建設業こそ電子契約を導入すべき理由｜メリットや導入手順、注意点などを詳しく解説！

建設業では、工事を請け負う際に工事の発注者と契約を締結しています。以前までは、紙で工事請負契約書を作成して、押印するというやり方が主流でした。契約書の作成や契約手続きに時間や手間がかかっている建設会社も多いでしょう。そのような際に業務効率化につながるのが、電子契約です。

本記事では建設業の電子契約について、導入方法やメリットなどを中心に解説していきます。

建設業での電子契約は20年以上前から可能

近年、さまざまな業界で電子契約の導入が進められていますが、建設業で電子契約が認められたのは2001年のことです。実に20年以上も前から電子契約が可能だったということになります。2001年に建設業法が改正され、第19条に3項が新設されたことにより、電子契約が可能になりました。

　（建設工事の請負契約の内容）

第十九条　建設工事の請負契約の当事者は、前条の趣旨に従つて、契約の締結に際して次に掲げる事項を書面に記載し、署名又は記名押印をして相互に交付しなければならない。

一　工事内容

二　請負代金の額

三　工事着手の時期及び工事完成の時期

四　工事を施工しない日又は時間帯の定めをするときは、その内容

五　請負代金の全部又は一部の前金払又は出来形部分に対する支払の定めをするときは、その支払の時期及び方法

六　当事者の一方から設計変更又は工事着手の延期若しくは工事の全部若しくは一部の中止の申出があつた場合における工期の変更、請負代金の額の変更又は損害の負担及びそれらの額の算定方法に関する定め

七　天災その他不可抗力による工期の変更又は損害の負担及びその額の算定方法に関する定め

八　価格等（物価統制令（昭和二十一年勅令第百十八号）第二条に規定する価格等をいう。）の変動若しくは変更に基づく請負代金の額又は工事内容の変更

九　工事の施工により第三者が損害を受けた場合における賠償金の負担に関する定め

十　注文者が工事に使用する資材を提供し、又は建設機械その他の機械を貸与するときは、その内容及び方法に関する定め

十一　注文者が工事の全部又は一部の完成を確認するための検査の時期及び方法並びに引渡しの時期

十二　工事完成後における請負代金の支払の時期及び方法

十三　工事の目的物が種類又は品質に関して契約の内容に適合しない場合におけるその不適合を担保すべき責任又は当該責任の履行に関して講ずべき保証保険契約の締結その他の措置に関する定めをするときは、その内容

十四　各当事者の履行の遅滞その他債務の不履行の場合における遅延利息、違約金その他の損害金

十五　契約に関する紛争の解決方法

十六　その他国土交通省令で定める事項

２　請負契約の当事者は、請負契約の内容で前項に掲げる事項に該当するものを変更するときは、その変更の内容を書面に記載し、署名又は記名押印をして相互に交付しなければならない。

３　建設工事の請負契約の当事者は、前二項の規定による措置に代えて、政令で定めるところにより、当該契約の相手方の承諾を得て、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて、当該各項の規定による措置に準ずるものとして国土交通省令で定めるものを講ずることができる。この場合において、当該国土交通省令で定める措置を講じた者は、当該各項の規定による措置を講じたものとみなす。

引用元：建設業法 | e-Gov法令検索

建設業での電子契約に要求される要件

建設業での電子契約は無条件で認められているわけではありません。相手の承諾と技術的要件を満たしていなければなりません。工事の発注者が電子契約に対してあまり前向きな姿勢でない場合には、承諾してくれない可能性が高いでしょう。そのような場合には、電子契約は行えず紙の契約書を交わすことになります。また、技術的要件というのは、電子契約サービスのシステムに関することです。

国交省は2001年に「建設業法施行規則に定める技術的基準の改正とそのガイドライン」（正式名称「建設業法施行規則第13条の2第2項に規定する「技術的基準」に係るガイドライン）を定めています。

また、2020年10月1日に見直された建設業法施行規則では、さらなる技術的要件も求められるようになりました。これらの技術的要件に関しては、「建設業で電子契約を行うのに必要な3つの技術的要件」で後述します。

対象となる契約の種類

建設業で電子契約が可能なのは以下の通りです。

請負契約

建設業においては、工事を受注する際に工事請負契約を発注者と締結します。規模の大きな工事の場合には、工期が長期にわたり、金額も大きくなります。また、建設業は重層下請け構造になっていることから、1つの工事で複数の工事請負契約を締結するケースも多くあります。自社が受注者側になるケースもあれば、発注者側になるケースもあるでしょう。

