稟議書を電子化する方法やメリットを徹底解説！おすすめの電子契約サービスや活用方法も紹介

企業は基本的にチーム単位で業務を進めていきます。そのため、何か新しいことを始める、業務に必要なものを購入する場合などはチームでの合意を得たうえで進めていかなくてはなりません。稟議書はチームでの合意を得るために欠かせないもので、内容によりチーム内、経営層などに回覧し、承認を得るための書類です。

本記事では、稟議書の概要を見たうえで、作成する目的や具体的な承認プロセスをお伝えします。また、稟議書を電子化するメリットやポイントについても解説しますので、稟議の効率化を検討されている担当者の方はぜひ参考にしてください。

稟議書とは

稟議書とは、企業や官公庁などの組織内において、会議を開催する手間を省くための手段の一つです。新たな契約、購入、経費の使用など個人の権限では決められない事柄について、稟議をかけるための書類を作成し、関係者に回覧して承認を求めます。企業において稟議書が必要となるのは、社外向けと社内向けの大きく2種類に分けられ、それぞれの主な事柄は次のとおりです。

対外的手続きに関する主な稟議の内容

社内的手続きに関する主な稟議の内容

一般的な稟議のプロセス

一般的な企業での稟議プロセスは次のとおりです。

稟議書を作成する目的

企業が稟議書を作成する目的は主に次の3点です。

稟議内容の明確化

口頭だけでの稟議では、稟議内容が正確に伝わらないリスクがあります。また、文書がないとその場にいるものだけにしか情報が伝わらず、全体の承認を得られなくなる可能性もあるため、文書化し稟議内容を明確にしなくてはなりません。

承認業務の効率化

稟議すべき内容があるたびに会議を行って承認、決裁をするのは多くの時間と手間を要します。稟議書を作成し、回覧する形にすれば通常業務の合間に確認できるため、決裁に至るまでの時間と手間の大幅な効率化が可能です。

稟議内容の適切な管理

稟議書として文書が残っていないと、後になって稟議内容を確認する術がなくなります。誰が起案し、誰が承認したのかがわからないと責任の所在も明確にならないため、稟議内容を文書化し、適切に管理することが重要です。

稟議書を管理することの問題点

元々、稟議書は稟議の度に会議を行う手間を軽減するためのものでした。しかし、稟議書にはいくつかの問題点もあります。具体的には次のとおりです。

進捗状況の把握が難しい

稟議書は作成した後に回覧が始まると、今誰まで承認が行われているかの把握が困難です。なかなか決裁権限者の手元にまで稟議書が届かず、その都度、誰のところで止まっているかを確認しなければならず、大きな手間がかかります。

また、稟議書の所在がわかっても、承認すべき社員が出張や外出で社内にいなければ進行が滞ってしまいます。その結果、起案から決裁まで多くの時間を要してしまうのも大きな問題です。

稟議書の管理が煩雑になる

稟議内容が文書にまとめてあれば、後からの確認がしやすくなるものの、稟議書がたまってしまえば管理は煩雑になります。適切に保管していたとしても、管理担当者がいないと見つけるのに時間がかかるケースも少なくありません。

また、部署ごとにそれぞれ稟議書を保管管理するようになれば、その分のスペースも必要です。オフィスには稟議書以外の紙文書も多いため、文書を整理する棚が増え業務スペースを圧迫してしまう可能性もあります。

多様な働き方への対応が難しい

コロナ禍を経て、自宅やサテライトオフィスなどで業務を行うテレワークは新たな働き方の一つとして定着しつつあります。オフィスにいなくてもオフィスにいるのと同じように働けるのがテレワークのメリットです。しかし、稟議業務に関してはデメリットになりかねません。

承認作業を行うためにわざわざ出社しなければならなくなれば、テレワークの意味がなくなります。自宅とオフィスの往復が増え、本来やるべき業務の時間も取れなくなってしまうでしょう。多様な働き方に支障が出てしまうのは、早急に解決すべき稟議書の問題点です。

稟議書の問題点を解決する電子化のメリット

前述した稟議書の問題点を解決する施策としては、電子化がもっとも効果的かつ多くのメリットがあります。具体的には次のとおりです。

進捗状況の把握が容易になる

稟議書を電子化すれば進捗状況の把握が容易になります。部署ごとや内容ごとに電子化した稟議書をフォルダにまとめておけば、今どこまで承認が進んでいるかがすぐに確認可能です。稟議書を紛失するリスクも軽減し、スムーズな承認作業が実現します。

また、クラウドサービスの活用や社内サーバーをオフィス外からでも閲覧できる設定にすれば、出張や外出先からでも承認が可能です。これにより、起案から承認、決裁までにかかる時間の大幅な短縮が実現します。

