賃貸借契約は電子契約できる！電子化するメリットや注意点、契約締結までの流れを徹底解説

とお悩みではありませんか。

これまで紙の書類だった契約書がなぜ電子化されたのか、電子化によってどのようなメリットを得られるかなど、気になる点も出てくるでしょう。

この記事では、賃貸借契約の電子契約について詳しく解説します。電子化が解禁された理由や電子化によるメリットも紹介するので、賃貸借契約をおこなう方は、ぜひ参考にしてください。

法改正により賃貸借契約の電子契約が可能に

紙の書類で締結していた不動産契約が、2022年5月から電子化されました。ここでは、法改正後の内容や電子化が解禁された理由を解説します。

2022年5月から電子契約が可能

2022年5月18日から施行された宅地建物取引業法の改正により、不動産賃貸の電子契約が可能になりました。

賃貸契約時に必要な重要事項説明書・契約締結の書面・媒介契約を締結する書面などは、紙での交付が義務づけられていました。書面での契約は対面、または郵送で対応しなければならず、不動産会社と賃借人の双方に負担がかかります。

双方の負担を軽減するために、2017年10月からオンラインによる重要事項の説明の本格的な運用が開始されました。重要事項説明書を書面で交付する手間があるものの、オンラインで説明を受けられることから、隙間時間に不動産契約を進められます。

2022年5月に宅地建物取引業法が改正され、これまで紙での交付が義務づけられていた書面の電子化が解禁されました。賃借人から了承を得れば、書類をメールなどで送信できるため、契約締結までスムーズに進みます。

（１）「宅地建物取引業法施行規則」の一部改正
「宅地建物取引業法」（昭和27年法律第176号）において、重要事項説明書等の書面の交付を電磁的方法により行うことを可能とする改正が行われたことに伴い、以下の事項を規定する改正を行いました。

• 宅地建物取引業者が書面を電磁的方法で提供する際に用いる方法（電子メール、Webページからのダウンロード形式による提供、ＵＳＢメモリ等の交付など）
• 宅地建物取引業者が書面を電磁的方法で提供する際に適合すべき基準（書面に出力できること、電子署名等により改変が行われていないかどうかを確認できることなど）

• 宅地建物取引業者が、書面を電磁的方法で提供する場合に、あらかじめ相手方から承諾を得る際に示すべき内容（電磁的方法で提供する際に用いる方法及びファイルへの記録形式）
• 宅地建物取引業者が書面の交付を受ける相手方から承諾を得る際に用いる方法（電子メール、Webページ上の回答フォーム、ＵＳＢメモリ等の交付など）

引用元：報道発表資料：不動産取引時の書面が電子書面で提供できるようになります。～宅地建物取引業法施行規則の一部改正等を行いました～ – 国土交通省

引用元：建設産業・不動産業：ITを活用した重要事項説明及び書面の電子化について – 国土交通省

電子化が解禁された理由

賃貸借契約の電子化がなぜ解禁されたのか、理由が気になるという方も多いでしょう。解禁の理由として、以下の2点が考えられます。

2021年5月に公布されたデジタル改革関連法は、デジタル社会の形成を目的とした法律です。デジタル化を進めるにあたって、押印や書面の交付を見直す旨も記載されており、2021年9月から施行されています。

また、電子帳簿保存法の改正も電子化解禁の理由のひとつでしょう。これまで紙での保管が義務づけられていた書類は、法改正によって、2022年5月から電子データで保存できるようになりました。

デジタル化の推進と、電子ファイルでの保存が認められた点が、電子化の解禁につながったと考えられます。

押印・書面の交付等を求める手続の見直し（48法律の改正）
○ 押印を求める各種手続についてその押印を不要とするとともに、書面の交付等を求める手続について電磁的方法により行うことを可能とする。
施行日：令和３年９月１日（施行までに一定の準備期間が必要なものを除く。）

引用元：これまでのデジタル改革の取組みについて｜デジタル庁

　（国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等）

第四条　保存義務者は、国税関係帳簿（財務省令で定めるものを除く。以下この項、次条第一項及び第三項並びに第八条第一項及び第四項において同じ。）の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、財務省令で定めるところにより、当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をもって当該国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができる。

引用元：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 | e-Gov法令検索

賃貸借契約の法改正前後の違い

宅地建物取引業法が改正され、賃貸借契約の電子契約が可能になりましたが、法改正前後の違いがよくわからないとお困りの方もいるでしょう。ここでは、法改正前と法改正後の特徴を解説します。

