GMOサインは導入企業数“No.1”の電子契約サービスです。個人事業主から大企業まで幅広く導入されています。また、業種を問わずさまざまな場面で活用されています。
無料プランは毎月5件送信することができ、さらに⽂書テンプレートやアドレス帳機能などの豊富な機能を標準搭載しています。しかも期間の制限がないので永年無料で利用可能です。
有料プランは月額9,680円 (税込) のシンプルワンプランでわかりやすく、多彩な便利機能を搭載しながら、送信料は110円 (税込) と業界最安値クラスです。他社サービスと比較しても圧倒的なコスパの良さです。
個人事業主、またはフリーランスで電子契約書を利用してみたいけれど、どうすればいいかわからないとお悩みではありませんか。電子契約書はWordやPDF編集ソフトを使えばかんたんに作成できます。セキュリティ面を重視する場合は、電子契約書を作成や電子契約を行えるサービスを活用することがおすすめです。
この記事では、個人事業主・フリーランスが電子契約書を利用する方法や、メリットを紹介します。電子契約に活用できる機能が豊富にそろったサービスも記載するので、ぜひ参考にしてください。
電子契約とは、WordやPDF編集ソフトで作成した電子契約書を使って契約を締結するものです。電子契約は取引先に送信し、先方が内容の確認・合意をするだけで契約が締結できます。
書面での契約は契約書作成後に印刷し、取引先に持参、または郵送する手間がありました。郵送の場合は手元に届くまでに時間がかかるため、急ぎの契約でもなかなか進まないデメリットもあります。
電子契約はインターネット環境がある場所ならどこでも確認できるため、即日で契約を締結することも可能です。自社・取引先双方にメリットのある、便利な契約方法だといえるでしょう。
電子契約は法人に限らず、個人事業主やフリーランスにもおすすめです。その理由は、契約にかかる手間を省くことで、報酬につながる新規事業創出などに時間を確保することが可能となるためです。
書面での契約は、先述のとおり契約書の印刷や相手方への送付など、手間とコストが多くかかります。細々とした作業をしている間に、報酬につながる作業に着手する時間がなくなってしまうこともありますから、これは個人事業主やフリーランスの方にとっては大きな痛手となり、課題でした。この課題を解決するのが、電子契約サービスの導入です。業務効率化が実現できる電子契約導入は、個人事業主やフリーランスにとっても大変有益なものとなりますから、検討をおすすめします。
個人事業主に電子契約がおすすめの理由について解説しましたが、具体的なメリットがわからないとお困りの方もいるでしょう。ここでは、電子契約を導入することで得られる3つのメリットを紹介します。
電子契約を導入することで契約の手間を大きく削減できる点は、個人事業主やフリーランスの方にとってメリットだといえます。書面で契約する際の流れを見てみましょう。
契約書作成から郵便局への差出までは、スムーズに行えば1日で済むでしょう。ただし、相手方に届くまでに時間がかかるだけでなく、相手から自身に返送してもらう際にも一定期間を要しますから、すぐに契約を締結できません。
東京23区内への郵送の場合、速達を利用しても翌日午前、普通郵便の場合は翌々日にしか届きません。東京から大阪も速達で翌日午前、普通郵便では翌々日、東京から福岡は速達で翌日午前、普通郵便の場合は3日後です。契約書作成から相手の記名押印がされた契約書が自身の手元に返送されるまでを考えると約1週間ほど締結までに時間がかかります。
電子契約に切り替えた場合の契約の流れは以下の通りです。
相手が確認する時間にもよりますが、早ければ1時間程度での契約締結も可能です。急ぎの場合は相手に契約書を送信した後に、電話やメールで連絡を入れておくといいでしょう。すぐに確認して電子署名をしてもらい、自分側に送信されれば短い期間で契約締結まで完了できます。
電子契約に切り替えれば、契約時間を短縮できるため、契約後に起こるトラブルを未然に防ぐことが可能です。前述したように、書面での契約は非常に時間がかかります。
