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業務効率化やペーパーレス化を課題としている中で、紙媒体から電子契約への移行について検討をされている方もいるのではないでしょうか。しかし、いざ電子契約について調べてみると、さまざまな用語が出てきて混乱してしまうこともあるかと思います。
そうした電子契約に関する用語の中でも頻繁に目にするのが「電子証明書」です。電子証明書は、電子契約を活用していく上で最低限理解しておくべき言葉です。ここでは、電子証明書とは何かをわかりやすく説明するとともに、類似用語との違いや安全性、実際の発行方法まで触れていきます。電子契約にまつわる用語を正確に理解し、電子契約の導入に一歩踏み出してみてはいかがでしょうか。
電子証明書とは、電子契約における本人確認の手段です。電子契約上で押されている電子印鑑が本物かどうかを証明する役割を担っています。紙媒体の契約に置き換えれば、市区町村の役所に登録された、印鑑が本物であることを証明する印鑑証明書（印鑑登録証明書）は、電子契約における電子証明書と同等の関係にあたります。
電子契約は、紙文書の契約書のような紙媒体は一切使わず、すべて電子上で行います。そのため印鑑証明書は使用できませんが、紙媒体と同じ契約ができなくては意味がないため、電子的に本人であることを証明する「電子証明書」が必要なのです。
印鑑証明書は、発行する市区町村などの行政機関が本人であることを証明してくれます。一方、電子証明書は「認証局」と呼ばれる第三者機関が、本人であることの信頼性を担保しています。
「電子署名」は、電子証明書と並んで出てくることが多い言葉です。まだ電子契約について調べ始めたばかりだと、似たような用語で混乱してしまいがちです。しかし、電子証明書と電子署名の違いを知っておくだけで、電子契約全般の理解がスムーズに進みます。
まず、電子署名とは、電子文書に付与される信頼性の高い署名のことで、本人性や非改ざん性を証明するものです。 電子署名はパソコン上で行えるため、紙媒体のようにわざわざ出勤して押印業務にあたる必要がなく、出先や自宅で手軽にできるので便利です。
そして、電子署名における電子証明書は、紙媒体における印鑑証明書と同じ役割を果たします。電子署名が、間違いなく本人のものであることを証明するのが電子証明書ということになります。紙媒体では市区町村などの行政機関で印鑑証明書を取り寄せていましたが、電子証明書は電子上で発行できるのが特徴です。
書面での契約から電子契約に移行する上で疑問に感じるのが「安全性」です。よくニュースで耳にする、インターネットセキュリティに関する事故報道に触れると、電子契約に移行するリスクを考えてしまいます。しかし、結論から言えば、電子署名に付与する電子証明書は非常に安全性が高い技術です。電子証明書は、国が関与する第三者機関（認証局）が審査を経て発行する信頼性の高い証明書だからです。
この電子証明書は、電子署名が間違いなく本人によるものであることを証明する役割を担っています。重要な電子契約においては、第三者機関である「認証局」が信用を担保する電子証明書が不可欠です。
電子証明書の安全性について言及する前に、認証局の仕組みについてもう少し詳しく解説していきます。
認証局は、電子証明書を発行する役割を担っています。電子証明書は、紙媒体で使用する印鑑証明書のようなものです。印鑑証明書は、登録されている印鑑が間違いなく本人のものであることを証明するもので、市区町村の役所が発行します。実印が必要な契約をする際に印鑑証明書を求められるのは、その印鑑が本物であることを証明し、互いに安全な契約を締結するためです。
一方、紙媒体とは異なり、すべてのやり取りを電子上で行う電子契約では、信頼性の高い第三者機関である認証局が、印鑑証明書に代わる電子証明書を発行します。認証局は電子契約においてなくてはならない存在と言えます。
電子証明書を発行する認証局が重要なことは分かりましたが、認証局という組織自体の信頼性が担保されていなくては不安が残ります。そこで、認証局の信頼性について理解する必要があります。
