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電子帳簿保存法に則った契約書の保存方法を徹底解説!注意すべきポイントや電子化するメリットを紹介

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電子取引における契約書の保管方法がわからない

と、お悩みではありませんか。

電子帳簿保存法では、契約書の保管方法にいくつかの要件を定めています。そのため、電子帳簿は法律に則って管理する必要があります。

この記事では、電子取引における契約書の保管方法を詳しく解説します。電子帳簿保存法で定められる保管時の要件についても記載するので、契約書の取り扱いにお困りの方は参考にしてください。

目次

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、電子取引の取引情報が記載された記録の保存を義務付ける法律です。

1998年に施行され、2022年に大幅な改正が行われました。

インターネットを介して行う取引を「電子取引」といいます。取引情報は取引内容について記載された契約書だけでなく、注文書・送り状・見積書なども含まれるため、保存義務者は取引に関する電子ファイルを保存しておかなければなりません。

電子帳簿保存法で定められる保存義務者は、所得税と法人税を納税している企業が該当します。納税義務のある企業の方は、電子取引における契約書の保管方法や、保管に関する要件について確認することが大切です。

 (電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)

第七条 所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

引用元:電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 | e-Gov法令検索

電子契約書の保管方法

電子契約書はPDFファイルやWordファイルなどで作成されることが多いため、保管場所を定めておけば、契約書の紛失リスクは最小限にとどめることができます。電子契約書の導入にあたり、これまでの紙の契約書を電子化して保存したい場合は、スキャナ保存がおすすめです。

ここでは、電子ファイルの保存方法と、紙の契約書のスキャナ保存について詳しく解説します。

PDFファイルは電子ファイルのまま保存

インターネットを介して取引をしたPDFやWordなどの記録ファイルは、そのまま保管しましょう。

電子帳簿保存法は2022年に内容が大幅に改正されています。改正後、取引情報を記録したファイルはそのまま保存することが義務付けられましたから、ファイルの保管場所をあらかじめ決めておくことがおすすめです。

電子ファイルを印刷して保管することは、電子帳簿保存法で認められていないため注意が必要です。

紙ではなく、電子ファイルのまま保管しましょう。

 (国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等)

第四条 保存義務者は、国税関係帳簿(財務省令で定めるものを除く。以下この項、次条第一項及び第三項並びに第八条第一項及び第四項において同じ。)の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、財務省令で定めるところにより、当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をもって当該国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができる。

 保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、財務省令で定めるところにより、当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代えることができる。

 前項に規定するもののほか、保存義務者は、国税関係書類(財務省令で定めるものを除く。以下この項において同じ。)の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合には、財務省令で定めるところにより、当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代えることができる。この場合において、当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存が当該財務省令で定めるところに従って行われていないとき(当該国税関係書類の保存が行われている場合を除く。)は、当該保存義務者は、当該電磁的記録を保存すべき期間その他の財務省令で定める要件を満たして当該電磁的記録を保存しなければならない。

引用元:電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 | e-Gov法令検索

紙の契約書はスキャナ保存

紙で作成した契約書や領収書、パソコンで作成した後に印刷して取引に使った記録は、スキャナ保存を行います。

スキャナ保存とは、用紙をスキャンして新たな電子ファイルを作成し、保存することです。

スキャンする際には、家電量販店やECショップなどで取り扱われているスキャナや複合機を使用します。スキャン機能が付いているスマートフォンやデジタルカメラも、代用可能です。

スマートフォンやデジタルカメラは、書類を撮影するだけで手軽に電子ファイルを作成できる機能が搭載されているものもあります。一度に大量の書類を電子ファイル化したい場合は、数十枚の用紙をセットできるスキャナや複合機がおすすめです。

取引情報を記載した記録の電子ファイルでの保存は、2022年1月以降に作成された書類が対象です。

2022年以前に作成された書類は紙のまま保管しても問題ないため、急いで電子ファイルに置き換える必要はありません。

令和3年度の税制改正後のスキャナ保存の規定は、令和4年1月1日以後に保存が行われる国税関係書類について適用されることとなります(令3改正法附則82③)。

また、令和5年度の税制改正後のスキャナ保存の規定は、令和6年1月1日以後に保存が行われる国税関係書類について適用されることとなります(令5改正規則附則2①)。

引用元:電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】|国税庁

電子契約書の保管で注意すべき3つのポイント

電子契約書を保管する際は、電子帳簿保存法で定められている一定の要件を満たす必要があります。要件を満たさずに保管すると罰則が科される恐れがあるため、必ず要件を確認しておきましょう。

ここでは、電子帳簿保存法で定められている保管要件を解説します。

①契約書を納税地で7年間保管しなければならない

電子契約書は所得税や法人税を納めている場所で7年間保存する必要があります。

法人税法施行規則によって保存期間が定められているため、電子契約書だけでなく、紙の契約書も7年間保管しておかなければなりません。

書類を保管するサーバーの場所は定められていないため、海外のサーバーを利用することも可能です。ただし、ほかの保管要件を満たしていなければ電子帳簿保存法に則って保存していることが認められないため、要件を満たしたうえでサーバーに保管しましょう。

