GMOサインは導入企業数“No.1”の電子契約サービスです。個人事業主から大企業まで幅広く導入されています。また、業種を問わずさまざまな場面で活用されています。
無料プランは毎月5件送信することができ、さらに⽂書テンプレートやアドレス帳機能などの豊富な機能を標準搭載しています。しかも期間の制限がないので永年無料で利用可能です。
有料プランは月額9,680円 (税込) のシンプルワンプランでわかりやすく、多彩な便利機能を搭載しながら、送信料は110円 (税込) と業界最安値クラスです。他社サービスと比較しても圧倒的なコスパの良さです。
紙の領収書や請求書をスキャナ保存する際や、インターネット上で電子取引をしたときには電子データの存在証明と非改ざん証明をするうえでタイムスタンプを利用し、付与する必要があります。しかし、タイムスタンプの要件は電子帳簿保存法が改正される度に変更されるため、どの電子データにタイムスタンプが必要なのかを把握するのは非常に困難です。また、経理担当としては、タイムスタンプの付与にかかる費用についても理解しておく必要があります。
そこで本記事ではタイムスタンプの付与にかかる費用や発行が必要な電子データの種類、付与方法についてお伝えします。
電子データにタイムスタンプを付与する理由は、電子データがいつから存在していたのか、作成されてから改ざんされていないかを証明する必要があるからです。
電子データは、紙文書に比べ容易に改ざんした痕跡を残さずに改ざんができてしまいます。これでは紙文書と同様の法的効果を維持できません。そのため、作成もしくは受領した電子データにタイムスタンプを付与することで、次の2点を証明します。
また、電子データにはタイムスタンプ以外に電子署名をする場合もあります。タイムスタンプが、「いつ」「何を」作成し、それ以降改ざんがないことを証明するものなのに対し、電子署名は「誰が」「何を」作成したかを証明するためのものです。
そのため、電子データを発行もしくは受領する際には、基本的に電子署名とタイムスタンプ両方の付与が必要になります。
電子データへのタイムスタンプの付与は、電子帳簿保存法によって義務づけられています。ただし、すべての電子データにタイムスタンプの付与が必要なわけではありません。政府は紙文書の電子化を推進するため、電子帳簿保存法やe-文書法の改正により、電子保存要件の緩和を進めています。
そして2022年1月1日から施行された改正電子帳簿保存法では電子データの保存方法である「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」、「電子取引」の保存方法があります。タイムスタンプが必要となるスキャナ保存、電子取引に関して改正は以下のとおりです。
紙で受領もしくは作成した領収書や請求書をスキャナやスマートフォンで読み取り電子データとして保存するスキャナ保存時のタイムスタンプ要件の改正点は次のとおりです。
2021年12月31日までは、領収書や請求書など国税関係書類を受け取ってから3営業日以内にタイムスタンプを付与し、保存しなければなりませんでした。しかし、2022年1月からは、最長で約2ヶ月と概ね7営業日まで緩和されています。
電子データを訂正もしくは削除した際、その事実や訂正・削除内容の確認ができるクラウドサービスを使ってスキャンした電子データを保存した場合、タイムスタンプ付与は不要になりました。また、訂正や削除ができないクラウドサービスに保存した場合も同様にタイムスタンプの付与は必要ありません。
ただし、この要件は入力期間内（約2ヶ月と概ね7営業日）にスキャン保存したことが確認できる場合に限ります。
引用元：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁
電子取引とは、請求書や領収書をPDF形式などでメールを使って送受信した、クラウドサービスで発行した、Webサイトからダウンロードした場合などを指します。電子取引時のタイムスタンプ要件改正点は、タイムスタンプの付与期間緩和で、その期間はスキャナ保存と同様に最長で約2ヶ月と概ね7営業日です。
引用元：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁
以上の改正により、タイムスタンプの付与が必要な電子データは、スキャナ保存と電子取引によって異なります。具体的には次のとおりです。
スキャナ保存した電子データにタイムスタンプ付与が必要なのは、電子帳簿保存法に対応していないクラウドサービスを利用した場合です。また、一度スキャンした紙文書を改めてスキャンする場合もタイムスタンプの付与が必要になります。
電子取引でタイムスタンプの付与が必要となるのは、次の3つの要件をすべて満たしている場合です。
タイムスタンプ付与にかかる費用を知る前にまずは、タイムスタンプを付与する方法について解説します。ここで注意しなくてはならないのは、タイムスタンプは自社で勝手に付与することはできない点です。
紙文書に押印する会社の日付印のようにパソコン上で電子データに日付が入ったスタンプを付与してもタイムスタンプとしては認められません。ここでは順を追ってタイムスタンプを付与する方法を解説します。
引用元：タイムスタンプの国による認定制度｜総務省
ただし、この方法でタイムスタンプの付与を行うのは、電子データ発行、受領担当者の負担増となってしまいます。そのため、実際にはタイムスタンプ付与機能がついた会計システムや電子契約システムを使い、電子データを作成した時点でタイムスタンプを付与するのが一般的です。
1つは、前項でも解説したようにタイムスタンプ付与機能がついたシステムの導入にかかる費用、そしてもう1つがタイムスタンプを実際に付与する際にかかる費用です。
