【レターパック編】契約書の正しい郵送方法｜郵送時の流れや注意点を徹底解説！種類や使い方も紹介

取引先と契約を交わす際に契約書を作成します。これには、両当事者の押印が必要です。紙の契約書を作成するのであれば、取引先の担当者のところに契約書を届けなければなりません。取引先が契約書を作成する場合には、取引先が自社に契約書を届けて内容の確認や押印を求めます。

実際に契約書を相手のところに持参するのが難しければ、郵送することになるでしょう。その際に、よく利用されるのがレターパックです。なぜレターパックが使われるのか、他の方法ではできないのか気になっている人もいるのではないでしょうか。

本記事では、契約書の郵送でレターパックを使用する理由や使い方、注意点などについて解説していきます。

契約書を相手に送り届ける方法

契約書を相手企業に届ける際には、次の2つのどちらかの方法で行います。

直接持参する

相手企業が同じ市区町村内など、近いところにある場合には実際に訪問して持参するケースが多いです。その場で押印してもらい回収すれば、1日で済ませられて、コストもかかりません。

送付する

相手企業に契約書を直接持参するのが難しいケース、時間がかかる場合には、送付するのが一般的です。相手企業では、届き次第内容の確認と押印を済ませて、自社に返送します。

契約書の送付手段には法律上の規制がある

契約書を相手に送付できそうな手段はいくつかありますが、どの方法でもいいというわけではありません。郵便法第4条に、信書の送付は日本郵便株式会社の独占業務であることが規定されています。

第四条（事業の独占）　会社以外の者は、何人も、郵便の業務を業とし、また、会社の行う郵便の業務に従事する場合を除いて、郵便の業務に従事してはならない。ただし、会社が、契約により会社のため郵便の業務の一部を委託することを妨げない。

②　会社（契約により会社から郵便の業務の一部の委託を受けた者を含む。）以外の者は、何人も、他人の信書（特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書をいう。以下同じ。）の送達を業としてはならない。二以上の人又は法人に雇用され、これらの人又は法人の信書の送達を継続して行う者は、他人の信書の送達を業とする者とみなす。

③　運送営業者、その代表者又はその代理人その他の従業者は、その運送方法により他人のために信書の送達をしてはならない。ただし、貨物に添付する無封の添え状又は送り状は、この限りでない。

④　何人も、第二項の規定に違反して信書の送達を業とする者に信書の送達を委託し、又は前項に掲げる者に信書（同項ただし書に掲げるものを除く。）の送達を委託してはならない。

引用元：郵便法 | e-Gov法令検索

また、信書に該当する書類は次の書類です。

このうち契約書は請求書の類に含まれます。

そのため、日本郵便株式会社以外の運送業者などが提供しているメール便などのサービスを利用して契約書を送付することはできません。もし、日本郵便会社以外のサービスで契約書を送付してしまうと、違法扱いになってしまうため注意しましょう。契約書を送付する際には、日本郵便株式会社のサービスを利用する必要があります。

契約書の郵送で利用される主な方法

日本郵便株式会社のサービスの中にもさまざまなものがあります。もっとも手軽に利用できるのは普通郵便です。普通郵便でも信書の郵送は可能ですが、記録が残りません。トラブルのリスクを避けるために、契約書の郵送では主に次のような方法が用いられます。

書留・簡易書留

書留は郵便局で郵便物を引き受けてから、相手に届くまでの送達過程を記録される郵便サービスです。相手に届ける際には、受領者は署名や押印を求められます。インターネットで配達状況を確認することも可能です。

また、配達の日時指定ができて土日や祝日の配達にも対応してもらえます。そのため、普通郵便よりも速く届くことが多いです。

書留も簡易書留も万が一配達途中で損害が発生した場合には補償がありますが、上限額が異なります。簡易書留の場合には5万円が上限です。

代金は書留が普通郵便の代金に480円を加えた金額で、簡易書留とは350円を加えた金額です。

特定記録郵便

特定記録郵便も、郵便物を引き受けてから相手に届くまでの送達過程が記録されます。インターネットでの確認も可能です。しかし、書留や簡易書留と違って、受領者に署名や押印は求めません。普通郵便と同じように郵便受けに届けられます。

代金は普通郵便の代金に160円を加えた金額で、書留や簡易書留よりも安く利用可能です。

レターパック

レターパックは大きめで厚みのある専用の封筒を使用して書類や品物などを相手に郵送できるサービスです。書留や簡易書留と同じように。土日や祝日の配達に対応しており、送達過程が記録され、インターネットで確認できます。損害が発生した場合の補償は設けられていません。

レターパックの種類

レターパックには次の2つの種類があります。いずれもA4サイズの専用の封筒を使用し、重量は4キロまでですが、厚さが異なります。契約書を送付する際には、書類や同梱物の量などを考慮して選ぶようにしましょう。

レターパックプラス

レターパックプラスは、表側の上下と裏側の左右に赤い線が入っているデザインの封筒を使用します。封筒の中に入る分なら厚みが3センチ以上になる場合でも利用可能です。配達の際には、書留や簡易書留のように受領者に署名か押印が求められます。代金は520円です。

レターパックライト

レターパックライトは、表側の上下と裏側の左右に青い線が入っているデザインの封筒を使用します。封筒の中に入れる書類などの厚みは3センチまでです。配達の際には対面ではなく郵便受けに入れられます。代金は370円です。

レターパックの使い方

レターパックの使い方について見ていきましょう。

契約書の郵送でレターパックが選ばれる理由

契約書の郵送では、書留や簡易書留、特定記録郵便などと比べて、レターパックが利用されるケースが多いです。その主な理由としては、配達の速さと代金の安さが挙げられます。

レターパックは土日や祝日でも配達をしているため、遠方でなければ翌日には届くことが多いです。書留や簡易書留も土日や祝日の配達をしていますが、レターパックライトの方が安く済みます。A4の書類をクリアフォルダーに入れると、普通郵便の場合で140円です。書留にすると480円加算されて620円もかかります。簡易書留でも490円です。

また、専用封筒にA4サイズの書類を折らずに入れられるという点も、契約書の郵送で選ばれやすい理由の1つでしょう。

契約書の郵送にかかるコストを削減したい場合には

レターパックは書留や簡易書留より安く利用できるとはいっても、契約書を交わす機会が多い企業にとっては軽視できないコストです。契約書の郵送にかかるコストを削減したいと考えているケースもあるでしょう。

こうした場合、紙の契約書から電子契約に乗り換えるのがおすすめです。電子契約とは、電子データで契約書を作成し、記名押印の代わりに電子署名をするものです。電子署名はオンラインでできるため、紙の契約書のように郵送する必要がなくなります。さらに、電子契約の場合収入印紙の貼付も不要です。印刷代や封筒代なども削減できます。契約書は電子データのまま保管できるため、保管スペースも必要なくなるでしょう。

コスト削減を考えるなら、電子契約の導入を検討してみてください。

レターパックは配達が速くてコストも安い

契約書は信書に該当するため、送付の際に日本郵便株式会社のサービスを利用しなければなりません。日本郵便のサービスの中にも書留や特定記録郵便など、さまざまなものがありますが、レターパックが選ばれやすいです。

レターパックでは、A4サイズの書類が入る専用の封筒を使用します。土日や祝日も配達しているため届くのが速く、配達状況の確認も可能です。コストも書留などよりも安く済みます。紙の契約書を相手に郵送する際には、レターパックを利用してみましょう。

また、レターパックでもコストが気になるのであれば、電子契約の導入がおすすめです。電子契約ならレターパックで郵送するよりもさらにコストを削減できます。