急ぎの業務がある場合、契約書なしの状態で依頼された業務に取りかかるケースもあるでしょう。契約書がなければ業務範囲や報酬があいまいになるため、業務前後の言い分を変えられるリスクもあります。業務前の報酬より低い金額しかもらえなくても、契約書がなければ証拠を提示できないので、個人事業主やフリーランスが損をしてしまうかもしれません。
電子契約はすぐに契約を締結できるため、急ぎの業務が入った場合でも安心です。契約書なしでのトラブルが起こる心配もないので、自身・取引先双方に大きなメリットとなるでしょう。
電子契約を導入することで、契約にかかるコストを大幅に削減できます。書面での契約にかかるコストを見てみましょう。
| 項目 | 金額 |
|---|---|
| 印刷代 | A4用紙1枚あたり1円 |
| インク代 | 1セットあたり1,000～2,000円 |
| 封筒代 | A4サイズのクラフト封筒1枚あたり約20円 |
| 郵送代 | 1通につき120～200円 |
| 収入印紙 | 非課税～60万円 |
郵便代はA4サイズを想定し、定形外郵便の料金を記載しています。収入印紙は契約内容によって必要の有無が異なるだけでなく、契約金額に応じて変わるため、課税文書を作成する場合は、必要な収入印紙を購入しましょう。
契約数が少なければ大きな負担にはならないものの、毎月多くの契約書を作成する場合は、コスト負担が重くなります。電子契約に切り替えれば、こうしたコストの削減が可能です。収入印紙に関しても、課税文書である契約書には貼り付けが必須ですが、、電磁的記録により作成されたものについては課税されないため、電子契約書には不要です。
電子契約は個人事業主やフリーランスに大きなメリットがある一方で、注意したいデメリットもあります。ここで2つのデメリットを紹介するので、電子契約に切り替える前に確認しておきましょう。
自身が電子契約に切り替えたからと言って、取引先も対応してくれるとは限らない点はデメリットといえます。電子契約は双方が了承したうえで実施できるものです。相手が拒否すれば、紙での契約を続行しなければなりません。
相手が拒否した場合は紙の契約書を作成し、自身の手元には契約書を電子化したものを保管することは可能です。書面を作成する手間はあるものの、契約書を電子化すれば保管場所が不要となるメリットもあります。自身にとってやりやすい方法で対応しましょう。
自身と取引先の記名押印がある契約書を電子化する場合は、スマホやスキャン機器で電子化する必要があります。スキャンによって電子化した契約書を保管する場合、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たさなければならないので、事前に確認しておきましょう。
スキャナ保存の要件は非常に多くあります。このすべて満たすことが必須です。
電子契約に切り替えた後は、これまでの紙の書類に加え、電子契約書の管理も並行する必要があります。電子契約書は、電子帳簿保存法に定められている要件に則って、サーバー上に保管しなければなりません。チェックすべき保管条件は以下の通りです。
契約書を作成したソフトのマニュアルを、データを見られるディスプレイやアプリなどに備え付けておけば、2つの要件を満たせます。検索機能と真実性の確保については以下の通りです。
引用元：どうすればいいの？「電子帳簿保存法」 | 経済産業省 中小企業庁
保存要件 概要 対応方法例 3.検索機能の確保 ・「取引年月日」
・「取引金額」
・「取引先」
で検索できるようにする１.検索機能に対応した専用ソフトを使用する
２.ファイル名を「20221031_(株)国税商事_110000」等にしてデータを保存する
３.Excel等で索引簿を作成し、保存したファイルと関係づける4.真実性の担保 保存した電子データの真実性を担保できるようにする。 A.タイムスタンプが付与された書類の受け取り
B.データに速やかにタイムスタンプを付与する
C.データの訂正・削除が記録されるまたは禁止されたシステムでデータを受け取って保存する
D.不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用
この両方を満たしておかなければ、電子帳簿保存法に違反することになるため、検索しやすいようにデータ名を工夫しましょう。データ内容が改ざんされていないことを証明する、タイムスタンプの付与も必要です。