認証局は複数存在しており、上位の認証局と、下位の認証局が存在します。下位の認証局は、上位に比べて信頼性が低いかというと、そうではありません。認証局は階層構造となっており、下位の認証局は、上位の認証局から「この認証局は信頼できます」と証明書を発行してもらうことで、その信頼性を担保することになります。
それでは、階層の最上位はどうなっているのでしょうか。実は最上位の認証局は「ルート認証局」と呼ばれ、外部機関による厳しい審査を受けているため、ルート認証局自身で証明書を発行できる仕組みになっています。
つまり、下位の認証局も上位の認証局から信頼性を担保してもらっているので、電子契約において認証局は信頼性が高い機関といえるのです。
以上のことから、電子証明書は、信頼性の高い第三者機関である認証局が発行しているため、安全であることが分かります。
業務の効率化を促進できる電子契約において不可欠な電子証明書。実際の発行方法は簡単なのでしょうか？簡素でなくては、紙媒体の契約から電子契約に切り替える意味がありません。
結論を言えば簡単に発行できます。ここでは、企業の担当者が電子証明書を発行したい場合の発行方法を段階的に説明します。ただ、発行方法は認証局により様々です。そこで、代表的な電子契約サービス会社が用意するプラットフォームでの発行方法について解説します。
まず、身元を証明してくれる第三者機関の「認証局」に電子証明書の発行を依頼します。と言っても、認証局に駆け込む必要はなく、専用の申し込みフォームから申請することができます。申し込みフォームに、法人名や電子証明書に記載する方の氏名など必要事項を記入してください。
認証局への申請を終えたら、本人確認をします。電話による確認か、書類による確認かを選択しましょう。電話の場合は、申請者本人が電話に出なくてはなりませんが、スムーズに完了します。書類による確認は印鑑証明書の送付が必要で、電話確認に比べて手間がかかるため、可能な限り電話確認を選択するのがいいでしょう。
本人確認が完了したら、電子証明書が発行されます。フォーム内でそのまま電子証明書を使用して電子契約に移ることができます。
以上のように、電子証明書の発行から契約まで、紙媒体と比べて大きな手間なく手続きすることが可能です。特にオンラインで完結できるところは魅力で、業務改善に役立つでしょう。
電子証明書について調べていると、聞き慣れない言葉が次々と出てきて、つい投げ出したくなることもあるのではないでしょうか。ここでは、特に分かりにくい2種類の用語をできるだけ簡単に解説していきます。
電子証明書に関する用語で必ず目に触れ、混乱してしまうのが「秘密鍵・公開鍵」ではないでしょうか。秘密鍵・公開鍵とは、電子契約における情報を、相手方と安全にやりとりするための手法です。
契約書類を相手に送る際に使う用語です。認証局から電子証明書が発行されると、「秘密鍵・公開鍵」が同時に生成されます。とはいえ実際の鍵ではなく、あくまで電子的な技術データです。
「秘密鍵」は、まさに秘密の鍵で、送信者のみが保管できるものです。一方「公開鍵」は、その名の通り公開する鍵で、送信者と受信者双方に公開して共有するイメージです。
「秘密鍵」は、送るデータを暗号化し、第三者への情報漏えいを防ぐ役割があります。「公開鍵」は「秘密鍵」にて暗号化されたデータとともに送信され、受信した時点で暗号化データを元の文章に戻す役割を持っています。
つまり、送信者が秘密鍵で暗号化した文章を、受信者が公開鍵で元の文章に戻すことができれば、送られてきた情報が本物だと判断できるのです。
ハッシュ値は、電子契約時に送る大切なデータが、改ざんされていないかを確認する技術です。契約データを相手に送信するときに活用します。
例えば、送信データ内に入力した文字が「こんにちは」だった場合、ハッシュ関数という方式にあてはめると、「abcss」のような不規則な文字列で返ってきます。これがハッシュ値です。
