電子契約におけるメール認証とは？仕組みや注意点についてわかりやすく解説！

「メール認証で契約を結ぶことができるって本当かな？」そんな疑問をお持ちではありませんか。サイトへの登録やログイン時に頻繁に目にするメール認証。普段から触れる機会が多く、契約締結の方法としては簡単すぎるため、不安を感じている方も少なくないのではないでしょうか。

電子契約のメール認証には、二段階認証や専用URLを用いるなどセキュリティを強化し、安心して利用できる環境が整備されています。また、メール認証を利用することで、押印にかかる時間や労力を削減できる利便性だけではなく、コストカットにもつながるというメリットがあります。

本記事では、電子契約のメール認証の仕組みから、メール認証のリスクや安全性、上手に使うコツなどを解説します。電子契約のメール認証について理解を深めることで、会社にとって最適な契約締結方法のヒントが得られるのではないでしょうか。

電子契約のメール認証の流れ【3ステップ】

メール認証を使った電子契約のおおまかな流れは以下の通りです。

電子契約での送信者と受信者のすべきことと比較すれば、書面の契約書がいかに余分な手間を要するかがわかるでしょう。

書面の契約書であれば、通常、「契約書の作成」→「押印」→「印紙の貼り付け」→「封入」→「送付」という流れを踏むことになります。

中でも押印に要する時間は読みにくく、取締役や部長のような押印代理者が出張や会議で席を外し、ほとんど席にいないというケースもあるのではないでしょうか。

その点、メール認証を用いた電子契約なら押印と署名を電子上で行うため、時間のロスを最小限に抑えることができるうえ、相手方も郵送までの手間が省けますので、互いにスムーズに契約を進めることができます。

ただし、メール認証を使うことによるリスクも潜んでいます。どんなリスクがあるのか具体的に見ていきましょう。

電子契約のメール認証に潜むリスク

メール認証に潜むリスクには、「第三者によるアクセスやなりすまし」と「無権代理による処理」の2つがあります。それぞれを詳しく解説していきます。

第三者のアクセスやなりすまし

電子契約サービス会社では当然ながら、契約書にアクセスする専用のURLを送付するなど、セキュリティ強化が図られています。被害に遭うリスクは限りなく低いと言えますが、インターネットを使うため、不正アクセスやなりすましによる被害の可能性はゼロではありません。

全く壊れない車がないように、全くリスクのない商品やサービスもないのが現実です。ほんのわずかでも、なりすましや不正アクセスのリスクが潜んでいることを常に頭に入れておいてください。

契約書の送信先の人に権限がない

基本的に契約締結の権限を持つのは代表取締役です。支店長や部長の署名で契約が有効になるのは、契約締結の権限が付与されているケースです。

しかし、メールアドレスの所有者に契約書を送付したものの、相手側に契約締結の権限がないことが署名後に判明するケースもあります。仮に権限のない相手と契約が進んだ場合、無権代理のため契約が無効となるリスクもあります。

こうしたリスクから、メール認証の安全性に疑問を持つ方もいるかもしれません。しかし、各電子契約サービス会社でもセキュリティの強化を進めており、特に第三者からの不正アクセスに対する対策を理解すれば、メール認証の安全性の高さを実感していただけるかと思います。

メール認証の安全性

クラウド型電子署名サービス協議会（国内でクラウド型電子署名サービスを提供する7社が参加する協議会）が電子契約サービスのユーザー約120社を対象に、なりすましトラブルに関するアンケート調査を実施しました。

調査の結果、95%以上のユーザーがなりすましトラブルを経験していないことが分かりました。

調査結果から、電子契約の安全性の高さが理解いただけたのではないでしょうか。より詳しく知りたい方のために、一般的に取り組まれている2つの対策を解説していきます。

解読困難な専用URL

契約書を受信した相手方がアクセスする専用URLは、不正にアクセスしようとしても解読は非常に困難と言われるほど、複雑な文字列で作成されています。そのため、第三者が専用URLに不正アクセスする可能性は非常に低いのが現状です。

