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ビジネスの場では、商談などの際に契約書だけでなく覚書を取り交わすことがよくあります。契約書よりも覚書の方が取り交わす頻度が高い傾向にありますが、管理に手間がかかってしまうことも多いため注意が必要です。また、契約書と覚書の使い分けや違いについて、よく分からない人もいるかもしれません。電子契約を導入するなら、契約書だけでなく覚書も電子化したいというのが実情ではないでしょうか。
本記事では覚書について電子契約にできるかどうかや、電子契約にした場合のメリット、注意点などについて解説していきます。
日常用語では、メモと同じような意味合いで覚書という言葉が使われるイメージがあるかもしれません。しかし、ビジネスの場で使われる覚書は、日常用語の覚書とは異なります。
ビジネスの場で使われる覚書は、契約書と同等の法的効力を持ちます。ここが、日常用語での覚書との大きな違いです。そのため、ビジネスの場で覚書を作成する際には、慎重に行う必要があることを知っておきましょう。
ただ、覚書は取引を行う際に作成が義務付けられているわけではありません。あくまで、覚書が必要なときのみ作成されます。契約書に関しても同様です。法律上、契約書も作成が義務付けられているのではなく、トラブルが発生した場合に備えて作成されます。
とはいえ、覚書との違いがよくわからないという人もいるでしょう。
覚書や契約書は、取引の当事者双方で作成しますが、念書や誓約書はどちらか一方のみが作成するのが特徴です。法的な義務に関しても、覚書や契約書は双方が負うのに対して、念書や誓約書は作成した側のみが負います。
覚書は法的効力も性質も契約書とよく似ていますが、取り交わされるシーンがやや異なります。では、どのようなシーンで覚書が取り交わされるのか見ていきましょう。
ビジネスの場では、取引内容の大枠は定まって合意していても、具体的な内容は決まっていないことがよくあります。規模の大きな契約だと金額が大きく、長期にわたるケースもあるため、おおよその金額や納期を決めて契約締結することも多いです。大部分は双方で合意が得られていても、一部に関して折り合いがついていないこともあるでしょう。
そのような場合には、明確に定まっている部分や合意ができている部分に関して契約の締結を済ませておく方法がよく用いられます。内容は簡素なものになるため、契約書ではなく覚書が使われることが多いです。そして、全ての事項に関して明確に定めて双方の合意を得てから、契約書を作成します。
契約書を交わした後に、社会環境が大きく変化することもあるでしょう。状況によっては締結済みの契約内容の変更が必要になる場合もあります。契約は法的拘束力があるため一方的な変更はできませんが、双方の合意があれば変更可能です。
一部のみを変更するのであれば、それ以外の部分は以前と変わらない内容となるでしょう。そのような際に、覚書を取り交わすことが多いです。契約書を最初から作成し直すと手間がかかりますが、覚書なら変更箇所だけ記載すれば済むため、手間を省けます。
契約書で記載内容に誤りがあった場合には、訂正印を使用して訂正できます。また、覚書を作成して、訂正することも可能です。紙の契約書だと訂正印を使用するケースが多いですが、電子契約の場合には訂正印の使用はできません。改ざん防止などの観点から、訂正したい箇所だけ変更することもできない仕様になっています。そのため、覚書を作成する方法で対応することが多いです。
契約に期間を設けて、期間が到来した後にほぼ同じ内容で更新することは、よくあると思います。こうした場合、期間以外の部分はほとんど同じ内容のため、契約書を新たに作成するのではなく覚書を取り交わすことが多いです。期間以外にいくつか変更箇所があっても、大きな変更でなければ覚書で対応できます。
覚書の書式は特に決められてはいませんが、主に次のような事項を記載します。
表題は〇〇に関する覚書と記載するのが一般的です。
前文では当事者を明記したり甲や乙などの呼称で置き換える旨の記載をしたりします。契約書を作成する前段階として覚書を作成する場合や既存の契約書の変更を記録する場合などにはその旨も記載しましょう。
本文には具体的な合意内容を記載します。既存の契約を変更する場合には、変更前の内容も記載し、どこがどのように変更されたのか分かるような形にしておくと良いでしょう。
後文は、同じ内容の覚書を作成した数や保管する人などを明記するところです。
日付は商談などで合意を得た日ではなく、覚書により法的効力が発生する日を記載しましょう。