送信者は、送りたい文章と、ハッシュ関数にあてはめた値の両方を相手に送信します。受信者も、送られてきた文章を同じようにハッシュ関数にあてはめます。送られてきた文章とハッシュ関数が一致していれば、メールが送られる段階で、悪意ある第三者によって内容が改ざんされていないことがわかるのです。
仮に改ざんされている場合は、改ざんされた文字をハッシュ関数に当てはめた時に、まったく違う文字列になってしまいます。
上記の説明をみると、暗号化したり、ハッシュ関数に当てはめたりと、紙媒体にはない契約フローが増えるように感じるかもしれません。しかし、実際は電子契約サービス会社が自動で行ってくれるため、業務が増えるようなことはありません。
電子契約において、本人であることを電子的に証明してくれる電子証明書。電子契約を検討している段階では、まだ馴染みが薄いため、なかなかイメージが沸かないかと思います。
しかし、電子証明書を利用する場面が身近にあるのをご存知でしょうか。実は、「マイナンバーカード」を利用したオンラインサービスでは、電子証明書が活用されています。マイナンバーカードは、個人の特定をイメージして発行される方もいますが、実は利用するメリットの多くは、電子証明書を利用した電子的な部分にあるのです。
本来であれば市区町村の役所に出向いて発行する書類も、マイナンバーカードを使用すればコンビニエンスストア等で受け取ることができます。オンラインで本人の情報が入っている書類を発行できる理由は、マイナンバーカードの中に電子証明書データが入っているからです。住民票の写しや印鑑登録証明書、各種税証明書を、市区町村の役所が閉まっている時間帯でも取り寄せることができるのは、電子証明書の仕組みが深く関わっているのです。
他にも、確定申告を自宅から行う「e-Tax」も、マイナンバーカードを利用することで、作成文書に相違がないことが証明されるからこそ利用できるのです。
馴染みのないはずの電子証明書が、意外にも身近なところで使用され、大きな役割を担っていることがわかっていただけたのではないでしょうか。
電子証明書には有効期限があることを頭に入れておいて下さい。期限が定められている理由は、電子証明書に付与されているセキュリティ技術が、悪意のある人間に突破されることを防ぐためです。
電子証明書は、暗号化技術の活用により、改ざんされるリスクを回避しています。しかし、技術の進歩はすさまじく、同じ暗号方式のままではいずれ破られてしまう危険もあります。そのため、例えば1年などと期限が定められており、期限ごとに更新が必要なのです。手間がかかると思うかもしれませんが、電子契約サービス会社が提供している専用フォーム内で更新手続きができますので、問題はありません。
10年以上の長期契約を希望する場合は「タイムスタンプ」が有効です。タイムスタンプとは契約をしたその瞬間、確かに文書が存在しており、改ざんもされていないことを証明してくれる仕組みです。タイムスタンプを活用すれば、10年ごとに自動的に最新の暗号技術で更新されるため、安全かつ手間もかけずに電子証明書を保存することができます。
電子証明書は、電子契約において間違いなく本人だということを証明する技術です。紙媒体と同等の効力を維持できるよう、認証局によって信頼性が担保できる仕組みが整っています。
電子契約の導入に一歩踏み出せない方の中には、紙媒体から電子に移行することで業務が滞るのではないか、社内の理解が得られないのではないかなど、さまざまな不安を抱えているのではないでしょうか。しかし、電子証明書のような仕組みを活用すれば、紙媒体よりも低コストかつ効率的に業務を進めることは十分に可能です。
とはいえ、電子契約には有効期限があったり、電子署名が本物かどうか検証する必要があったりと、会社だけで管理するには限界があります。そのような時は、電子契約サービス会社の利用を検討してみるのもいいかもしれません。電子契約サービス会社の専用フォーム内で電子契約を完結することができるため、企業の成長、業務の効率化に大きく貢献できるのではないでしょうか。
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