法人は、帳簿(注1)を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類(注2)を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間(注3)保存しなければなりません。

(注1)「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあります。

(注2)「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。

(注3)青色申告書を提出した事業年度で欠損金額(青色繰越欠損金)が生じた事業年度または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、10年間(平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間)となります。

引用元:No.5930 帳簿書類等の保存期間|国税庁

真実性と可視性の要件を満たす必要がある

電子契約書を保管する際は、真実性可視性を満たす必要があります。

真実性は書類内容が改ざんされていないこと、可視性は検索した際に書類をすぐに表示できることです。

真実性を証明するポイントは以下の通りです。

  • タイムスタンプ付与後に契約書をやり取りする
  • 契約書をやり取りしてからすぐにタイムスタンプを付与し、保存義務者、または監督者を明らかにしておく
  • 社内で書類内容の訂正削除のルールを定め、ルールに則って運用する
  • 書類内容の訂正・削除が履歴に残される、または訂正・削除ができないシステムを導入する

いずれか1点を満たしていれば、真実性を確保できます。

タイムスタンプとは、ある時刻に書類が存在していたことと、それ以降書類内容が改ざんされていないことを証明するものです。

契約前、または契約後すぐにタイムスタンプを付与すれば、改ざんのない正確な書類だと認められるでしょう。

続いて、可視性を証明するポイントを紹介します。

  • 保管場所にパソコン・プログラム・ディスプレイ・プリンターとそれぞれのマニュアルを置き、画面と書面が正確な状態ですぐに検索、または印刷できる
  • 電子計算機処理システム(コンピューター)の操作マニュアルを備え付ける
  • 書類のファイル名から検索機能を確保する

3点すべてを満たせば、可視性を証明できます。

書類を保管する場所には、パソコンやプリンターなどのマニュアルを一緒に置いておきましょう。マニュアル確認後、すぐに書類を検索して印刷できる状態にしておくことで、可視性を確保できます。

書類を保管する際は、以下のポイントを満たしたファイル名にしなければなりません。

  • 取引先名・取引金額・取引年月日で検索できる
  • 日付や金額の範囲指定によって検索できる
  • 2つ以上のキーワードを用いて検索できる

いずれかを満たしたファイル名にしておけば、任意のキーワードを入力した際にすぐヒットします。取引年月日や取引先名、取引金額はその都度異なるため、すべてファイル名に入れておけば検索しやすくなるでしょう。

③スキャナ保存をする場合の要件

紙の契約書をスキャナ保存する場合は、上記に加え、下記の要件も満たさなければなりません。

  • 解像度が200dpi相当以上、赤・青・緑の階調が256階調以上である
  • 書類を読み取った際の解像度と階調の情報を保存する
  • 入力期間内に、一の入力単位毎にタイムスタンプを記録事項に付ける
  • 書類を受け取った後は速やかにスキャナ保存をする

紙の書類を電子化するときは、解像度階調の要件を満たすことが重要です。どちらも満たさずにスキャンすると、書類が読み取りにくくなり、電子帳簿保存法に違反する可能性があるため、注意が必要です。

書類をスキャナ保存してからタイムスタンプを押すまでの期限も定められており、早期入力方式と業務処理サイクル方式によって日数が異なります。

早期入力方式は書類を受け取ってからすぐにスキャナ保存すること、業務処理サイクル方式は経理のスケジュールにあわせてスキャナ保存をすることです。

早期入力方式は7営業日以内、業務処理サイクル方式は最長2ヶ月と7営業日以内と決められているため、選ぶ方式にあわせて書類を電子化する期限をチェックしましょう。

罰則が科されないケースもある

保存要件を満たさずに書類を保管していた場合は罰則を科される恐れがあるものの、場合によっては違反にならないケースもあります。違反にならないケースは以下の通りです。

  • 災害などのやむを得ない事情によりパソコンが壊れてしまった
  • 納税地の税務署長がやむを得ない事情があると認めたとき

災害によってパソコンが壊れた、または納税地を管轄する税務署長がやむを得ない事情があると認め、保存義務者に責任がないときは、電子帳簿保存法違反を問われません。

何らかの事情によって書類を電子化できない、または保存することが難しい場合は、納税地を管轄する税務署に相談に行きましょう。事情を話し、税務署から認められれば罰則を科されずに済みます。

なお、電磁的記録については、災害等によりデータを保存していたパソコン本体が棄損した場合等、紙に比べてその確認が困難となる場面も多く想定されることから、納税者の責めに帰すべき事由がないときには、単に保存書類が存在しないことのみをもって、義務違反を問うことはありませんが、仮に紙の書類及びそのスキャナデータを消失してしまった場合であっても、可能な範囲で合理的な方法(取引の相手先や金融機関へ取引内容を照会するなど)により保存すべき国税関係書類を復元していただきたいと考えています。

引用元:電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】|国税庁

契約書を電子保管する3つのメリット

これまで紙の書類で対応していた企業にとっては、電子ファイル化への移行を難しく感じるでしょう。システムの導入や社内への情報共有、取引情報の保管場所の用意など、すべきことがいくつも出てきます。いつもの業務に加えて対応作業に追われるため、マイナスな印象を抱くかもしれません。