発注書・発注請書

発注書は工事の発注者が作成して、受注者に仕事の申し込みをする書類です。それに対し、発注請書は工事の受注者が作成して、発注者に対して承諾する意志を示す書類を指します。発注書と発注請書は一対となり、契約が成立します。同じ工事の発注書と発注請書は記載されている内容は同じです。また、発注書と発注請書が一体になっている契約書を発注者と受注者で作成するケースもあります。

売買契約

建設業では工事に必要な資材や設備などを業者から購入しており、その際に売買契約を締結しています。

保証契約

融資を受ける際の金銭消費貸借契約や、土地や建物を借りる際の賃貸借契約などに伴って、保証人を立てることがあります。その際に、債権者や貸主と保証人との間で保証契約が締結されます。

賃貸借契約

重機などの設備を借りて使用する際には、賃貸借契約を締結する場合があります。これまでは賃貸借契約は電子契約の対象外でしたが、今年5月頃から対象に加えられます。

建設業で電子契約を行うのに必要な3つの技術的要件

建設業で電子契約を行う際には、次の3つの技術的要件を満たしていなければなりません。

見読性

見読性というのは、契約の相手が必要であればいつでも電子契約書の内容を見られる状態になっていることです。

電子契約書のデータは保存されていても、見ることができない場合には、見読性の要件を満たしません。

原本性

原本性というのは、電子契約書が原本であり、改ざんが不可能な状態になっていることです。

通常のPDFファイルだと改ざんされてしまいますが、電子署名を埋め込むことで、改ざんが不可能な状態にできます。また、電子署名は暗号化技術が用いられている仕組みです。公開鍵と秘密鍵が使われていますが、これらが外部に流出すると改ざんが可能になってしまいます。そうなると、原本性も失われてしまうため注意が必要です。

本人性

本人性というのは、電子署名をした人が本人であると証明されていることです。

電子証明書を用いて証明します。

建設業で電子契約を導入する際の手順

建設業で電子契約を導入する際には、次のような手順を踏んで行います。

対象とする契約の種類を決める

電子契約を導入すると、契約書の管理方法がこれまでとは大きく変わることになります。最初から電子契約が可能な契約をすべて電子化するのは難しいかもしれません。契約の相手方の都合もあります。そのため、段階を経て導入していくのが望ましいでしょう。

まずは、最初にどの種類の契約から電子契約に移行していくのが決めましょう。

そして、最終的にどこまで電子契約に移行するのか、導入前の時点から明確にし、計画を立てておくとスムーズにいきます。

電子契約サービスに申し込みをする

どの電子契約サービスを利用するのか決めて、申し込み手続きを行います。電子契約サービスにより使い勝手が大きく異なるため、担当部署にヒアリングするなどして慎重に決めていきましょう。また、建設業での電子契約が認められる3つの技術的要件を満たすサービスでなければなりません。

社内ルールを整備する

電子契約を導入した後の社内ルールについても、実際に導入する前の段階で明確に決めておく必要があります。社内ルールが定まっていないと、実際に運用していく上で混乱してしまう可能性があるためです。また、運用に携わる社員にルールを理解してもらうため、説明会などを実施するようにしましょう。マニュアルなども備えておけば、導入直後でもスムーズに運用できます。

建設業界で長らく電子契約が普及しなかった背景

建設業においては、2001年時点で既に電子契約の導入が認められていました。しかし、ごく最近まで実際に電子契約を導入する建設会社は少なく、ほとんど普及していなかったのが実情です。

では、なぜ建設業界で長らく電子契約が普及しなかったのでしょうか。

技術的要件が不明確

以前までは、建設業で電子契約が認められる要件のうちの1つである技術的要件がネックになっていました。技術的要件に適合する基準が明確に定められておらず、どのサービスを利用しても適合するか適合しないか分からない状態だったのです。多くの建設会社は適合しないと指摘されて違法と扱われる可能性を恐れ、電子契約の導入に後ろ向きでした。

グレーゾーン解消制度

建設業界で電子契約の導入が進まない状況を変えたのが、国土交通省が2018年に行ったグレーゾーン解消制度に基づく回答です。

グレーゾーン解消制度というのは、現行の法規制の適用範囲が不明確な場合においても、安心して新事業活動を行えるように、具体的な事業計画に即して、法規制の適用の有無をあらかじめ省庁に確認できる制度です。

