PDFファイルに電子署名を行う方法・手順をどこよりも詳しく解説！注意点やポイント、電子サインとの違いも紹介

ビジネスでは取引先との売買契約、不動産取引契約、株式譲渡契約などさまざまな契約が行います。また、雇用契約や業務を行ううえでの秘密保持契約など社内においても企業と社員間での契約を行うケースは少なくありません。

従来、契約は書面を用いて契約内容を確認し、互いの合意のもとに対面もしくは郵送で契約書に署名もしくは記名押印を行っていました。しかし、電子契約が定着しつつある今、取り扱う書類が紙から電子データに変わったことで、電子署名が一般的になりつつあります。

本記事では、電子契約で一般的に使われるPDFに電子署名を行うやり方や手順、ポイントをお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。

電子署名の概要と仕組み

電子署名とは、電子契約を行う際、電子化された文書に付与する署名を指すものです。

2001年4月1日から施行された電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）において、手書きの署名や押印と同等に法的効力を持つとしています。

電子署名法の概要と認定制度について

電子署名法が平成13年（2001年）4月1日から施行され、電子署名が手書きの署名や押印と同等に通用する法的基盤が整備されました。
また、認証業務のうち一定の基準を満たすものは、国の認定を受けることができる制度が導入されました。

引用元：電子署名法の概要と認定制度について｜法務省

ただし、電子署名に法的効力を持たせるには、電子署名法第二条において署名を行う本人による一定の要件を満たさなければなりません。一定の要件とは次のとおりです。

一　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

二　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

引用元：電子署名及び認証業務に関する法律 | e-Gov法令検索

具体的には、電子署名が電子文書に署名を行う本人のみが作成できるもの、かつ署名作成者本人の意図に基づいて作成されたものであること。そして、電子文書の内容が改ざんされていないことが確認できるものであり、改ざんされた場合には、容易に発見できるものであることと定めています。

電子署名と電子サインの違い

電子署名と混同しがちなものとして、電子サインがあります。「署名」と「サイン」は基本的に同じ意味であるため、同じもので呼び方が違うだけと思われるかもしれません。しかし、「電子」がついた場合、両者は異なる意味を持ちます。

電子サインとは承認や署名、記名押印など紙の契約書で行っていた本人確認全般を指すものです。

電子署名も電子サインのひとつで、前述したように本人性や非改ざん性を確保できる技術を用いたものを指します。

電子サインでも暗証番号やメール認証により本人確認を行うものの、セキュリティ面においては、電子署名のほうが厳格に管理されるため、高い信頼性の担保が可能です。

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電子署名に法的効力を持たせる技術「電子認証」

電子サインに比べて電子署名が高い信頼性を持ち、法的効力を持つ理由は「電子認証技術」にあります。

電子署名を行う際、第三者によるなりすましや改ざんを防ぎ法的効力を持たせるには、電子認証局から発行される「電子証明書」が必要となります。この電子証明書を発行する技術が「電子認証（デジタル署名）」です。

紙の文書へ署名する場合、筆跡から本人であることの確認を行えます。しかし、電子文書の場合、自筆の署名であってもかんたんにコピーが可能です。

また、インターネット上でのやり取りは紙でのやり取りに比べると改ざんリスクも高くなります。しかし、電子認証の技術を使った電子署名を用いることで、リスクを軽減できます。

電子認証の仕組み

電子認証では、公開鍵暗号方式（PKI：Public Key Infrastructure）という暗号化技術が使われます。具体的な流れは次のとおりです。

公開鍵の証明書が有効であると確認できれば、署名を行ったのが署名者本人であり、署名した後、電子文書の内容を改ざんしていないことが証明されます。

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PDFに電子署名をするためのツールを選択する

PDFに電子署名をするためのツールは大きく2つあります。1つはAdobe社が提供するAdobe Acrobatを使う方法。もう1つは電子署名ツールを使う方法です。

Adobe Acrobatは作成した電子署名をそのままPDFに記載できるため、余計な手間がかからないメリットがあります。無料版と有料版が用意されていて、電子署名を行うだけであれば無料版でも可能です。

電子署名ツールにも無料のものと有料のものがあります。Adobe Acrobat同様、電子署名を作成するだけであれば無料のもので問題ありません。電子文書による契約書の作成や電子署名の管理など多様な機能を求める場合は、有料のものがおすすめです。用途に応じて自社に適したものを選択しましょう。

今回は、Adobe AcrobatまたはAdobe Acrobat Reader(以下Acrobat)を使って電子署名を行う場合のやり方について解説します。

デジタルIDを取得・作成する

Acrobatで電子署名を行うには、まずは電子証明書となるデジタルIDの取得をしなければなりません。具体的な手順は次のとおりです。

PDF文書に電子署名を付与する

デジタルIDを取得後、PDF文書に電子署名を作成します。具体的な流れは次のとおりです。

これで、PDF文書への電子署名付与が完了です。

作成した電子署名の編集方法

作成した電子署名は、何の編集もしていないため、名前以外に「署名地」「識別名」「ロゴ」「日付」「理由」「Adobeバージョン」「ラベル」のすべてが入った状態です。このなかから必要なものだけに変更する場合は次の手順で進めていきます。

証明書を書き出す

デジタルIDは電子署名における公開鍵の役割を果します。取引先が暗号化された電子文書を閲覧するための公開鍵が間違いなく署名者の登録したものかを確認するため、電子証明書の書き出しが必要です。具体的な手順を解説します。

証明書を読み込む

受取側として、署名者から送られてきた証明書を読み込む手順は次のとおりです。なお、電子証明書を開くためには受取側のパソコンにもAcrobatが必要となります。

これで送信された電子証明書の本文を閲覧できます。

電子署名の有効性を確認する

電子署名が有効であるか、文書の改ざんが行われていないかを確認するには、「検証」を行います。具体的な手順は次のとおりです。

より安全性の高い電子署名・電子契約には「電子印鑑GMOサイン」がおすすめ

電子契約が普及しつつある現在、電子署名は本人性や契約内容の非改ざん性を証明するためには欠かせないものの一つとなっています。今回紹介したようにAcrobatを利用すればスムーズに電子署名の作成から電子証明書の発行が可能です。

ただ、Acrobatの電子署名は、電子認証を認証事業者に依頼して取得するのではなく、署名者本人の作成したものであることを理解しておきましょう。

より効率的かつ安全に電子契約を行うのであれば、電子契約サービスの導入がおすすめです。

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