しかし、書類を電子保管することによって、これまでになかった大きなメリットを得ることが可能です。この章ではチェックしておきたい3つのメリットを解説します。

契約内容の改ざん防止につながる

電子ファイルを変更すると履歴が残るため、契約内容の改ざん防止につながります。電子ファイルは権限があれば、誰でも内容を変えることが可能です。「契約後に内容を勝手に変えられるのでは…」と不安を持つかと思いますが、変更した場合は履歴が残るため、履歴をチェックすれば改ざんに気付けます。

ただし、部外者がかんたんに電子ファイルにアクセスできる環境はセキュリティ対策が疑われるため、セキュリティを強化することも重要です。強固なセキュリティシステムを導入する、取引情報の保管場所が社外に漏洩しないようにするなどの対策を講じましょう。

契約書にかかるコストや収納場所が不要になる

紙の書類作成に比べ、書類作成コストの削減や、収納場所を確保せずに済む点は電子化の大きなメリットです。

紙の契約書でやり取りする場合、パソコンで作成した書類を印刷しなければなりません。印刷には印刷機器・インク・紙のコストが発生するため、書類数が多くなるほど支出も増えます

また、紙の書類は収納場所を確保したうえで、長期間保管する必要があります。保管期限は書類内容によって異なりますから、しっかりと確認しましょう。

書類を電子化すれば、印刷の際にかかるコストがゼロになります。インクや紙をこまめに補充する手間もなくなるため、社員の業務効率化につながるでしょう。

電子ファイルはサーバーに保存できるため、収納スペースを作る必要もありません。これまで収納場所にしていた部分をほかのスペースに変えられるため、休憩場所や会議スペースなどにして有意義に活用できます。

テレワークを導入しやすい環境になる

契約書や注文書などの取引情報に関する記録を電子化すれば、出社せずに内容を確認できるため、テレワークを推進できます。

紙の契約書を自宅に持ち帰ると、盗難や紛失の恐れもあります。そのため、会社での保管が必須ですが、その場合、自宅から内容の確認や押印ができないため、テレワークをしていても出社する必要が生じます。

書類を電子化して社内サーバーに保管しておけば、自宅から確認可能です。電子印鑑サービスを活用すれば書類に押印もできるため、会社に足を運ばずに済みます。テレワークの推進によって社員の負担を減らしつつ、電子化における利便性も感じられるでしょう。

電子契約書の保管で注意すべき4つのポイント

電子契約書を保管する際は、電子化できる書類の種類やサイバー攻撃の可能性を考えておかなければなりません。対策を講じておけばトラブルなく電子化に移行できるため、ここで注意点を解説します。

すべての契約書を電子化できるわけではない

紙の契約書でないと認められない書類もあるため、自社で取り扱う書類が電子化に対応しているかを確認しましょう。

電子契約書は幅広く普及していますが、定期建物賃貸借契約定期借地契約などは法律によって、紙の契約書と定められています。法律で定められている書類を電子化して保存すると、罰則が科される恐れがあるので注意が必要です。

ただし、電子契約書の普及に伴い、今後法律が改正される可能性もあります。現時点で紙の契約書しか取り扱えない方は、今後の法改正を確認しておきましょう。

サイバー攻撃を受ける恐れがある

契約書を保管している場所がサイバー攻撃を受ける恐れもあるため、セキュリティ対策を強化する必要があります。

書類内容がサイバー攻撃によって漏洩すると、自社だけでなく、取引先の情報も外部に洩れてしまいます。会社の信用を失ってしまうので、アクセス権限の管理や強固なセキュリティツールを導入しましょう。

社内に周知しなければならない

紙の書類から電子化した書類に切り替えることを社内全体に周知し、全員で対応していく必要があります。電子契約書は利便性に優れていることから、対応すれば業務の効率化を狙えます。

ただし、紙の書類で慣れている人にとっては、電子化への移行は非常に難しいものです。移行中にトラブルが起こる恐れもあるため、マニュアルを用意したうえで進めていきましょう。

取引先に説明・了承してもらう必要がある

これまで取引先と紙の書面でやり取りをしていた場合、取引先に電子化への移行を説明しなければなりません。

取引先が電子化に対応していれば、スムーズに了承してもらえるでしょう。現在も紙の書面で対応している企業には電子化の説明をしたうえで、承諾してもらう必要があるので、丁寧な説明が欠かせません。

電子契約書を作成するなら電子印鑑GMOサインの導入がおすすめ

これまで紙の書面で取引をしていた企業も、電子帳簿保存法の改正に伴い、2024年までに電子化へと移行しなければなりません。業務フローが大きく変わるため、電子契約書の送信・署名・管理など、必要な作業をまとめて行える利便性に優れたサービスを導入することが大切です。

これから電子契約サービスをお探しの方は、電子化に必要な機能を多く備えている電子印鑑GMOサインを導入しましょう。電子契約書の署名や押印はもちろん、書類の管理機能やセキュリティ機能も付いています。スムーズに移行したい方は、ぜひ電子印鑑GMOサインをご利用ください。

 

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