署名や押印は契約書と同様に合意を証明するものとして必要です。また、紙で覚書を作成した場合には、収入印紙を貼付しなければなりません。この点に関しても契約書と同じ扱いとなります。
覚書を取り交わす際に、紙の書類を使用せずメールで送信することが可能かどうか見ていきましょう。
そもそも契約を締結するにあたって、契約書や覚書の作成は必須ではありません。契約内容の変更や訂正、追加などを行う際も同様に、契約書や覚書なしで行うことが可能です。当事者双方で内容に合意していれば、書面のやり取りがなくても契約の成否には影響はありません。そのため、覚書に記載する内容をメールで送信することも可能です。
契約書や覚書などの書面を作成して署名押印する理由は、当事者双方で合意して契約が成立したという証拠を残すためです。証拠があれば、後にトラブルが発生した場合でも対応できます。
その点、メールで覚書を取り交わした場合だと、署名押印のある書面を交わした場合と違って十分な証拠能力はありません。メールでのやり取りをしただけだと、内容や文言を改ざんできてしまうためです。トラブルに備えるためには、証拠能力を担保する必要があります。
覚書をメールで送信したいのであれば、電子契約システムを導入する方法がおすすめです。電子契約システムなら、PDFファイルで覚書を作成して電子署名とタイムスタンプを付与したうえで相手にメールで送信できます。
電子署名があれば本人性と非改ざん性の証明が可能で、内容の変更はできません。タイムスタンプがあれば、いつ作成されたものなのかも分かります。そのため、署名押印されている紙の契約書と同等の証拠能力を担保できるのです。
電子契約システムを導入して覚書の取り交わしを電子化すると次のようなメリットがあります。
覚書を電子化すれば、紙で覚書を作成するよりもコストがかからなくなります。紙で覚書を作成すると、用紙代や印刷代、切手代、封筒代などの費用がかかりますが、電子化すればそのような費用はかかりません。
また、覚書や契約書で収入印紙の貼付が義務付けられているのは、紙で作成した場合のみです。電子化すれば、収入印紙代も削減できます。
紙の覚書を作成するよりも、PDFファイルで覚書を作成する方が時間がかかりません。PDFファイルならメールで送信できるため、封筒を用意して宛先を記入したりポストに投函したりする手間もないでしょう。そのため、業務効率化を実現できます。
また、覚書の内容を後から確認する際にも、紙の書類よりも電子化していた方が探しやすいです。電子契約サービスの中には、保管している電子書類をキーワードなどで検索して探せる機能が備わっているものもあります。
紙の覚書を郵送する場合には日数がかかってしまいますが、PDFをメールで送信すれば一瞬で相手のところに届きます。すぐに内容を確認できるため、リアルタイムで取り交わしができるのもメリットです。スムーズにことを進められるでしょう。
電子契約で覚書の取り交わしをする際には、次のような点に注意が必要です。
覚書の取り交わしを電子化するには、電子契約の導入が実質的に必須です。電子契約サービスなしで覚書を電子化した場合には、前述の通り証拠能力が低く、後々のリスクにつながるため注意しましょう。
電子契約サービスを利用するには費用がかかりますが、覚書だけでなく通常の契約書などさまざまな書類を電子化できます。
覚書を電子化するには、自社だけでなく取引先でも電子契約を導入する必要があります。既に取引先で電子契約を導入済みであれば問題ありませんが、未導入の場合には理解を得て導入してもらわなければなりません。取引先がペーパーレス化に消極的な場合には、なかなか理解が得られないこともあります。
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覚書を電子化したいと検討している事業者の方は、ぜひ電子印鑑GMOサインの導入を検討してみてください。
覚書は契約書の内容の一部を変更したり追加したりする際に使われることが多い書類です。契約書よりも記載内容が少なく簡素ですが、契約書と同等の法的効力を持ちます。
覚書は電子化が可能ですが、証拠能力を担保するためには契約書と同様に電子署名とタイムスタンプが必要です。電子化するためには、電子署名とタイムスタンプ機能を搭載した電子契約サービスを利用する必要がありますが、それ以上にメリットもあります。
覚書や契約書を作成する頻度が高い事業者の方は、電子契約サービスを導入してみましょう。
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