法改正前

宅地建物取引業法が改正される前は、不動産賃貸契約における書類はすべて紙での交付が義務づけられていました。不動産契約における書類は以下の通りです。

いずれも対面での説明・署名・捺印が必要なため、賃借人は都合をつけて不動産会社に足を運ばなければなりません。

前述したように、重要事項の説明は2017年からオンライン化が進みました。しかし、契約締結時書面や媒介契約締結時書面に署名・捺印を行わなければならないので、法改正前は賃借人の手間が大きかったといえます。

法改正後

宅地建物取引業法の改正後、これまで紙での交付が義務づけられていた書類をメールなどで送ることが可能になりました。

新型コロナが流行してから、不動産会社はオンライン内覧のサービスを提供し始めました。内覧がオンラインが行えるだけでなく、契約の締結も電子ファイルで済ませられるので、賃借人は不動産会社に足を運ぶことなく新居を見つけられます。

感染症が流行しているから外出が不安、近日中に遠方に引っ越さなければならないなど、賃借人それぞれに事情があります。法改正によってさまざまなニーズに対応できるため、不動産会社側もデジタル化に対応していくことが大切です。

電子契約解禁によるメリット

ユーザーのさまざまなニーズに対応するためにも、不動産会社側はデジタル化への移行を検討しなければなりません。しかし、紙での交付に慣れていた方にとっては、デジタル化への移行を躊躇してしまうかと思います。

また、借り手側も電子ファイルでの契約の安全面に不安を覚えるでしょう。電子化によるメリットが明確にわからなければ、不安な気持ちが強くなるため、契約そのものを躊躇してしまうかもしれません。

賃貸借契約の電子契約は不動産会社側と借り手側双方にメリットがあります。メリットを知ることで不安な気持ちを和らげられるため、ここで詳しく解説します。

不動産会社側のメリット

電子契約の導入により、不動産会社側が得られるメリットは以下の通りです。

電子契約を導入したからと言って、すべての顧客に電子契約を求める必要はありません。電子契約に承諾してくれる人には電子化された書類を、承諾に応じない人には、従来通り紙の書面を発行できます。賃借人にあわせて契約手段を変えられるため、ユーザーからの評価も高まるでしょう。

また、電子化によって書類を郵送する手間とコストを削減できる点は大きなメリットです。対面での対応が難しい場合、書類を相手方に送り、署名・捺印した書類を再度郵送してもらわなければなりません。封筒代や郵送費用が必要なだけでなく、契約までに時間がかかる点もデメリットだといえます。

電子契約ならメール等で書類を提供できるため、封筒代も郵送費用も必要ありません。相手方もリアルタイムで書類を確認できるので、契約締結までスムーズに進むでしょう。

電子化された書類は、すぐに検索できる書類名をつけ、サーバー上に保管します。紙の書類のように物理的な保管スペースが不要になるため、自社内の省スペース化も実現できます。

借り手側のメリット

電子契約を承諾することによって、借り手側が得られるメリットは以下の通りです。

契約までの手間とコストを削減できるのは、不動産会社と借り手の双方が得られるメリットです。従来の契約方法だと、借り手は不動産の内覧と契約時に不動産会社に足を運ばなければなりません。契約のために時間を割かなければならないだけでなく、足を運ぶ際にかかる交通費も負担する必要があります。

契約時に複数の書類への署名・捺印をしなければならない点も大きな手間です。電子契約に承諾すれば、自宅で手軽に電子署名ができ、不動産会社に足を運ぶことなく賃貸借契約を締結できます。

電子ファイルの安全性について不安を覚える方も多いかと思いますが、タイムスタンプを確認することで安全な書類だと判断できます。

タイムスタンプとは、ある時刻に書類が存在していたことと、書類内容が書類作成時から変更されていないことを証明する技術です。タイムスタンプは電子ファイルを開き、署名の詳細から証明書の詳細を開くことで確認できます。

書類は高度なセキュリティ環境で管理されるため、流出の心配もありません。安心、安全に契約を進められるでしょう。

賃貸物件の電子契約の流れ

賃貸物件の電子契約は、従来の流れとは異なるのか不安を持つ方も多いでしょう。ここでは、賃貸物件の電子契約の流れと、不動産会社側が留意すべきポイントを解説します。

電子契約の流れ

賃貸借契約を電子契約で締結する流れは以下の通りです。

不動産会社が書類作成後、導入している電子契約サービスに書類をアップロードします。電子契約サービスの多くがタイムスタンプ機能を付帯しているため、アップロード後にタイムスタンプを付与してもらえます。

不動産会社の電子署名後、重要事項の説明を聞かなければならないので、双方でスケジュールをあわせておきましょう。説明を聞いてから、借り手側が書類に電子署名を行い、電子契約サービスを通して契約を締結します。

