わる情報であるため重要度は高いです。

財務情報

財務情報というのは。企業が決算の際に作成する書類に記載されている情報のことです。主に貸借対照表や損益計算書、キャッシュ・フロー計算書、株主資本等変動計算書などが該当します。企業の財務状況や経営状況が分かる情報が記載された書類です。

財務情報が記載された書類は、決算の際に税務署に提出する他に銀行から融資を受ける際にも提出を求められます。また、上場企業は決算書類を公開しなければなりません。非上場企業も一部の財務情報に関しては公開が義務付けられています。

公開されているものですから、社外に知られて困るものではありません。しかし、データの紛失には注意する必要があります。

技術ノウハウ

技術ノウハウは、製品開発やサービスの提供に活用されている技術に関する情報です。技術を売りにしている企業にとっては、非常に重要度の高い情報資産といえます。技術情報が外部に漏洩してしまったり、紛失してしまったりすると、今後の業績に大きく影響してしまうでしょう。そのため、技術ノウハウは厳重に管理しなければなりません。

営業ノウハウ

営業ノウハウは、企業の営業手法に関する情報です。営業ノウハウがあることで、売上を伸ばしている企業も多いでしょう。技術ノウハウと並んで、営業ノウハウも企業の業績を大きく左右します。流出や紛失がないように、厳重に管理しなければなりません。

ネットワーク情報やID、パスワード

企業内のネットワークやシステムを利用するためのIDやパスワードも情報資産の一種です。もし、ネットオークション情報が外部に漏洩した場合には、外部から不正アクセスされてしまう可能性もあります。もしそうなると、他の情報資産も危険に晒されてしまうでしょう。IDやパスワードは他人には絶対に知られないように管理しなければなりません。

また、IDややパスワードの場合、付与されている個人が自分で管理するという点で、他の情報資産とは異なります。各社員がIDやパスワードの重要性について理解することが大切です。

情報資産の記録媒体

情報資産は主に次のような記録媒体を用いて保存されます。

パソコンのHDDやSSD

パソコンのHDDやSSDにはさまざまな情報を保存します。顧客情報や人事情報、技術ノウハウなどもパソコンのHDDやSSDに保存しているケースは多いです。パソコンは情報資産の塊だと捉えておきましょう。

USBメモリやSDカード

情報資産を持ち歩く必要がある場合には、USBメモリやSDカードなどに保存することもあります。また、写真や動画などのデータの場合には、はじめからSDカードに記録することも多いです。

サーバーやクラウド

業務システムで使用するデータの場合には、サーバーやクラウドなどに保存します。サーバーやクラウドなら、どこからでもアクセス可能です。だからこそ、セキュリティ対策が特に重要視されます。

紙の書類

ペーパーレス化やデジタル化が進む以前までは、大半の情報資産は紙の書類で保管されていました。その名残もあり、現在でも紙の書類を作成して保管している企業は多いです。

情報資産の分類

情報資産のなかでも重要度はさまざまです。社外に漏洩すると会社へのダメージが大きい情報資産もあれば、影響はあっても限定的なものもあるでしょう。情報資産を適切に管理するためには、情報資産を重要度別に分類することが大切です。では、情報資産の一般的な分類について見ていきましょう。

公開情報

公開情報は一般的に公開しても問題ない内容の情報です。主にホームページなどで公開します。公開しているため、非公開の情報資産とほど管理の重要度は高くありません。しかし、一般の人から見ると、企業が公式に公開している情報のため正確性が求められます。誤った内容が含まれないようにするため注意が必要です。

社外秘情報

社外秘情報は、社内でのみ共有される情報資産のことです。一般に公開されていない情報資産のなかでは重要度はあまり高くありません。基本的に社内の人であれば、所属部署や役職などを問わず閲覧できます。ただし、社外に持ち出すことはできません。外部の人が来社するときなどには、目につかないところに置いておく必要があります。主に会議の議事録や顧客情報などが社外秘情報に該当するものです。

機密情報

機密情報は、社内の中でもごく限られた部署や役職の人だけで共有される情報です。情報資産のなかでも、特に重要度が高いものとして扱われます。厳重に管理されており、権限のない人は閲覧することができません。

情報資産の適切な管理方法

情報資産を適切に管理するためには何をすべきなのか、見ていきましょう。

情報資産管理台帳を作成する

情報資産管理台帳というのは、自社で保有している情報資産を一覧にして詳細情報とともに記録しておくものです。分類や管理部署、閲覧権限、保存媒体、登録日、保存期間などを記録しておきます。

情報資産管理台帳があれば、自社にどのような情報資産があるのか一目で分かるでしょう。万が一リスクに晒されそうになった場合でも、早い段階で気づき、対処できます。

情報資産へのアクセス権限を設定する

情報資産へのアクセス権限を設定しておくことで、アクセス可能な人が限定され、セキュリティを保てます。アクセス権限は業務で情報資産にアクセスする必要がある社員だけに付与するようにしましょう。

セキュリティ対策を行う

パソコンなどはインターネットに接続して使用するため、セキュリティ対策は必須です。セキュリティソフトを入れておきましょう。業務システムを選ぶ際にも、セキュリティ面をよくチェックしておくことが大切です。

たとえば、電子契約システムのGMOサインなら、IPアドレス制限や二要素認証、クライアント認証などを利用できます。ユーザーごとの権限の設定やフォルダや文書単位での閲覧制限も可能です。

バックアップを取っておく

データの流出への対策だけでなく、消失に備えた対策も講じておかなければなりません。定期的にバックアップを取っておけば、万が一データが消失してしまった場合でも復元できます。

また、バックアップは常に上書きをして取るのではなく、少し前のものをいくつか残しておくようにすればなお安心でしょう。

情報資産の管理を徹底しよう

情報資産は顧客情報や人事情報、技術ノウハウなどのデータのことで、ほぼ全ての企業が保有しています。重要度別に社外秘情報や機密情報などに分類して、適切に管理しなければなりません。情報資産の管理がおろそかになっていると流出などのリスクが高まります。情報資産が流出すると、顧客からの信頼が失墜したり損害賠償責任を負ったりすることもあるため、十分な注意が必要です。

これまで情報資産の管理にあまり注力してこなかった企業では、今からでも情報資産管理台帳を作成するなどして管理を徹底しましょう。