また、専用URLにはアクセス可能な有効期限も設定されているため、複雑な文字列と合わせて厳重にセキュリティが守られています。

二段階認証と二要素認証

万が一、第三者が専用URLにたどり着いたとしても、その先への不正アクセスを防止するための2段階認証や2要素認証といった防止システムが設けられています。多くの電子契約サービス会社では、2段階認証や2要素認証の整備に取り組むなど、セキュリティ強化に力を入れています。

文字列が複雑な専用URLに加え、2段階認証や2要素認証も導入することで、不正アクセスを排除する対策が施されているのです。

電子契約でメール認証を使うコツ

安全性に続く不安要素は、権限を持たない人への対処法です。メール認証を上手に使うコツとして、無権代理を避けるための3つの方法をお伝えします。

契約前に権限の有無を確認する

契約前の打ち合わせの段階で、相手方の情報を確認しておくとトラブル防止につながります。具体的な方法としては、入力フォームの利用を推奨します。入力フォームは相手方から聞きたい情報を入手する手段として有効で、会員登録や問い合わせページのように、相手方が氏名やメールアドレスなどを入力するように構成されています。

契約の相手方に対し、事前に入力フォームを送信しておき、会社名、契約締結の権限を持つ人、契約締結用のメールアドレスなどを入力してもらうことで、無権代理のリスクを避けることができます。

電子版の委任状を利用する

書面の委任状と同様、電子委任状があります。電子委任状を活用することで、代表取締役から支店長や部長などに代理権が与えられたことを証明することができ、権限の有無を確認する手段としても有効です。これは「電子委任状の普及の促進に関する法律」において定められた電子文書でもあり、法的効力のある書類となります。

契約前のタイミングで、電子委任状を活用、確認することで、無権代理を回避することができます。

共有メールアドレスを使わない

最後は、共有のメールアドレスを使わないことです。契約書の送信先を共有メールアドレスにしてしまうと、複数の人間が確認できる状況となり、その誰もが電子署名することができる状況にもなります。共有メールアドレスの使用はメリットに感じるかもしれませんが、責任の所在が分かりにくく、権限のない人間が契約を進めてしまうリスクがあります。

民法には、無権代理による契約であったとしても、相手方が無権代理人を真実の代理人と誤信する正当な理由がある場合には、契約の効力を認める条文（民法110条＝表見代理）があるため、共有メールアドレスの使用は控えた方がいいでしょう。

企業の電子契約の導入状況

ドキュサイン・ジャパンが1000人のビジネスパーソンを対象に、電子契約や電子署名の導入率や利用率を調査した結果、以下のようなことが分かりました。（調査名：電子署名レポート2022）

これほど導入率や利用希望率が高まった背景には、2021年にデジタル庁が創設され、また電子化に関する各改正法が公布されるなど、電子契約のハードルが下がったことが大きな要因と言えるでしょう。

平成の時代から電子契約のサービスはあったものの、紙の契約書に対する安心感やネットへの警戒心が現在より強く、普及速度が遅かったのは事実です。しかし、コロナ禍やリモートワークの普及で働き方が大きく変化したことが、電子契約の急速な普及につながっているのかもしれません。また、「これまでの仕事の進め方よりも安全かつ効率的に業務を進められるのでは」と興味を持ち始めた方が増えてきたことも考えられます。

実際の導入理由として、事務処理の効率化、社内業務のIT化の促進を挙げる声が多く、従来の紙による契約から一歩前進したい方が増えているのも事実です。携帯電話がガラケーからスマホに移り変わったように、紙の書類から電子書類へとシフトしていくのも時代の流れではないでしょうか。

まとめ

メール認証で電子契約を締結することに不安を抱えていた方も、本記事を読んでいただければ、少しは不安が解消されたのではないでしょうか。ここで改めてメール認証での電子契約のポイントを振り返ってみましょう。

すでに、金融業や保険業を始めとする多くの業界で導入が進められている電子契約と電子署名。役所など公的機関での導入も増えてきており、今後も利用者の数は上昇していくものと思われます。周囲の企業、機関に遅れを取らないためにも、電子契約のメール認証について理解を深め、導入を検討してみてはいかがでしょうか。