電子契約で留意すべきポイント

不動産会社側は、電子契約に伴い、以下の点に注意しなければなりません。

電子書類で契約を締結する場合は、借り手に承諾を得たうえで進めることが義務づけられています。書類を発行する際は借り手が紙で出力できる形式を選択し、内容が変更されていないことを証明するタイムスタンプの付与も必須です。

書類をダウンロードできるようになったら、借り手にその旨を知らせる義務も定められています。契約締結後は、電子書類を保存しなければならない理由と、どのように保存すればいいかをわかりやすく説明しましょう。

３　電磁的方法による提供の場合の承諾について（令第２条の６第１項及び第２項関係）
電磁的方法により本条第１項の書面を提供しようとする場合は、依頼者がこれを確実に受け取ることができるように、用いる電磁的方法（電子メールによる方法、WEBでのダウンロードによる方法、CD-ROMの交付等）やファイルへの記録の方式（使用ソフトウェアの形式やバージョン等）を示した上で、依頼者が承諾したことが記録に残るよう、書面への出力が可能な方法（電子メールによる方法、WEB上で承諾を得る方法、CD-ROMの交付等）又は書面（以下この項において「書面等」という。）で承諾を得るものとする。
なお、承諾を得た場合であっても、依頼者から書面等で電磁的方法による提供を受けない旨の申出があった場合には、電磁的方法による提供をしてはならない。ただし、依頼者から再び書面等で承諾を得た場合には、この限りでない。
４　電磁的方法による提供の場合に満たすべき基準について（施行規則第１５条の１４関係）
電磁的方法により本条第１項の書面を提供する場合は、依頼者が書面の状態で確認できるよう、書面に出力可能な形式で提供するとともに、依頼者において、記載事項が改変されていないことを将来において確認できるよう、電子署名等の方法により、記載事項が交付された時点と、将来のある時点において、記載事項が同一であることを確認することができる措置を講じることが必要である。さらに、WEBでのダウンロードによる方法でファイルを提供する場合には、依頼者がこれを確実に受け取ることができるよう、ダウンロードが可能となった後に依頼者にその旨を通知するか、ダウンロードが可能となる前にその旨を予め通知する
必要がある。ただし、依頼者においてすでにダウンロードを行っていることが確認できた場合はこの限りではない。
５　その他書面の電磁的方法による提供において留意すべき事項
その他、電磁的方法により本条第１項の書面を提供する場合は、以下の事項に留意するものとする。
(1)　電磁的方法により本条第一項の書面を提供しようとすることについて、あらかじめ依頼者から承諾を得る際に、併せて、宅地建物取引業者が利用を予定するソフトウェア等に依頼者のＩＴ環境が対応可能であることを確認すること。
(2)　電磁的方法による提供後、依頼者に到達しているかを確認すること。
(3)　依頼者の端末において、電磁的方法により提供した書面の内容に文字化けや文字欠け、改変などが生じていないかについて、電子書面の提供前に依頼者に確認方法を伝えた上で、確認をするよう依頼すること。
(4)　依頼者に電子書面の保存の必要性や保存方法を説明すること。

引用元：宅地建物取引業法の解釈・運用の考え方｜国土交通省

賃貸借契約を電子契約で行う際の注意点

賃貸借契約で電子契約を行う際は、いくつかのポイントに注意しなければなりません。ここで詳しく解説するので、電子契約サービスを導入する前に確認しておきましょう。

たとえば、重要事項説明書や契約書をPDFファイルで作成した場合、PDFを開いたり、編集したりするソフトが必要です。借り手側のスマホやパソコンにPDFのソフトやアプリが入っていなければ、借り手は書類内容を確認できません。

書類を作成する前に、借り手に作成予定の形式が開けるアプリやソフトがあるかを確認することが大切です。開けるアプリやソフトが入っていない場合は、ほかの形式で書類を用意しましょう。

電子署名法の要件を満たしているかチェックする

重要事項説明書や契約書に電子署名をする際は、電子署名法の要件を満たさなければなりません。チェックしておきたい要件は以下の通りです。

電子署名を本人が行い、改変されていないとがわかること

「本人で実施し」「改ざんされていないこと」が確認できるものだけが、法的に電子署名と定義されています。

本人しかできないことが証明できる電子署名がなされていること

不動産会社側は借り手本人だけが署名が付与できる電子ファイルを作成する義務があります。書類へのアクセスにメールアドレス認証やトークン・ワンタイムパスワードの入力を求めるなど、セキュリティ面に配慮しなければなりません。

不動産会社と契約者のみがアクセスし、電子署名できるファイルを作成することで電子署名法の要件を満たせます。

第二条　この法律において「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

一　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

二　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

２　この法律において「認証業務」とは、自らが行う電子署名についてその業務を利用する者（以下「利用者」という。）その他の者の求めに応じ、当該利用者が電子署名を行ったものであることを確認するために用いられる事項が当該利用者に係るものであることを証明する業務をいう。