このグレーゾーン解消制度の回答により、技術的要件が適合しているかどうかあらかじめ確認できるようになりました。これにより、2018年以降は電子契約導入に前向きな建設会社が増えてきています。

明文規定へ

2020年には建設業法施行規則が改正され、これまでグレーゾーンだった箇所が明文規定されるに至りました。これにより、グレーゾーン解消制度を利用することもなく、適合するかどうか分かるようになりました。

建設業で電子契約を導入するメリット

建設業で電子契約を導入することで、次のようなメリットがあります。

経費削減

契約締結の際に紙の契約書を作成する場合には、さまざまな経費がかかります。

契約書に使用する用紙を購入する必要があり、印刷するのにもインクを消費します。郵送が必要になることもあるでしょう。その場合には切手代や封筒代などがかかります。

また、契約書は一定期間保管しておかなければなりません。ファイルに綴じて書庫や倉庫などに保管している企業が多いでしょう。ファイルや棚を購入するのに経費がかかっています。

契約手続きを行うのに労力を要するため、その分の人件費も軽視できません。残業代が発生していることもあるでしょう。

電子契約に移行すれば紙を使用しないため、そのような経費の大半を削減できます。

また、紙の契約書だと収入印紙を貼付しなければなりませんが、電子契約なら収入印紙は不要です。

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時間短縮

紙の契約書の作成には経費だけでなく時間や手間もかかります。

紙の契約書を作成する場合、当事者双方の押印が必要です。どちらかが相手方に出向いて押印する、郵送してさらに返送してもらうなどの方法が一般的ですが、いずれにしても、時間がかかってしまいます。

郵送の場合には、相手から返送してもらった郵便物が届くまで1週間以上かかるのが普通です。誤りが見つかって訂正する際にはさらに日数を要してしまいます。

その点、電子契約ならオンラインで契約締結できるため、郵送したり相手のところに出向いたりする必要はありません。

離れた場所にいながら電子契約書を作成して手続きを済ませることができます。そのため、時間の短縮につながり手間を減らせるのがメリットです。

また、契約手続きのときだけでなく、その後の管理の手間も減らせます。キーワードで検索して探せるようになるため、必要なときにすぐに取り出せて業務効率化にもつながるでしょう。

コンプライアンス強化

紙の契約書だと持ち出されてしまうリスクがあります。

持ち出した人がコピーを取ってから元に戻しておけば、持ち出された事実すら気づかないこともあるでしょう。そのような場合、情報漏洩やコンプライアンス違反などの重大な問題につながる可能性もあります。また、契約書の内容を改ざんされてしまうこともあるかもしれません。

しかし、電子契約ならアクセス権を管理できるため、そのようなリスクは大部分回避できます。

アクセス権のない人はそもそもアクセスすることはできません。アクセス権のある人でも、アクセスすればそのログが残る仕組みになっています。そのため、不審な動きがあれば、把握しやすいのがメリットです。情報漏洩や改ざんなどのリスクは、紙の契約書を使用する場合と比べて低くなり、コンプライアンス強化が図られます。

建設業で電子契約を導入する際の注意点

建設業で電子契約を導入する際には、次のような点に注意が必要です。

セキュリティを万全にしておく

社内のIT機器のセキュリティ対策が不十分だと、電子契約でも情報漏洩が起こってしまう可能性があります。ウイルスなどの感染には万全の対策を講じておかなければなりません。

使い勝手の良いサービスを選ぶ

電子契約サービスにより、使い勝手が大きく異なります。使いにくいサービスを選んでしまうと、時間短縮などのメリットが薄れてしまうため、できるだけ使い勝手の良いサービスを選ぶことが大切です。

利用するサービスを決める際には、複数のサービスを十分に比較検討しておきましょう。

建設業こそ電子契約を導入しよう！

建設業では相手方が承諾しており技術的要件を満たしていれば電子契約を導入できます。

対象となる契約の種類は

です。

また、見読性、原本性、本人性を備えていなければなりません。

電子契約を導入すれば、経費削減や時間短縮などのメリットが期待できます。今後は建設業界で電子契約が主流になる可能性が高いため、ぜひ導入を検討してみましょう。