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電子取引における契約書の保管方法がわからないとお悩みではありませんか。電子帳簿保存法では、契約書の保管方法にいくつかの要件を定めているため、法律に則って管理しなければなりません。
当記事では、電子取引における契約書の保管方法を詳しく解説します。電子帳簿保存法で定められる保管時の要件についても記載するため、契約書の取り扱いにお困りの方は参考にしてください。
電子帳簿保存法とは、電子取引の取引情報が記載された記録の保存を義務付ける法律です。1998年に施行され、2022年に大幅な改正が行われました。
インターネットを介して行う取引を電子取引と呼びます。取引情報は、取引内容について記載された契約書だけでなく、注文書・送り状・見積書なども含まれます。そのため、保存義務者は取引に関する電子ファイルを保存しておかなければなりません。
電子帳簿保存法で定められる保存義務者は、所得税や法人税を納税している企業や個人事業主が該当します。納税義務のある方は、電子取引における契約書の保管方法や、保管に関する要件について確認することが大切です。
これまで紙の書類で対応していた企業にとって、電子ファイルへの移行は難しく感じるでしょう。システムの導入や社内への情報共有、取引情報の保管場所の用意など、すべきことがいくつも出てきます。通常の業務に加えて対応作業に追われるため、マイナスな印象を抱くかもしれません。しかし、書類を電子保管することによって、これまでになかった大きなメリットを得られるようになります。
ここでは、チェックしておきたい3つのメリットを解説します。
電子ファイルを変更すると履歴が残るため、契約内容の改ざん防止につながります。電子ファイルは権限があれば、誰でも内容の変更が可能です。契約後に内容を勝手に変えられるのでは…と不安を持つかと思いますが、変更した場合は履歴が残るため、履歴をチェックすれば改ざんに気付けます。
ただし、部外者が簡単に電子ファイルにアクセスできる環境はセキュリティ対策が疑われるため、セキュリティを強化することも大切です。強固なセキュリティシステムを導入する、取引情報の保管場所が社外に漏洩しないようにするなどの対策を講じましょう。
紙の書類作成に比べ、書類作成コストの削減や、収納場所を確保せずに済む点は電子化の大きなメリットです。
紙の契約書でやり取りする場合、パソコンで作成した書類を印刷しなければなりません。印刷には印刷機器・インク・紙のコストが発生するため、書類数が多くなるほど支出も増えます。また、紙の書類は収納場所を確保したうえで、長期間保管しなければなりません。保管期限は書類内容によって異なるため、確認することが大切です。
書類を電子化すれば、印刷する際にかかるコストがゼロになります。インクや紙をこまめに補充する手間もなくなるため、社員の業務効率化につながるでしょう。電子ファイルはサーバーに保存できるため、収納スペースを作る必要もありません。これまで収納場所にしていた部分をほかのスペースに変えられるため、休憩場所や会議スペースなどにして有意義に活用できます。
契約書や注文書などの取引情報に関する記録を電子化すれば、出社せずに内容を確認できるため、テレワークを推進できます。
紙の契約書を自宅に持ち帰ると盗難や紛失の恐れがあるため、会社で保管しなければなりません。会社に保管している場合は自宅から内容の確認や押印ができないので、テレワークをしていても、出社する必要があります。書類を電子化して社内サーバーに保管しておけば、自宅から確認可能です。電子印鑑サービスを活用すれば書類に押印もできるため、会社に足を運ばずに済みます。
テレワークの推進によって社員の負担を減らしつつ、電子化における利便性も感じられるでしょう。
電子契約書はPDFファイルやWordファイルなどで作成されることが多いため、保管場所を定めておけば、契約書を紛失する恐れはないでしょう。電子契約書の導入にあたり、これまでの紙で作成していた契約書を電子化して保存したい場合は、スキャナ保存がおすすめです。
ここでは、電子ファイルの保存方法と、紙の契約書のスキャナ保存について詳しく解説します。
インターネットを介して取引をしたPDFやWordなどの記録ファイルは、そのまま保管しましょう。
改正後、取引情報を記録したファイルはそのまま保存することが義務付けられたため、ファイルの保管場所を決めておくことがおすすめです。電子ファイルを印刷して保管することは、電子帳簿保存法で認められていないため注意が必要です。紙ではなく、電子ファイルのまま保管しましょう。
紙で作成した契約書や領収書、パソコンで作成した後に印刷して取引に使った記録は、スキャナ保存を行います。
スキャナ保存とは、用紙をスキャンして新たな電子ファイルを作成し、保存することです。
スキャンは家電量販店やECショップなどで取り扱われているスキャナや複合機を使います。スキャン機能が付いているスマートフォンやデジタルカメラでも代用可能です。スマートフォンやデジタルカメラは、書類を撮影するだけで手軽に電子ファイルを作成できます。一度に大量の書類を電子ファイル化したい場合は、数十枚の用紙をセットできるスキャナや複合機がおすすめです。
取引情報を記載した記録の電子ファイルでの保存は、2022年1月以降に作成された書類が対象です。2022年より前に作成された書類は紙のまま保管しても問題ないため、急いで電子ファイルに置き換える必要はありません。