３　この法律において「特定認証業務」とは、電子署名のうち、その方式に応じて本人だけが行うことができるものとして主務省令で定める基準に適合するものについて行われる認証業務をいう。

　　　第二章　電磁的記録の真正な成立の推定

第三条　電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

引用元：電子署名及び認証業務に関する法律 | e-Gov法令検索

①及び②のプロセスにおいて十分な水準の固有性を満たしているかについては、システムやサービ
ス全体のセキュリティを評価して判断されることになると考えられるが、例えば、①のプロセスに
ついては、利用者が２要素による認証を受けなければ措置を行うことができない仕組みが備わって
いるような場合には、十分な水準の固有性が満たされていると認められ得ると考えられる。２要素
による認証の例としては、利用者が、あらかじめ登録されたメールアドレス及びログインパスワー
ドの入力に加え、スマートフォンへのＳＭＳ送信や手元にあるトークンの利用等当該メールアドレ
スの利用以外の手段により取得したワンタイム・パスワードの入力を行うことにより認証するもの
などが挙げられる。

引用元：電子署名法第３条に関するＱ＆Ａについて｜金融庁

電子帳簿保存法に則って書類を保管する

電子書類の保管は、電子帳簿保存法に則って行わなければなりません。電子帳簿保存法で定められている保管要件は以下の通りです。

問9　電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合には、どのような要件を満たさなければならないのでしょうか。

　電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等に当たっては、真実性や可視性を確保するための要件を満たす必要があります（規則３1三～五、5七、８1）。
　なお、詳しくは下記の表をご覧ください。

○　電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合の要件の概要

要件
電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合に限ります。）(規３三イ、七、８)
見読可能装置の備付け等(規３四、８)
検索機能の確保(規３五、七、８)
次のいずれかの措置を行う（規８） 一　タイムスタンプが付された後の授受 二　授受後遅滞なくタイムスタンプを付す 三　データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用 四　訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

引用元：適用要件【基本的事項】｜国税庁

データを保管する際は、内容を確認できるパソコンやアプリに、書類を作成するソフトのマニュアルを備え付けておきましょう。

検索機能とは、取引先名や取引年月日などの情報から、書類を素早く探し出せるようにすることです。

ファイル名に必要事項を入力しておけば、必要な時にすぐに見つけられるため、検索機能を確保できます。

検索機能については、電子帳簿保存法の改正により、2024年1月から内容が変わりました。

基準期間の売上高が5000万円以下の企業と、電子データの書面を取引年月日や取引先ごとに整理し、すぐに提示・提出できる企業は検索機能の確保は不要です。

⑴　検索機能の全てを不要とする措置の対象者が見直されました。
　　税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」に応じることができるようにしている場合に検索機能の全てを不要とする措置について、以下のとおり対象者が見直されました。
　　イ　検索機能が不要とされる対象者の範囲が、基準期間(２課税年度前)の売上高が「1,000 万円以下」の保存義務者から「5,000 万円以下」の保存義務者に拡大されました。
　　ロ　対象者に「電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている保存義務者」が追加されました。

引用元：電子帳簿保存法の内容が改正されました 〜 令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜｜国税庁

データの真実性を確保するには、書類のタイムスタンプを押す、または作成データの削除や訂正ができないシステムを利用するなどの対策を講じなければなりません。

すべての要件を満たすことが難しいと感じた方は、さまざまな機能を利用できる電子契約サービスの導入がおすすめです。

書類の検索機能やタイムスタンプの付与などを用意しているサービスを使えば、手間なく電子帳簿保存法の保管要件を満たせるでしょう。

賃貸借契約の電子契約を検討している方は電子印鑑GMOサインを導入してみてください

2022年5月に不動産契約における電子契約がほぼ解禁され、手軽に賃貸契約を締結できるようになりました。電子契約を導入すれば不動産会社側にも、借り手側にもメリットがあるため、ひとつの契約手段として、電子契約サービスを導入することがおすすめです。

電子契約サービスはいくつかあるため、どれを選べばいいかわからないと悩む方も多いでしょう。

サービス選びにお困りの方は、GMOサインの導入をご検討ください。

GMOサインは、メールアドレス認証や電子認証局が発行する電子証明書などの機能で、電子署名法の要件を満たせます。タイムスタンプの付与や文書検索機能といった電子帳簿保存法の保管要件をクリアする機能も付属しているため、初めて電子契約を利用する方も安心です。

そのほかにも電子契約に活用できる機能を多く用意しておりますので、ぜひGMOサインにお問い合わせください。