電子契約書は保管要件がいくつも定められているので、書面との管理を並行することは難しいかもしれません。これまでの書面はスキャナ保存によって代えられるので、紙の書類の管理場所に困っている方は、スキャナ保存の要件を確認したうえで電子化しましょう。
これから電子契約に切り替えようと考える方の多くが、電子契約サービスの導入を検討しているかと思います。電子契約サービスは複数あり、サービス別に特徴や料金、用意する機能が異なるので、それぞれをしっかり比較したうえで、必要なものを見極めることが大切です。
ここでは、個人事業主やフリーランスが電子契約サービスを選ぶ際に見ておきたいポイントを解説します。
まず、サービスで用意されている機能と、利用にかかる料金をチェックします。必要とする機能、無理なく支払える月額料金を見極めます。
高いお金を払って豊富な機能を使えるようになったものの、実際の業務では一部の機能しか使わないケースも少なくありません。自身にとって必要な機能が揃っていて、かつ費用も無理なく払える範囲内であれば、費用対効果は高いといえるでしょう。
これまでの紙の書類もまとめて電子化したい場合は、スキャン保存した書類を管理できる機能が付いたサービスを選びましょう。サービス上で作成したデータを管理できても、スキャン保存したデータを管理できなければ、別のサーバーに保管しなければなりません。その場合、管理の手間が増えますから、あらかじめスキャン保存に関する機能が付帯しているサービスかをチェックしておきましょう。
たとえば、電子印鑑GMOサインではスキャン文書管理の機能が備わっており、サービス上でまとめて管理することが可能です。
電子契約は重要な情報がサービス上にすべて保管されるため、セキュリティ機能が備わったサービスを選ぶ必要があります。外部からのサーバー攻撃を受ければ、保管している自身と取引先の情報が漏洩するリスクもありますから、注意が必要です。
自身の信用にもかかわるため、セキュリティ対策を万全にしているサービスを選びましょう。高いセキュリティ機能を標準搭載しているサービスやオプションでセキュリティを強化できるサービスもありますから、それぞれの内容をチェックするようにしてください。
初めて電子契約サービスを導入する方は、サービス導入の流れを確認しながら手続きを進めていきましょう。サービス導入の流れは以下の通りです。
電子契約サービスの導入を決めたら、まずは自身の業務に必要な機能は何かを確認しましょう。電子契約サービスのホームページにはさまざまな機能が掲載されているため、1つずつ確認しながら、必要な機能を見極めます。
必要な機能が明確になったら、費用対効果の高いサービスを選びましょう。サービスが選定できたら、導入前にあらかじめ取引先に導入について相談をします。取引先のほとんどが電子契約サービスを利用したくない場合は、導入自体を再検討する必要があるためです。
取引先の合意を得られたら、いよいよ電子契約サービスの導入です。導入しても、最初はマニュアルを見てもわからないことが多いかと思います。サービスによっては電話・メール・チャットでの導入支援サポートを用意しているところもあるため、不明点があれば何でも質問することがおすすめです。使い方を解説した動画の共有や、使い方セミナーを実施しているサービスもありますから、必要に応じてサポートを活用しましょう。
個人事業主やフリーランスで書面での契約を採用している方は、電子契約への切り替えがおすすめです。電子契約を導入すれば、契約にかかる手間やコストを大幅に削減できるため、空いた時間を新たな報酬獲得の作業に充てることができます。
電子印鑑GMOサインでは、無料のお試しフリープランと、月額9,680円（税込）の契約印&実印プランを用意しており、契約印&実印プランは搭載している機能のすべてをお使いいただけます。他サービスに比べて料金も安くなっているため、高い費用対効果を実感できるでしょう。
初めて電子契約サービスを導入する方のために、手厚い導入支援サポートもご用意しております。お客さまのご都合にあわせてサポート方法を選んでいただけるので、ぜひお問い合わせください。
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