電子契約書を保管する際は、電子化できる書類の種類やサイバー攻撃の可能性を考えておかなければなりません。対策を講じておけばトラブルなく電子化に移行できるため、注意点を解説します。
紙の契約書でないと認められない書類もあるため、自社で取り扱う書類が電子化に対応しているかを確認しましょう。電子契約書は幅広く普及していますが、事業用定期借地契約や任意後見契約などは、公正証書によることが必要なため、電子契約はできません。
電子化ができない書類を電子化して保存すると、罰則が科される恐れがあるので注意が必要です。ただし、電子契約の普及に伴い、今後法律が改正される可能性もあります。現時点で紙の契約書しか取り扱えない方は、今後の法改正を確認しておきましょう。
契約書を保管している場所がサイバー攻撃を受ける恐れもあるため、セキュリティ対策を強化することがおすすめです。書類内容がサイバー攻撃によって漏洩すると、自社だけでなく、取引先の情報も外部に洩れてしまいます。
会社の信用失墜にもつながるため、アクセス権限の管理を行い、強固なセキュリティツールを導入しましょう。
電子化への移行を社内全体に周知し、全員で対応していく必要があります。電子契約書は利便性に優れていることから、対応すれば業務の効率化を図れます。
ただし、紙の書類に慣れている人にとって、電子化への移行は非常に難しいものです。移行中にトラブルが起こる恐れもあるため、マニュアルを用意したうえで進めていきましょう。
これまで取引先と紙の書面でやり取りをしていた場合、取引先に電子化への移行を説明しなければなりません。取引先が電子化に対応していれば、スムーズに了承してもらえるでしょう。
現在も紙の書面で対応している企業には電子化の説明をしたうえで、承諾してもらう必要があるので、丁寧な説明が欠かせません。
電子契約書を保管する際は、電子帳簿保存法で定められている一定の要件を満たす必要があります。要件を満たさずに保管すると罰則が科される恐れがあるため、必ず要件を確認しておきましょう。
ここでは、電子帳簿保存法で定められている保管要件を解説します。
所得税法や法人税法などによって保存期間が定められているため、電子契約書だけでなく、紙の契約書も7年間保管しておかなければなりません。
書類を保管するサーバーの場所は決められていないので、海外のサーバーを利用することも可能です。ただし、ほかの保管要件を満たしていなければ、電子帳簿保存法に則って保存していると認められません。要件を満たしたうえで保管しましょう。
電子契約書を保管する際は、真実性と可視性を満たす必要があります。
真実性は書類内容が改ざんされていないこと、可視性は検索した際に書類をすぐに表示できることです。
真実性を証明するポイントは以下の通りです。
いずれか1点を満たしていれば、真実性を確保できます。
タイムスタンプとは、ある時刻に書類が存在していたことと、それ以降書類内容が改ざんされていないことを証明するものです。
契約前、または契約後すぐにタイムスタンプを付与すれば、改ざんのない正確な書類だと認められるでしょう。
続いて、可視性を証明するポイントを紹介します。
3点すべてを満たせば、可視性を証明できます。
書類を保管する場所には、パソコンやプリンターなどのマニュアルを一緒に置いておきましょう。マニュアル確認後、すぐに書類を検索して印刷できる状態にしておくことで、可視性を確保できます。
書類を保管する際は、以下のポイントを満たしたファイル名にしなければなりません。
いずれかを満たしたファイル名にしておけば、任意のキーワードを入力した際にすぐヒットします。取引年月日や取引先名、取引金額はその都度異なるため、すべてファイル名に入れておけば検索しやすくなるでしょう。
紙の契約書をスキャナ保存する場合は、上記に加え、下記の要件も満たさなければなりません。
紙の書類を電子化するときは、解像度と階調の要件を満たすことが重要です。どちらも満たさずにスキャンすると、書類が読み取りにくくなるため、電子帳簿保存法に違反する恐れがあるので注意が必要です。
早期入力方式は書類を受け取ってからすぐにスキャナ保存すること、業務処理サイクル方式は経理のスケジュールにあわせてスキャナ保存をすることです。早期入力方式は7営業日以内、業務処理サイクル方式は最長2ヶ月と7営業日以内と決められているため、選ぶ方式にあわせて書類を電子化する期限をチェックしましょう。
保存要件を満たさずに書類を保管していた場合は、罰則を科される恐れがあるものの、場合によっては違反にならないケースもあります。違反にならないケースは以下の通りです。
災害によってパソコンが壊れた、または納税地を管轄する税務署長がやむを得ない事情があると認め、保存義務者に責任がないときは、電子帳簿保存法違反を問われません。
何らかの事情によって書類を電子化できない、または保存することが難しい場合は、納税地を管轄する税務署に相談に行きましょう。事情を話し、税務署から認められれば罰則を科されずに済みます。
これまで紙の書面で取引をしていた企業も、電子帳簿保存法の改正に伴い、2024年以降は電子化へ移行する必要があります。業務フローが大きく変わるため、電子契約書の送信・署名・管理など、必要な作業をまとめて行える利便性に優れたサービスを導入することが大切です。
電子契約書の署名や押印はもちろん、書類の管理機能やセキュリティ機能も備えています。スムーズに移行したい方は、ぜひ電子印鑑GMOサインをご利用ください。
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