特定記録郵便とは？利用方法や料金、メリットを詳しく解説！出し方と手順、利用時の注意点もあわせて紹介

特定記録郵便とは

郵便局のサービスである特定記録郵便について、その内容や種類、料金をまとめると以下のとおりです。

特定記録郵便のサービス内容

特定記録郵便とは、郵便物などの差出記録を残したい時に便利なサービスです。

郵便物を郵便ポストに投函したり、窓口へ差し出したりしただけでは、発送した記録は残りません。そのため、万が一誤配など事故が起こってしまうと、「送った」「届いていない」とトラブルの原因になる場合があります。そのような事態を防ぐために、特定記録郵便を利用することで、確かに発送したと証明を行います。

オークションの商品や、請求書など重要な郵便物を送る場合に利用すると良いでしょう。

利用できる郵便の種類

オプションとして特定記録郵便を申し込むことができるのは、以下の郵便物やゆうメールなどです。

まず郵便物では、第一種郵便物と呼ばれる、定形郵便物・定形外郵便物・郵便書簡などが挙げられます。定形郵便物は、最大23.5cm×12cm×1cm・最小14cm×9cmで50g以内となります。また、定形外郵便物（規格内）は1kg以内で最大34cm×25cm×3cm、定形外郵便物（規格外）は4kg以内で最大は長辺が60cm・3辺の合計が90cm以内、最小は規格内外どちらも直径3cm×長さ14cmの円筒形（もしくは円筒形に似たもの）か、14cm×9cmとなります。他には、第二種郵便物のハガキや第三種郵便物の定期刊行物、第四種郵便物の通信教育用郵便物や学術刊行物などが対象となります。

次に挙げられるのは、1kg以内の荷物を送れるゆうメールです。大きさは長辺34cm×短辺25cm×厚さ3cm以内となります。また、身体障がい者用ゆうメールも対象となります。身体障がい者用ゆうメールとは、身体障がい者が図書館の図書を閲覧したい時に利用できるものです。

他に、速達や配達日指定などのオプションと併用も可能です。

料金

特定記録のオプションを付けると、郵便物やゆうメールの基本料金に160円が加算されます。

たとえば、第一種郵便物の定形郵便物の場合、25g以内であれば基本料金は84円、50g以内であれば94円で送ることができます。これに特定記録のオプションをつけることで、料金に160円がプラスされる形です。ゆうメールであれば、150gまでは180円、250gまでは215円、500gまでは310円、1kgまでは360円が基本運賃となり、これらに160円がプラスされます。

割引制度

特定記録郵便には、単割300と呼ばれる割引制度があります。この制度は、条件を満たす場合、郵便物それぞれに割引が適用されるものです。適用条件は以下の通りです。

まず、「同じ差出人から郵便物かゆうメールを同時に300通（個）以上差し出している」ことが必要です。そして、「現金などで支払うものに限り料金別納か後納、もしくは料金計器別納の内のどれかの方法で支払う」ことも必要になります。

その他には、「バーコードを利用してお問い合わせ番号を表示する」ことや、「受領証などを作る」ことも条件となります。同時に300通以上差し出しても郵便物とゆうメールを合わせた場合は対象とならず、同じ種類であることが必要です。

割引制度（単割300）

以下の条件を満たす場合は、1通（個）当たりの特定記録料金を割り引きます。

割引名	条件	1通（個）当たりの割引額
単割300	同一差出人から取り扱いが同一の郵便物またはゆうメール（心身障がい者用ゆうメールを含みます。）を同時に300通（個）以上差し出す 料金別納（料金を現金等で支払うものに限ります。）、料金後納、料金計器別納のいずれかで料金を支払う バーコードにより郵便物等にお問い合わせ番号を表示する 特定記録郵便物等の受領証等を作成する ※ 郵便物とゆうメール（心身障がい者用ゆうメールを含みます。）を合わせて300通（個）以上となる場合は、割引の対象となりません。	11円

引用元：特定記録 | 日本郵便株式会社

類似の割引制度として、より割引額の高い単割1000も存在します。

特定記録郵便の出し方

特定記録郵便の利用は、次のような手順で行います。

出し方と手順

受領票の記入を終えたら、送りたい郵便物などと一緒に窓口へ差し出します。ここで、お問い合わせ番号を表示するためにバーコードの貼り付けが行われ、受領票に不備がなければ、お問い合わせ番号が記載された控えが発行されます。この番号を用いて、郵便追跡サービスで配達状況を調べることが可能です。

特定記録郵便を利用するメリットと注意点

特定記録郵便を利用することで得られるメリットと、知っておくべき特徴や注意点をまとめると、以下のとおりです。

利用するメリット

特定記録郵便を利用するメリットは、書留よりも安い料金で、発送した証明として記録を残せる点にあります。書留の場合、現金書留と一般書留はプラス480円、簡易書留でもプラス350円が必要となります。

また、お問い合わせ番号が発行されるため、発送後に配達状況を追跡して確認できるのも、メリットの1つです。受取人側としても、郵便受けへの配達となるためいちいちサインなどの必要がなくなります。不在でも再配達の手続きをする必要が無いため、便利だといえるでしょう。

利用するうえでの注意点

特定記録郵便は、郵便受けへの配達となります。そのため、発送した証明はできますが、確実に相手に届いたかどうかは、直接の手渡しではないので確認しにくい点に注意が必要です。

また、万が一配達中に予期せぬ事故が起こり、無事に届かなかった場合でも、損害賠償は行われません。

もし、中身が現金や貴重品などの場合でも補償はされないため、安全に送りたい場合には、書留を利用した方が良いでしょう。

他には、郵便局の窓口に差し出さずに郵便ポストに投函してしまった場合は、たとえ切手をプラス160円分貼っていたとしても、普通郵便と同じ扱いになってしまいます。

また、特定記録郵便は平日以外（土日祝日）の配達は行われません。急いで送りたい場合には、速達のオプションも併用することをおすすめします。