稟議書を適切に管理できる

電子データのメリットの一つが検索性の高さです。物理的に稟議書を探す必要なく、自席でキーワードを入力するだけで容易に目的の稟議書を見つけられます。以前と同じ起案をする場合も、前の稟議書を参考に作成できるようになり、起案にかかる時間削減も可能です。

また、電子データはどれだけ数が増えても物理的にかさばることはないため、オフィススペースを圧迫する心配もありません。オフィススペースの有効活用が可能になるのも電子化のメリットです。

多様な働き方が可能になる

稟議書を電子化すれば、承認作業のためだけに自宅やサテライトオフィスからオフィスに出社する必要はありません。前述したように出張中であっても容易に稟議書の確認、承認が行えます。その結果、テレワークや時差出勤など多様な働き方が実現するでしょう。

また、承認作業のためだけにオフィスに出社する必要がなくなれば、自宅や外出先からオフィスに移動する時間やコストの削減も可能です。移動時間を生産性の高い業務に振り分ければ、生産性向上も期待できます。

稟議書の電子化はセキュリティ強化にも効果を発揮

ほかにも稟議書の電子化は、セキュリティ強化にもつながります。電子データであれば自席の上に置きっぱなしといったリスクも生まれません。保管するサーバーで閲覧権限の設定も可能なため、権限外のものに閲覧される心配も軽減されます。

稟議書を電子化する主な方法

稟議書を電子化するには、ファイル共有やワークフローシステムがあります。もっとも簡単なのはファイル共有で、ExcelやWordで作成した稟議書をPDF化して社内サーバーやクラウドサービスにアップするだけです。Adobe PDF readerで閲覧すれば無料で簡易的な電子印鑑の押印もできるため、承認作業も容易に行えます。

セキュリティに関しても関係者のみにメールで通知するうえで、閲覧制限を設ければ権限外の社員に閲覧されるリスクも軽減できます。ただし、ファイル共有は進捗状況を確認する際、自ら確認にいく手間がかかる点には注意が必要です。

ワークフローシステムであれば、システム上で進捗状況の確認が行えます。ファイル共有のように1件ずつ確認しに行く必要がないため、効率的に承認を進めていけるでしょう。

全社でフォームを統一することもでき、部署が変わったらフォームも変わるといった心配もありません。また、種類にもよりますが、ビジネスチャットと連携させることで承認が止まった際にアラートを鳴らすことも可能です。システム上でどこで止まっているかを確認し、止めている本人にのみアラートを鳴らせば、滞りなく承認作業を進められるようになるでしょう。

稟議書の電子化は電子契約システムの活用も便利

電子化した稟議書でさらに効率的に承認作業を進めていくには電子契約システムの活用もおすすめです。

特に社外の取引先との契約締結のために稟議を行う場合、電子契約システムを使えば、担当者が上司や経営層の承認を待つことなく契約を締結することを防げます。なぜなら、あらかじめ指定した承認者や決裁権者が確認しない契約書は外部への電子署名依頼ができないからです。これにより、承認を得ない状態で契約書だけを相手に送信しても締結ができません。

また、電子契約システムのなかにはワークフローシステムと連携できるものもあります。社内稟議はワークフローのみで行い、社外との契約締結を目的とした稟議は電子契約システムと連携させる形で使い分ければさらに適切な稟議が可能です。

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電子化した稟議書を適切に管理するなら電子契約システムとワークフローの連携がおすすめ

稟議書は、社外との契約や社内での経費請求、採用・昇格人事など決裁権者の承認が必要なものについて、都度会議を行う手間の軽減を目的とした文書です。稟議にかけたいことがある者が稟議書を作成し、すべての関係者からの承認を経て最終的に決裁権者が承諾や拒否の判断を行います。

ただ、紙の稟議書では起案から決裁までのプロセスに時間がかかる、オフィスにいないと承認作業ができないなどの問題点があります。そのため、さらなる効率化を目指すのであれば、稟議書の電子化が欠かせません。

稟議書を電子化する方法としては、ワークフローシステムの活用がおすすめです。進捗状況が可視化でき、フォーマットも統一できることから稟議を効率的かつ適切の行えます。

そして、社外との契約締結に関して頻繁に稟議を行うのであれば、ワークフローシステムと電子契約システムを連携させるのがよいでしょう。社内承認を得ずに契約書を相手に送信してしまうリスクを防止できるため、社内ガバナンスの強化が実現します。

おすすめの電子契約システムはGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子契約サービス、GMOサインです。

APIの活用により、ワークフローシステムはもちろん、それ以外の基幹システムとの連携も行え、契約書の作成、稟議の承認・決裁、電子契約による契約締結までを一元で管理できます。

また、セキュリティ体制も万全なため、安心して契約業務も行えますので、稟議の電子化、契約業務の効率化を検討されている際はぜひお気軽にご相談ください。