ここでは、それぞれでかかる費用について解説します。
タイムスタンプを付与するシステムとしては、会計システムや電子契約システムなどと連動しているタイプが一般的です。
料金体系は、インストール型とクラウド型があり、インストール型の場合、自社のサーバーやパソコンにインストールして使用するため、システムを購入する費用がかかります。インストール型の場合、搭載されている機能により数千円、数万円から数十万円のものまでさまざまな種類が用意されています。そのため、タイムスタンプだけで検討するのではなく、システムを利用する目的や求める機能を検討する必要があるでしょう。
これに対しクラウド型は、毎月使用料金を支払って使用するタイプです。ただし、ここでかかる費用はタイムスタンプを付与するための費用ではありません。タイムスタンプを付与するためのシステムを購入もしくは使用するための費用です。
クラウド型は、どれだけ使っても費用が変わらない月額固定型と、使った分だけ支払う従量課金型の二つです。ただし、システムによっては導入時に別途、初期費用がかかる場合もあります。
これもシステム自体をどれだけ使用するかで決めることが重要です。タイムスタンプの使用だけで選択してしまうと会計や電子契約で必要以上に費用がかかってしまう場合があるため、注意してください。
タイムスタンプ付与にかかる費用も、システムにより異なるものの、おおよその相場は1回の付与につき10円程度です。ただし、システムにより、付与回数によって費用がかかるタイプと、月額固定料金で無制限に付与できる場合があります。そのため、付与回数により、自社に合ったタイプを選択するのがよいでしょう。
タイムスタンプを付与することで得られるメリットはいくつか考えられます。そのなかでも主なメリットは次の2点です。
紙文書の場合、年月日が記載された契約書に自署の署名と印鑑証明書のある実印を押印することで完全性を確保できます。これに対し、電子データは、印鑑証明書にあたる電子証明書の有効期限内に署名をすることでしか署名の有効性を証明できません。
しかし、電子データの場合、パソコン上で発行するため、パソコンの時計を改ざんすれば署名時刻はいくらでも変更ができてしまいます。つまり電子証明書に署名したとしても、それが電子証明書の有効期限内であったかどうかを証明することが極めて困難です。
そこで、契約の第三者である認定時刻認証業務提供事業者にタイムスタンプを付与してもらえば、電子署名生成時刻の証拠性を保証できます。
紙文書の改ざんは極めて困難なため、作成された内容を改ざんすることによって起こる不正リスクもそれほど多くはありません。これに対し、電子データは基本的に改ざんが容易なため、不正が起こるリスクは非常に高くなります。
しかし、タイムスタンプが付与された後に改ざんがあれば、すぐに検知が可能です。それは、タイムスタンプを付与する際に与えられるハッシュ値という値が、改ざんにより付与された時と値が変わってしまうからです。そのため、タイムスタンプを付与すれば、電子データの改ざん防止が可能になります。
タイムスタンプを付与する際には次に挙げる点に注意する必要があります。
タイムスタンプの付与ができるのは、総務大臣による認定を受けた事業者のみです。それ以外に事業者によるタイムスタンプは法的要件を満たしません。そのため、タイムスタンプ付与機能がついたシステムを導入する際、必ず総務省のWebサイトで確認してください。
改正電子帳簿保存法により、タイムスタンプの付与期間は約2ヶ月と概ね7日に緩和されました。しかし、緩和されたことで余裕を持ちすぎてしまい、付与期間を過ぎてしまう可能性も少なくありません。緩和されたとはいえ、基本的には作成もしくは受領した時点で速やかに付与することが重要です。
タイムスタンプの付与は改ざん防止に効果を発揮します。しかし、意図せず不正を行ってしまう可能性も少なくありません。たとえば1枚の領収書や請求書を2名以上がスキャンし、それぞれにタイムスタンプの付与をした場合、不正行為として場合によっては追徴課税が課されてしまう場合もあります。
そのため、タイムスタンプ付与に関する社内ルールを策定し、ミスを起こさないようにすることが重要です。
タイムスタンプとは、電子データがいつから存在していたのか、作成されてから改ざんされていないかを証明するために付与するものです。パソコンで作成する電子データは、紙文書に比べ、作成時間や内容の改ざんが容易にできてしまいます。そのため、第三者である認定時刻認証業務提供事業者にタイムスタンプを付与してもらうことにより、電子データの完全性確保が可能です。
タイムスタンプの付与にかかる費用は選択するシステムにより大きく異なります。選択のポイントはタイムスタンプ付与が必要な電子データを自社が月にどれだけ発行するかです。付与回数数が多くなければ、従量課金型がよいでしょう。付与回数が多ければ月額固定型がおすすめです。
また、タイムスタンプを付与するシステムとしては、会計システムのほか、電子契約システムの活用も検討しましょう。改正電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、電子契約からタイムスタンプの付与まで一括で進められます。
GMOサインの活用により、改正電子帳簿保存法に対応しつつ業務効率化による担当者の負担軽減し、スムーズな電子契約の履行、タイムスタンプの付与を可能にします。GMOサインはお試しフリープランもありますので、スムーズな電子契約、タイムスタンプの付与を検討されている際はまずはお試しフリープランへ登録されてみてはいかがでしょう。
＼GMOサインならタイムスタンプが無料／
無料で使える電子契約サービス２０社を徹底比較
電子契約サービス２８社を徹底比較
